Aperçu : quelle méthode convient
Chaque document dans PaperOffice AI vit dans un espace de travail. Si vous n'en avez pas encore, créez-le d'abord: Comment créer des espaces de travail dans PaperOffice AI? Ensuite, choisissez la méthode qui correspond à votre situation:
- Quelques fichiers individuels : Ajouter un document dans l'espace de travail.
- Une archive existante sous forme de fichier ZIP ou depuis votre propre stockage : l'assistant d'importation Importer des documents.
- Une boîte aux lettres où les factures arrivent : une fois avec l'assistant d'importation, en continu avec un connecteur.
- Du papier au bureau: un scanner réseau qui envoie les numérisations directement vers PaperOffice AI.
- En déplacement : le smartphone.
Quelle que soit la méthode choisie, chaque document est traité selon le niveau AI-DMS de son espace de travail.
Télécharger des fichiers individuels
- Ouvrez Document AI → Workspaces et ouvrez l'espace de travail, ou accédez directement à ses documents.
- Dans la barre d'outils, cliquez sur Ajouter un document. Ce bouton s'affiche lorsqu'aucun document n'est sélectionné.
- Dans l'onglet Fichier, faites glisser les fichiers vers la zone de téléchargement ou parcourez-les. Plusieurs fichiers sont autorisés, et vous pouvez coller avec Ctrl+V.
- Attendez la vérification des doublons. Ensuite, cliquez sur le bouton de démarrage, qui indique le nombre de fichiers. Seul ce clic lance le transfert.
Si un fichier manque par la suite, il est probable que le bouton de démarrage n'ait pas été cliqué, qu'aucun espace de travail ne soit ouvert, ou que les Credits soient épuisés.
Importer une archive avec l'assistant d'importation
Les grands stocks, par exemple une exportation depuis PaperOffice Classic, des arborescences de dossiers ou de gros fichiers ZIP, passent par l'assistant d'importation:
- Ouvrez Document AI → Workspaces et sélectionnez l'espace de travail cible.
- Choisissez Actions → Importer des documents.
- Choisissez la source. Ordinateur & réseau prend un fichier ZIP depuis votre ordinateur, jusqu'à 5 Go et 2000 fichiers. Montage de stockage importe depuis SFTP, S3 ou WebDAV ; le montage doit être configuré comme source d'importation. Archive d'e-mails importe depuis une boîte aux lettres sauvegardée.
- Pour un fichier ZIP, attendez que le transfert soit terminé. Pour un montage de stockage, choisissez le montage et le dossier source.
- Vérifiez le résumé : l'assistant compte les fichiers, la taille et les dossiers. Ignorer automatiquement les doublons est sélectionné par défaut, donc le contenu déjà présent dans l'espace de travail n'est pas importé à nouveau.
- Lancez l'importation et suivez la progression.
SMB et les partages Windows ne sont pas des types de source. Pour des stocks plus grands qu'un fichier ZIP ne le permet, utilisez un montage de stockage. Vous venez de Classic? Exportez d'abord les documents en fichiers originaux: De PaperOffice Classic à PaperOffice AI.
Récupérer des documents depuis une boîte aux lettres
Une boîte aux lettres est connectée en tant que montage de stockage de type Email (IMAP) :
- Ouvrez Document AI → Storage Mounts et cliquez sur Ajouter Storage Mount.
- Choisissez Utiliser comme source d'importation et le type de connexion E-mail (IMAP).
- Saisissez le serveur IMAP, le port 993, le nom d'utilisateur ou l'adresse email et le mot de passe, gardez SSL/TLS activé, testez la connexion et enregistrez. Si votre fournisseur nécessite un mot de passe d'application, saisissez-le.
Pour les anciens e-mails, exécutez l'assistant d'importation une fois avec la source Archive d'e-mails. Pour les nouveaux e-mails, créez un connecteur: ouvrez Document AI → Connectors, cliquez sur Créer un connecteur, choisissez la boîte aux lettres et l'espace de travail cible, définissez l'intervalle de sondage et l'action de suivi après l'importation. Le connecteur récupère uniquement les nouveaux e-mails, au plus toutes les 5 minutes. Un contenu identique n'est pas importé deux fois.
Numériser avec un scanner réseau
Votre scanner réseau ou imprimante multifonction peut envoyer des numérisations directement vers PaperOffice AI. PaperOffice fournit une boîte de réception SFTP privée pour cela:
- Ouvrez Document AI → Storage Mounts et cliquez sur Ajouter Storage Mount. Choisissez Utiliser comme source d'importation et le type de connexion Fournir en tant que point de terminaison scanner.
- Cliquez sur Activer le point de terminaison et copiez les détails d'accès ainsi que le dossier cible /inbox.
- Créez un connecteur pour ce montage de stockage et l'espace de travail cible.
- Sur le scanner, ajoutez une destination SFTP avec l'hôte sftp.paperoffice.ai, le port 2022, le dossier /inbox et les détails d'accès copiés.
La numérisation par e-mail, la numérisation vers un dossier SMB, ainsi que FTPS ou WebDAV vers la boîte de réception ne sont pas possibles. Les détails d'accès ne peuvent pas être modifiés par la suite; pour en obtenir de nouveaux, supprimez l'extrémité et recréez-la. Aide: Numérisez directement dans PaperOffice AI avec un scanner réseau.
Numériser avec le smartphone
Dans l'application mobile, choisissez l'espace de travail, puis numérisez avec l'appareil photo ou téléchargez un fichier existant. Sans réseau, le document attend dans une file d'attente et est transféré ultérieurement. Aide : Capturez un document sur un smartphone.
Après l'importation : traitement et limite de pages
Le stockage et le traitement sont deux étapes distinctes. L'importation copie les fichiers dans l'espace de travail ; ensuite, le niveau AI-DMS de l'espace de travail les traite. Pendant que le traitement est en cours, la recherche ne peut pas encore trouver le document par son contenu. Un espace de travail avec Stockage uniquement stocke les fichiers sans lancer de traitement.
L'espace de travail dispose d'une limite de pages pour le traitement. La valeur par défaut est de 20 pages par document, et le maximum est de 40. Les pages au-delà de la limite ne sont pas traitées par AI-DMS. Vous définissez cette limite lors de la création ou de la modification de l'espace de travail.
L'importation et le traitement consomment Credits de l'organisation. S'ils sont épuisés, l'importation attend que Credits soient à nouveau disponibles.
Dossiers
Dans PaperOffice AI, l'arborescence des dossiers affiche le chemin de stockage de chaque document. Les sous-dossiers d'un fichier ZIP ou d'un montage de stockage sont conservés dans ce chemin. La vue des dossiers sert au filtrage et à la navigation; elle n'est pas un explorateur de fichiers pour créer des dossiers vides.
Avec Actions → Nouveau dossier, vous regroupez les documents sélectionnés dans un dossier de documents. Vous avez besoin d'au moins deux documents pour cela.
Types de documents
Un type de document indique de quel type il s'agit et quelles règles lui sont associées : classification, conservation et éventuellement un agent IDP par défaut. Le traitement reconnaît un type et suggère où classer le document.
- Ouvrez Document AI → Types de documents et cliquez sur Nouveau type de document.
- Remplissez la boîte de dialogue, y compris la région légale, l'agent IDP par défaut, la conservation et les modèles, puis enregistrez.
Corbeille
Sélectionnez des documents dans l'espace de travail et choisissez Actions → Déplacer vers la corbeille. Dans les espaces de travail avec le niveau de sécurité Business ou Compliance, le document quitte la liste normale mais n'est pas supprimé définitivement à ce moment-là. Les espaces de travail avec le niveau de sécurité Standard n'ont pas de corbeille : les documents y sont supprimés définitivement immédiatement, et l'application vous en avertit au préalable.
Le compte racine et les administrateurs trouvent Corbeille à la fin de la liste des espaces de travail. Ils restaurent les documents ou vident la corbeille. Vider la corbeille supprime immédiatement et définitivement les documents. Supprimer un espace de travail entier est une action différente et permanente.
Questions fréquemment posées
- Quelle taille peut avoir un fichier ZIP ? Jusqu'à 5 Go et 2000 fichiers. Pour des stocks plus importants, utilisez un montage de stockage.
- Puis-je importer depuis un partage Windows ? Non. SMB et les partages Windows ne sont pas un type de source. Utilisez SFTP, S3 ou WebDAV.
- Pourquoi la recherche ne trouve-t-elle pas mon nouveau document ? Le traitement est toujours en cours, ou le document se trouve dans un espace de travail que vous ne pouvez pas voir.
- Les doublons sont-ils importés deux fois ? Non. Un contenu identique est ignoré.
- Un document est-il supprimé immédiatement lorsque je le déplace vers la corbeille ? Dans les espaces de travail Business et Compliance, non : il n'est supprimé définitivement que lorsque la corbeille est vidée ou après la période de conservation. Les espaces de travail Standard n'ont pas de corbeille ; la suppression y est définitive immédiatement.