Aperçu : quel agent fait quoi
- Un agent IDP lit les champs définis dans les documents, par exemple le numéro de facture, le centre de coût ou la durée du contrat.
- Un agent de workflow exécute une instruction sur les documents, manuellement ou après un événement, par exemple lorsque le traitement est terminé.
- La révision humaine arrête l'exécution et sollicite une personne lorsqu'un champ requis manque ou qu'une approbation est nécessaire.
- L'Agent Créateur rédige des devis, des lettres et des certificats sur votre propre modèle et classe le PDF dans l'espace de travail.
D'autres agents pour des tâches spéciales, tels que le Split Agent pour les scans par lots et le Trust Agent contre la falsification, sont décrits dans le guide sur Document AI.
Agents IDP : extrayez les champs dont vous avez besoin
IDP signifie traitement intelligent des documents. Un agent IDP est une configuration enregistrée : type de document, champs avec instructions en langage naturel, niveau de modèle et règles de vérification. Vous le créez une fois, puis vous l'exécutez sur d'autres documents.
Un agent IDP lit les factures, contrats, bons de livraison, formulaires et scans. Il renvoie chaque champ demandé sous forme de données structurées, avec son emplacement sur la page et une valeur de confiance. Vous n'avez pas besoin d'un modèle de mise en page ; vous décrivez les champs avec vos propres mots.
Un agent IDP s'exécute manuellement sur un document, par lot, comme étape dans un workflow, ou pour de nouveaux documents dans l'espace de travail. Le traitement des documents avec un agent IDP est payant.
Créer un agent IDP à partir d'un modèle
- Ouvrez Document AI → IDP Agents et cliquez sur Créer un agent.
- Sous Modèles prédéfinis, choisissez un modèle adapté, par exemple pour la finance, les RH, le juridique, l'assurance ou la logistique. Utilisez Catégories et la recherche pour le trouver plus rapidement.
- Vérifiez les Champs et cliquez sur Créer un agent.
- Ajustez les champs et les instructions par la suite dans l'éditeur d'agents.
Vous pouvez également partir d'un document exemple : sélectionnez le document dans l'espace de travail et choisissez Actions → Agents et workflows → IDP → Créer un nouvel agent. Outre les modèles prédéfinis, il existe des modèles gratuits pour vos propres champs, et Importer le modèle charge un modèle en tant que fichier JSON. L'ancien Skills Store n'existe plus ; ses modèles sont disponibles lorsque vous créez un agent IDP.
Agents de workflow : automatiser les étapes
Les workflows dans PaperOffice AI sont appelés agents de workflow. Un agent de workflow exécute une instruction sur les documents. Vous rédigez l'instruction dans Prompt Studio. Si vous le souhaitez, une personne approuve chaque exécution au préalable.
- Ouvrez Workflow AI → Workflow Agents et cliquez sur Créer un nouveau Workflow Agent.
- Dans l'onglet Bases, saisissez un nom. Activez Approbation d'exécution si une personne doit confirmer chaque exécution.
- Dans l'onglet Événement de démarrage, choisissez quand l'agent démarre.
- Dans l'onglet Filtres, restreignez les documents. Les filtres s'appliquent uniquement avec un événement de démarrage automatique.
- Cliquez sur Enregistrer et ouvrir Prompt Studio, décrivez ce que l'agent doit faire, approuvez le prompt et testez-le.
- Puis activez l'agent.
Ces événements de démarrage sont disponibles : uniquement manuel, après la finalisation par AI-DMS, après la modification d'un champ méta, après l'achèvement d'une tâche, après la finalisation d'une approbation et après la finalisation d'une signature. « Uniquement en manuel » signifie par bouton, via l'API ou via MCP. Avec « Uniquement en manuel », vous pouvez également activer Lancer également selon un calendrier : quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement à une heure fixe, pour les nouveaux documents d'un espace de travail. Les exécutions planifiées sont payantes.
- Un nouvel agent de workflow reste inactif jusqu'à ce que son prompt soit approuvé et testé.
- Avec l'approbation d'exécution, le délai par défaut pour la confirmation est de 24 heures.
- Les exécutions sont listées sous Workflow AI → Exécutions d'agents.
- Chaque exécution est facturée. Workflow AI est disponible à partir du plan Professional.
Revue humaine lorsqu'un champ est manquant
PaperOffice AI s'arrête et sollicite une personne lorsqu'un agent IDP ne peut pas fournir un champ requis avec suffisamment de confiance, ou lorsqu'un agent de workflow demande une approbation. La tâche apparaît sous Workflow AI → Tâches Human In The Loop.
- Ouvrez la liste des tâches et ouvrez la tâche.
- Complétez le champ manquant ou l'approbation.
- Terminez la tâche. Si le workflow comporte d'autres étapes, l'exécution se poursuit.
Le document reste dans son espace de travail pendant la revue. La revue ouverte n'est pas un second emplacement de classement.
Agent Créateur : devis et lettres à partir de votre modèle
L'Agent Créateur rédige des devis, des lettres et des certificats sur votre propre modèle de document. Il extrait les faits de vos bases de connaissances, Relations AI et de votre profil d'entreprise, et classe le PDF finalisé dans l'espace de travail. L'Agent Créateur est inclus à partir du plan Corporate, et seuls les administrateurs peuvent créer ou modifier cet agent.
- Ouvrez Document AI → Creator Agent et cliquez sur Créer un Creator Agent.
- Sur l'onglet Modèle, sélectionnez un modèle et la Workspace cible.
- Sur l'onglet Connaissances, sélectionnez vos bases de connaissances. Ajoutez les listes de prix en tant qu'Articles épinglés, puis créez l'agent.
- Sélectionnez l'agent et choisissez Actions → Créer un document.
- Dans le champ Demande, décrivez le client, les articles et les quantités, puis cliquez sur Créer l'aperçu.
- Répondez aux questions ouvertes, puis cliquez sur Créer un document.
L'agent n'invente jamais de prix ou de quantités ; si une source manque, il pose des questions. L'aperçu filigrané ne sauvegarde rien. L'exécution IA et le document créé sont facturés. Sur l'onglet Niveau et approbation, vous pouvez choisir la création directe ; les documents sont alors créés et facturés sans revue, également via l'API et MCP.
Modèles de documents
Un modèle de document est votre en-tête avec des espaces réservés, par exemple pour un devis, une facture, une lettre ou un certificat. PaperOffice le transforme en PDF et le classe dans l'espace de travail. La page est disponible à partir du plan Corporate, et seuls les administrateurs peuvent créer et modifier les modèles.
- Ouvrez Document AI → Modèles de documents et cliquez sur Nouveau modèle.
- Choisissez À partir du starter ou Modèle vierge, et ajustez le contenu, les champs avec des données d'exemple, et la page.
- Cliquez sur Vérifier le modèle, consultez l'Aperçu et enregistrez avec Créer un modèle.
- Pour l'utiliser dans l'application, choisissez Créer un Creator Agent sur le modèle.
Pour réutiliser un document Word avec votre en-tête, sélectionnez-le sous Documents et choisissez Actions → Agents et workflows → Utiliser comme modèle de document. Cela fonctionne avec les fichiers Word, OpenDocument, RTF, HTML et texte ; les fichiers PDF ne sont pas encore pris en charge. Chaque modification de contenu crée une nouvelle version. Chaque document créé est facturé.
Questions fréquemment posées
- Ai-je besoin d'un modèle de mise en page pour un agent IDP ? Non. Vous décrivez les champs avec vos propres mots.
- Un workflow peut-il s'exécuter sur un calendrier ? Oui. Avec l'événement de démarrage « Uniquement en manuel », activez « Lancer également selon un calendrier » et choisissez quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.
- Pourquoi mon nouvel agent de workflow ne s'exécute-t-il pas ? Un nouvel agent reste inactif jusqu'à ce que son invite soit approuvée et testée, et que vous l'activiez.
- Où trouve-t-on les exécutions et les revues ouvertes? Les exécutions sous Workflow AI → Exécutions d'agents, les revues sous Workflow AI → Tâches Human In The Loop.
- L'Agent Créateur invente-t-il des prix ? Non. Il utilise vos sources et pose des questions si quelque chose manque.