Aperçu
Trois fonctions travaillent ensemble pour que vous ne manquiez aucun délai et gardiez une vue d'ensemble sur vos partenaires commerciaux :
- Délais des contrats: PaperOffice lit les dates clés des contrats et calcule le dernier jour de résiliation.
- Relations AI: PaperOffice crée des organisations et des personnes à partir de vos documents et liste leurs délais.
- Knowledge Graph: PaperOffice relie les documents via les entreprises, les personnes, les montants et les numéros partagés.
Les trois fonctions nécessitent des documents traités avec AI-DMS. Les champs de contrat et le Knowledge Graph exigent le niveau Premium ou Ultra; Basic ne lit pas ces champs de contrat et ne crée aucune connexion.
Délais des contrats : quand pouvez-vous résilier ?
Pour les contrats, PaperOffice lit les dates clés: date de début, durée, date de fin, préavis, point de résiliation, renouvellement automatique et type de contrat. À partir de celles-ci, il calcule le dernier jour de résiliation.
- Classez le contrat dans un espace de travail avec le niveau Premium ou Ultra et attendez que le traitement soit terminé.
- Ouvrez le contrat sur l'onglet Aperçu.
- Lisez la carte Délais. Elle affiche, par exemple, le dernier jour de résiliation avec les jours restants.
- Utilisez la référence source pour vérifier le passage dans le contrat.
- Les champs ne sont remplis que pour les contrats, par exemple les avenants, les accords de confidentialité (NDA), les accords de traitement des données, les baux, les contrats de location-financement, les prêts et les contrats de travail, ainsi que les polices d'assurance.
- La date est recalculée à chaque ouverture du document.
- Si le contrat se renouvelle automatiquement et que le délai a été manqué, la carte indique la prochaine opportunité de résiliation. Sans renouvellement, la carte indique quand le contrat expire.
- Si une valeur requise manque, par exemple le préavis, la carte Délais indique ce qui est nécessaire pour un rappel de résiliation.
- Si le contrat peut être résilié à tout moment, il n'y a pas de dernier jour fixe de résiliation.
Rappels pour le dernier jour de résiliation
À partir des détails du contrat, Relations AI crée une tâche d'échéance pour le dernier jour de résiliation. Si le paramètre de l'espace de travail « Rappels pour les tâches d’échéance créées automatiquement » est activé (payant), PaperOffice vous rappelle 30 et 7 jours avant le dernier jour de résiliation. Le rappel pour la fin du contrat continue comme auparavant.
- Le rappel 30 jours avant arrive sous forme de notification in-app et de notification push (si autorisé) ; le rappel 7 jours avant arrive également par e-mail.
- Il est envoyé à la personne assignée à la tâche d'échéance, sinon à la personne qui a téléchargé le document. Aucun rappel n'est envoyé la nuit ; ils suivent le matin.
- Si le contrat se renouvelle automatiquement, la tâche d'échéance passe à la prochaine opportunité de résiliation une fois le dernier jour de résiliation passé.
- Si une valeur requise manque ou si le contrat peut être résilié à tout moment, aucun rappel n'est créé.
- Pour les contrats classés précédemment, le rappel est créé une fois que le document est de nouveau traité.
- Pour des rappels supplémentaires, créez une tâche avec une date d'échéance sur l'onglet Activités.
Vous activez les rappels par espace de travail: ouvrez Document AI → Workspaces, modifiez l'espace de travail, et sur l'onglet Général, activez les rappels pour les tâches d’échéance créées automatiquement. L'interrupteur est désactivé par défaut.
Relations AI: entreprises, personnes et délais
Relations AI construit un répertoire des entreprises et des personnes avec lesquelles vous interagissez, basé sur vos documents. Le nom, le numéro de TVA, l'e-mail, le téléphone et les coordonnées bancaires proviennent des documents, et chaque document est lié à son organisation. Relations AI n'est pas un CRM: il n'y a pas de prospects, de pipeline ni d'opportunités commerciales, et les personnes sont uniquement créées à partir de documents.
- Traitez vos documents avec AI-DMS. Les organisations et les personnes apparaissent alors automatiquement.
- Ouvrez Relations AI → Organisations ou Personnes pour voir les documents liés.
- Sous Relations AI → Réseau, vous voyez les échéances des documents telles que les dates d'échéance de paiement, la fin du contrat, la nouvelle soumission et autres délais.
Chaque échéance détectée crée une tâche. Vous ouvrez le document source ou marquez la tâche comme terminée. Les anciens documents dont l'échéance est dépassée depuis longtemps ne génèrent pas de tâche, et les documents sans échéance détectée n'en génèrent pas non plus.
Knowledge Graph: quels documents appartiennent ensemble
Le Knowledge Graph relie vos documents par le biais des entreprises, des personnes, des montants et des numéros partagés tels que les numéros de facture, de commande ou de dossier. Vous voyez quels documents appartiennent à une même transaction.
- Ouvrez Analytics AI → Réseau documentaire. Vous voyez les objets et leurs connexions; cliquez sur un objet pour voir ses documents. Sous Options, filtrez par type d'objet et choisissez le nombre d'objets affichés. Analytics AI est disponible à partir du plan Corporate.
- Dans Documents, choisissez la vue Opérations pour voir les documents et leurs connexions sous forme de réseau. La vue Chronologie affiche les documents par date.
- Sous Analytics AI → Carte des expéditeurs, vous voyez où se trouvent vos expéditeurs.
- Si aucun objet n'est affiché, traitez d'abord les documents avec AI-DMS Premium ou Ultra. Vous n'avez pas besoin d'Ultra.
- Les identifiants fiscaux, de TVA et bancaires ne lient jamais les documents, ni les valeurs très fréquentes.
- Vous pouvez poser des questions au graphe dans vos propres mots via l'API ou le serveur MCP, par exemple depuis Claude. Cela est payant.
- Les utilisateurs de partage externe n'ont aucun accès. Les membres de l'équipe ne voient que leurs espaces de travail partagés.
Questions fréquemment posées
- Quel niveau dois-je choisir pour les échéances des contrats? Premium ou Ultra. Basic ne lit pas les champs du contrat.
- Suis-je rappelé automatiquement ? Seulement si l'interrupteur de rappel est activé dans l'espace de travail. C'est payant et désactivé par défaut.
- Quand les rappels arrivent-ils ? 30 et 7 jours avant le dernier jour pour annuler ; le rappel pour la fin du contrat continue également.
- Relations AI est-il un CRM? Non. C'est un répertoire construit à partir de vos documents, sans prospects ni pipeline.
- Pourquoi mon Knowledge Graph est-il vide? Les documents ont été traités avec Basic ou ne l'ont pas encore été.