Rechercher dans la vue d'ensemble des documents
- Ouvrez un espace de travail.
- Utilisez le champ de recherche en haut de l'application. La fonction de recherche dans la page du navigateur n'est pas une recherche de document.
- Ouvrez un résultat en cliquant sur son nom.
La recherche s'applique à l'espace de travail ouvert, et non à l'ensemble de l'organisation. Les filtres et les vues se trouvent sous Options dans la même vue d'ensemble. L'application web, l'application de bureau et l'application mobile recherchent les mêmes documents ; seule la navigation diffère.
Lorsque la recherche ne donne aucun résultat
Une recherche vide a généralement une cause simple. Vérifiez dans cet ordre :
- L'espace de travail : passez à l'espace de travail qui a reçu le téléchargement ou l'importation.
- Traitement : le contenu ne peut être trouvé qu'une fois le traitement terminé. Les importations volumineuses prennent plus de temps.
- Filtres : un filtre ou un regroupement sous Options peut masquer les résultats. Réinitialisez le filtre et relancez la recherche.
- Le niveau AI-DMS : un espace de travail avec Stockage uniquement n'exécute pas de reconnaissance de texte, donc son contenu ne peut pas être recherché.
- Autorisations : dans un espace de travail partagé, vous ne voyez que ce que votre compte est autorisé à voir.
Aide: Après importation et Tiers AI-DMS: Basic, Premium et Ultra.
Poser des questions sur vos documents
Dans l'Agent PaperOffice, vous posez des questions sur vos documents avec vos propres mots, par exemple: « Quelles sont les périodes de préavis de mes contrats? ». L'agent répond et liste les documents qu'il a utilisés comme sources. Cliquer sur une source ouvre le document.
- Ouvrez Documents et sélectionnez un ou plusieurs documents.
- Choisissez Actions → Agents et workflows → Demander à l'Agent, ou ouvrez l'agent avec Alt+A.
- Dans la zone Sources, vérifiez ce que l'agent va rechercher. Utilisez Ajouter un document ou Ajouter un espace de travail pour élargir la sélection.
- Posez votre question et cliquez sur une source dans la réponse pour passer au document.
Dans un dossier de documents, le bouton Discuter avec le dossier permet de poser des questions sur les documents de ce dossier.
- L'agent répond uniquement à partir des documents traités dans les espaces de travail auxquels vous avez accès. Les espaces de travail qui ne sont pas indexés ne peuvent pas être sélectionnés.
- Si aucun espace de travail n'est épinglé, l'agent recherche dans tous les espaces de travail auxquels vous pouvez accéder.
- Vous pouvez épingler jusqu'à 20 documents et 20 espaces de travail comme sources.
- Les questions à l'agent sont payantes.
- Vous pouvez également poser des questions sur vos documents depuis Claude ou ChatGPT via le serveur MCP PaperOffice.
Collaborer : notes, tâches et mentions
Vous enregistrez directement sur le document ce qui doit être fait. Une note est un commentaire. Une tâche a un assigné, une date limite et une priorité.
- Ouvrez le document et allez dans l'onglet Activités.
- Cliquez sur Nouveau et choisissez Note ou Tâche.
- Pour une tâche, définissez Qui doit compléter cela ? : vous-même, un utilisateur, un groupe ou personne pour le moment. Définissez l'échéance et la priorité, puis enregistrez.
- Pour poser une question, écrivez dans la tâche sous Questions et commentaires. Utilisez @ pour mentionner une personne ou un groupe.
- Lorsque la tâche est terminée, cliquez sur Terminer la tâche. Vous pouvez ajouter un commentaire de clôture.
Les personnes que vous mentionnez sont notifiées. Sans mention, les responsables et les participants sont informés. Utilisez les filtres Tous, Notes, Tâches et Action requise pour suivre l'avancement. Les fils de commentaires pouvant être marqués comme résolus sont disponibles via l'API et le serveur MCP.
Suivi : activité, briefing d'espace de travail et Résolveur de problèmes
- Sous Analytics AI → Activité et traitement, la carte thermique d'activité affiche les téléchargements par jour, et l'activité utilisateur montre qui a téléchargé quoi sur une période choisie. Avec Exporter, vous sauvegardez les deux au format CSV. Analytics AI est disponible à partir du plan Corporate, et vous ne le voyez que si votre rôle le permet.
- Le briefing d'espace de travail résume un espace de travail : nombre de documents, sujets, entités fréquentes, partenaires et documents récents. Il est disponible via l'API et le serveur MCP, pas en tant que page dans l'application. Les requêtes sont payantes.
- Le Résolveur de problèmes suggère des fonctions adaptées à votre besoin. Ouvrez-le dans le menu du compte sous Aide & Formation → Résolveur de problèmes et décrivez votre besoin avec vos propres mots. Il est également disponible sur paperoffice.ai sans connexion.
Questions fréquemment posées
- La recherche couvre-t-elle tous les espaces de travail? Non. La recherche dans la barre d'outils s'applique à l'espace de travail ouvert. L'Agent PaperOffice peut rechercher plusieurs ou tous les espaces de travail auxquels vous avez accès.
- Pourquoi ne trouve-t-on pas un document que je viens de télécharger ? Le traitement est probablement encore en cours. Attendez qu'il soit terminé.
- L'agent invente-t-il des réponses ? Il répond à partir de vos documents traités et affiche les documents utilisés, afin que vous puissiez vérifier chaque réponse.
- Les collègues peuvent-ils voir mes tâches ? Les tâches appartiennent au document. Les responsables, les participants et les personnes mentionnées sont informés.