Ce qui se passe lorsqu'un document arrive
Lorsqu'un document arrive dans un espace de travail, PaperOffice AI le traite en trois étapes:
- Lecture: la reconnaissance IA de texte capture le texte et la mise en page, pour les PDF numériques ainsi que pour les scans et les photos. Avec le niveau correspondant, l'écriture manuscrite, les cachets, les signatures et les cases cochées sont également reconnues.
- Classification: PaperOffice reconnaît le type de document, par exemple facture, contrat ou bon de livraison, et suggère où le classer.
- Extraction: PaperOffice renvoie les données d'en-tête, les champs individuels, les tableaux et les lignes d'article, y compris sur plusieurs pages. Chaque champ retourne sa valeur, un score de confiance et sa position sur la page.
Le traitement s'exécute en arrière-plan après le téléchargement ou l'importation et prend un certain temps. Par défaut, les 20 premières pages d'un document sont traitées, au maximum 40.
Les niveaux AI-DMS: Basic, Premium et Ultra
La profondeur du traitement d'un document dépend du niveau AI-DMS. Le niveau est associé à l'espace de travail, pas à votre compte. Les nouveaux espaces de travail démarrent avec Premium. Plusieurs espaces de travail peuvent utiliser des niveaux différents, par exemple une archive dans Basic et les travaux courants dans Premium.
- Stockage uniquement: les documents sont stockés sans traitement IA. Il n'y a pas de reconnaissance de texte ni de recherche dans le contenu.
- Basic (IDP Light): reconnaissance IA de texte, archive plein texte, type de document et métadonnées. Adapté aux grandes archives que vous recherchez principalement par plein texte.
- Premium (IDP Full): tout ce qui est dans Basic plus les champs métier, la recherche sémantique, les relations entre documents, l'extraction d'entités et le Knowledge Graph. Le choix typique pour les factures, les contrats et les dossiers.
- Ultra (MEGA Vision): tout ce qui est dans Premium plus la compréhension d'image et l'audit de sécurité avec score de risque de fraude. Uniquement lorsque vous en avez besoin, pas par défaut pour chaque espace de travail.
Les niveaux supérieurs consomment plus de Credits. Détails: Tiers AI-DMS: Basic, Premium et Ultra.
Types de documents et agents IDP
Les types de documents indiquent à PaperOffice quel type de document il traite. Vous les gérez sous Document AI. Aide: Qu'est-ce que les types de documents?
Si vous avez besoin de champs spécifiques, par exemple le centre de coût ou le numéro de contrat, vous les enregistrez en tant qu'agent IDP. Un agent IDP définit quels champs sont extraits et lesquels sont obligatoires. Aide: Comment créer un agent IDP? Des modèles prêts à l'emploi vous aident à démarrer: Créer des agents IDP à partir de modèles.
Factures entrantes: un chemin pour chaque réception
Les factures entrantes arrivent sous forme de PDF, scan, photo ou e-facture. PaperOffice AI lit toutes ces formes dans le même flux. Elles atteignent l'espace de travail par téléchargement, importation, une boîte mail connectée ou le smartphone.
Le résultat couvre les données d'en-tête telles que le fournisseur, l'ID TVA, l'IBAN, le numéro de facture et la date, plus les lignes et les totaux. Un contrôle de calcul vérifie si les lignes, les taux de taxe et le total concordent. Chaque champ est stocké avec son emplacement et sa confiance. L'approbation et les actions suivantes s'exécutent via un agent de workflow. Aide: Comment créer un agent de workflow?
E-factures: lire et valider
Lorsque vous classez une e-facture, en XML ou en PDF avec XML intégré, PaperOffice reconnaît le format et prend les données directement depuis le XML. Pour XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, les factures EN 16931 et la Facturae espagnole, PaperOffice vérifie également si la facture est valide.
- Téléchargez la e-facture dans un espace de travail et attendez que le traitement soit terminé.
- Dans Documents, le nom affiche: E-facture valide, E-facture invalide ou E-facture non vérifiable.
- Ouvrez la facture et accédez à l'onglet Audit. Le bloc Protocole de facture électronique affiche le module de validation, l'heure de vérification et les règles ayant échoué. Utilisez Télécharger le protocole pour le sauvegarder.
La vérification couvre les règles principales de la norme EN 16931, par exemple les champs obligatoires, les totaux, le détail de la taxe, l'ID TVA et l'IBAN. Elle ne remplace pas une vérification officielle avec le validateur KoSIT. Les factures italiennes FatturaPA sont lues mais non validées. Pour Facturae, une signature électronique est détectée et marquée comme présente mais non vérifiée. La reconnaissance et la validation fonctionnent dans tous les niveaux AI-DMS, y compris Basic.
Correspondance en trois voies: facture, bon de livraison et bon de commande
La correspondance en trois voies vérifie si une facture correspond au bon de commande et au bon de livraison. PaperOffice l'exécute automatiquement une fois qu'un document a terminé son traitement. Les documents appartiennent ensemble lorsqu'ils se trouvent dans le même espace de travail et portent la même référence de bon de commande. Il vérifie les montants, les quantités et les prix par article.
- Classez le bon de commande, le bon de livraison et la facture dans le même espace de travail.
- Ouvrez la facture, accédez à l'onglet Audit et lisez le bloc correspondance en trois voies: Correspondance OK, Écart ou Correspondance partielle.
- Utilisez Ouvrir le bon de commande ou Ouvrir le bon de livraison pour accéder au document correspondant.
Pour un aperçu, ouvrez Documents, regroupez par référence de bon de commande et cliquez sur Détails de rapprochement. Sans référence de bon de commande, il n'y a pas de correspondance. Si le bon de livraison manque, PaperOffice compare uniquement le bon de commande et la facture. La correspondance est payante une fois qu'une commande est trouvée.
Revue humaine lorsqu'un champ requis est manquant
PaperOffice AI s'arrête et demande à une personne lorsqu'un agent IDP ne peut pas fournir un champ requis avec confiance, ou lorsqu'un workflow demande une approbation. La tâche apparaît sous Workflow AI → Tâches Human In The Loop. Ouvrez la tâche, complétez le champ manquant ou l'approbation, et terminez la tâche. Le workflow reprend ensuite ses prochaines étapes. Le document reste dans son espace de travail pendant la revue.
Split Agent: séparer un lot de numérisations en documents individuels
Avez-vous numérisé une pile de reçus dans un seul PDF? Le Split Agent le sépare en documents individuels et classe chaque partie dans l'espace de travail cible.
- Ouvrez Document AI → Split Agent et cliquez sur Créer un Split Agent.
- Choisissez la Règle de fractionnement: Automatique (IA), Pages fixes par document, Séparateur d'entité ou Instruction personnalisée. Sélectionnez l'espace de travail cible et enregistrez.
- Dans Documents, sélectionnez le PDF, choisissez Actions → Agents et workflows → Split et lancez l'agent.
Seuls les PDF sont fractionnés. Si une limite est incertaine, la tâche apparaît sous Tâches Human In The Loop, où vous pouvez corriger la limite par numéro de page. Le Split Agent est payant. Ce n'est pas l'outil web gratuit « Fractionner PDF », ni les feuilles séparatrices de PaperOffice Classic.
Trust Agent: vérifier les PDF pour toute altération
Le Trust Agent vérifie les PDF pour des anomalies techniques: texte caché, texte sous une zone opaque, fichiers intégrés, JavaScript et différences entre le contenu visible et la couche de texte. Le résultat est stocké sous forme de certificat de confiance sur le document.
- Ouvrez Document AI → Trust Agent et cliquez sur Créer un Trust Agent. Choisissez le profil de vérification, par exemple Facture ou Contrat, et le niveau.
- Dans Documents, sélectionnez les PDF et choisissez Actions → Agents et workflows → Trust → Vérifier avec Trust Agent.
- Ouvrez le résultat avec Afficher le certificat.
L'original reste inchangé; seule une copie est marquée. Si le fichier change après la vérification, le résultat n'est plus valable. Le résultat est une évaluation avec des preuves, pas une preuve de fraude. La vérification est payante.
Audit de sécurité dans AI-DMS Ultra
Avec Ultra, PaperOffice AI vérifie chaque nouveau document dans un audit de sécurité: un score de risque de fraude de 1 à 10 avec raisonnement et constatations. Pour les reçus et les factures, la TVA du fournisseur est vérifiée via VIES. Basic et Premium ne comprennent pas cela.
- L'onglet Audit d'un document affiche le score, le raisonnement et les constatations. Toutes les constatations ouvertes se trouvent sous Analytics AI → Centre d'audit.
- Sous PaperOffice Compte → Organisation → Quarantaine d'audit de document, le compte racine active ou désactive la quarantaine et définit le seuil.
- À partir du seuil, un nouveau document Ultra entre en quarantaine de sécurité et reçoit le tag « Quarantäne » : l'édition, le déplacement, le téléchargement et la suppression sont bloqués jusqu'à ce qu'une personne disposant d'un accès en écriture à l'espace de travail le libère. Les notes, les commentaires et une conservation légale restent possibles.
- Une constatation VIES est un indice et ne déclenche jamais une quarantaine. Le score est une évaluation, pas une preuve.
Questions fréquemment posées
- Quel niveau dois-je choisir? Premium pour les factures, les contrats et les dossiers. Basic pour les archives pures. Ultra uniquement lorsque vous avez besoin de la compréhension d'image ou de l'audit de sécurité.
- Pouvez-vous utiliser différents niveaux? Oui. Le niveau appartient à l'espace de travail.
- La vérification de la facture électronique remplace-t-elle la validation officielle? Non. Elle couvre les règles de base, pas la validation complète KoSIT.
- L'original est-il modifié par le Trust Agent? Non. Seule une copie est marquée.
- Où se trouvent les examens en attente? Sous Workflow AI → Tâches Human In The Loop.