Ce qu'est PaperOffice AI
PaperOffice AI est le produit actuel de PaperOffice. Il combine la gestion de documents, Document AI, les workflows et les agents au sein d'une même organisation. Vous l'utilisez dans un navigateur, en tant qu'application de bureau et sur un smartphone. PaperOffice AI n'est pas le DMS Classic: ce dernier est un produit différent disposant de sa propre documentation.
Tout dans PaperOffice AI appartient à une organisation. L'organisation dispose d'un compte racine (le propriétaire) et d'un nombre quelconque d'utilisateurs. Les documents sont stockés dans des espaces de travail. Chaque action utilisant l'IA, le traitement de documents ou l'API consomme des Credits provenant du pool partagé de l'organisation.
L'application est disponible en 21 langues. La langue de l'interface fait partie de l'adresse, par exemple /en/ ou /de/.
Étape 1 : Inscrivez-vous ou connectez-vous
Ouvrez app.paperoffice.ai dans votre navigateur ou lancez l'application de bureau.
- Vous avez déjà un compte : choisissez Se connecter, saisissez votre nom d'utilisateur, puis votre mot de passe.
- Vous avez oublié votre mot de passe : sur la page de connexion, Mot de passe oublié ? apparaît après le champ du nom d'utilisateur. Le lien de réinitialisation est envoyé à l'adresse e-mail enregistrée.
- Vous êtes nouveau : choisissez Créer un compte gratuit. L'inscription crée une nouvelle organisation, et votre compte devient son compte racine.
- Quelqu'un vous a invité : utilisez le lien d'invitation reçu par e-mail, et non l'inscription publique. Vous rejoignez ainsi l'organisation existante.
Après la première connexion, la configuration guidée à /fr/paperoffice-account/getting-started vous accompagne pour les premières étapes.
Étape 2 : Décidez où vos originaux sont stockés
Par défaut, PaperOffice AI stocke vos documents dans le centre de données PaperOffice en Europe. Vous n'avez rien à configurer pour cela.
Si vos originaux doivent rester sur votre propre stockage, par exemple un NAS, utilisez votre propre stockage (BYOS). Dans ce cas, créez le montage de stockage avant l'espace de travail, car le mode de stockage d'un espace de travail ne peut pas être modifié après l'enregistrement. Aide : Comment connecter un NAS en tant que montage de stockage ?
Étape 3 : Créez votre premier espace de travail
Un espace de travail est le conteneur pour les documents, les dossiers et le traitement. Une organisation peut avoir plusieurs espaces de travail, par exemple un pour la comptabilité et un pour les contrats.
- Ouvrez Document AI puis Workspaces.
- Cliquez sur Nouvel Workspace.
- Saisissez un nom et conservez les valeurs par défaut si vous avez des doutes: type d'espace de travail Business, AI-DMS Premium et stockage dans le centre de données européen PaperOffice.
- Confirmez avec Créer un Workspace.
Le niveau AI-DMS détermine la profondeur du traitement des documents dans cet espace de travail. Premium est le choix typique pour les factures, les contrats et les dossiers. Basic suffit pour une archive que vous recherchez par texte intégral. Détails: Tiers AI-DMS: Basic, Premium et Ultra.
Étape 4 : Ajoutez des documents
Il existe plusieurs façons d'ajouter des documents à un espace de travail. Choisissez celle qui correspond à votre situation :
- Fichiers individuels : téléchargez-les dans l'espace de travail. Aide : Ajouter un document.
- Une archive existante sous forme de fichier ZIP ou depuis un montage de stockage : utilisez l'importation. Aide : Comment importer des données dans les espaces de travail ?
- Des documents qui arrivent par e-mail : connectez une boîte mail. Aide : Comment connecter une boîte mail ?
- Du papier sur place : numérisez avec un scanner réseau ou avec votre smartphone (voir la section application mobile ci-dessous).
Vous venez de PaperOffice Classic? La migration dispose de son propre guide: De PaperOffice Classic à PaperOffice AI.
Étape 5 : Attendez le traitement, puis effectuez une recherche
Après le téléchargement ou l'importation, PaperOffice AI traite chaque document en arrière-plan: il lit le texte, reconnaît le type de document et extrait les champs, selon le niveau AI-DMS. Cela prend un certain temps, en particulier pour les importations volumineuses. Par défaut, le pipeline traite les 20 premières pages d'un document, au maximum 40.
Une fois le traitement terminé, trouvez vos documents via la recherche. Si la recherche ne retourne rien, le document est généralement encore en cours de traitement ou se trouve dans un espace de travail que vous ne pouvez pas voir. Aide : Après l'importation et La recherche ne retourne rien.
Application web, application de bureau et application mobile
L'application web et l'application de bureau partagent la même interface. Tout ce que vous pouvez faire dans le navigateur fonctionne également dans l'application de bureau, y compris les paramètres d'organisation, la facturation et la gestion des utilisateurs. L'application de bureau peut également être installée depuis le navigateur en tant qu'application (PWA); il s'agit du même PaperOffice AI, et non d'un second produit.
L'application mobile est la version pour smartphones. Elle fonctionne en tant qu'application web progressive sur iOS et Android et utilise la même organisation et les mêmes espaces de travail. Vous pouvez connecter votre téléphone de deux manières :
- Depuis le bureau : ouvrez le Centre de sécurité, choisissez Ajouter un smartphone et scannez le code QR avec votre téléphone.
- Sur le téléphone : ouvrez app.paperoffice.ai dans le navigateur, connectez-vous et ajoutez la page à votre écran d'accueil si vous le souhaitez.
Sur le smartphone, vous pouvez numériser des documents avec l'appareil photo, télécharger des fichiers existants et mettre en file d'attente des documents lorsqu'il n'y a pas de réseau. Choisissez l'espace de travail avant la numérisation ; le fichier s'y trouvera. Les paramètres d'organisation, la facturation, la gestion des utilisateurs et la suppression du compte ne font pas partie de l'application mobile. Utilisez l'application web ou de bureau pour ces fonctions.
Paramètres d'organisation
Les paramètres d'organisation se trouvent dans l'application web et de bureau : ouvrez la zone Compte puis Paramètres. Vous y trouverez le profil de l'organisation, les paramètres régionaux, la corbeille et plus encore. Seul le compte racine voit Supprimer le compte.
Qui est le root et que peuvent faire les utilisateurs : Compte racine et utilisateurs. Invitez des collègues : Inviter un utilisateur.
Credits et facturation en bref
PaperOffice AI facture selon l'utilisation plutôt que par utilisateur. Le traitement, les fonctionnalités IA et l'API consomment des Credits depuis le pool partagé de l'organisation. Votre plan inclut des crédits mensuels; toute utilisation supplémentaire est débitée du portefeuille. Le plan gratuit inclut des crédits de démarrage uniques. Les détails se trouvent dans le guide sur la facturation et Credits: Qu'est-ce que les Credits ?
Aide et support
- Les articles d'aide sont disponibles sans connexion dans le portail PaperOffice.
- Les tickets de support sont créés dans l'application PaperOffice AI. Aide: Tickets de support dans PaperOffice AI.
- Supprimer votre compte: Comment supprimer mon compte PaperOffice?
Questions fréquemment posées
- Ai-je besoin de mon propre serveur? Non. Par défaut, vos documents sont stockés dans le centre de données EU de PaperOffice. Votre propre stockage est optionnel.
- Quel niveau AI-DMS dois-je choisir? Commencez par Premium. Vous pouvez utiliser différents niveaux dans différents espaces de travail.
- Puis-je changer le mode de stockage plus tard ? Non. Le centre de données ou le stockage personnel est figé lorsque vous enregistrez l'espace de travail.
- L'application de bureau est-elle un produit différent? Non. Il s'agit du même PaperOffice AI que dans le navigateur.
- PaperOffice AI est-il identique à PaperOffice Classic? Non. Classic est un produit différent avec sa propre aide.