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Intégrations dans PaperOffice AI: le guide complet

Aperçu : quelle connexion vous convient

  • Plateformes d'automatisation telles que n8n, Make et Zapier: via l'API REST avec une clé API et via des webhooks. n8n peut également utiliser le serveur MCP PaperOffice.
  • Systèmes ERP et de comptabilité : des connexions prêtes à l'emploi pour Holded et JTL-Wawi reflètent les commandes, les factures et les prix en tant que source opérationnelle.
  • Transporteurs : des connexions prêtes à l'emploi pour GLS, DB Schenker et DHL permettent de récupérer le statut de l'expédition.
  • Services de données : vérification du numéro de TVA intracommunautaire, taux de change, géocodage et cartes, dans l'application et via l'API.

Les sources opérationnelles font partie de Knowledge Base AI, disponible à partir du plan Plus. Votre agent par chat ou par téléphone ne partage les données client telles que le statut d'une commande qu'après que le client a prouvé son identité.

n8n, Make et Zapier

Vous utilisez les blocs de construction standard de ces outils : requêtes HTTP vers l'API REST et webhooks.

  1. Créez une clé sur la page Clés API et saisissez-la dans le nœud HTTP en tant que jeton porteur (bearer token).
  2. Appelez l'API REST, par exemple pour télécharger ou rechercher. Les points de terminaison se trouvent dans la Documentation API.
  3. Pour recevoir des résultats, ouvrez Workflow AI → Workflow Agents, modifiez un agent enregistré et choisissez l'onglet Webhooks.
  4. Cliquez sur Ajouter une cible de webhook et saisissez l'adresse du webhook de n8n, Make ou Zapier en tant qu'URL cible.
  5. Sous Envoyer lors de, choisissez Exécution réussie, Exécution échouée ou les deux.
  • Pour un examen humain, votre flux crée une tâche de révision et attend un webhook. L'événement task.completed signale la décision.
  • Les webhooks de PaperOffice sont signés dans l'en-tête X-PaperOffice-Signature. Vérifiez la signature dans votre flux.
  • Les espaces réservés tels que {trigger.pofid} sont autorisés dans le chemin, la requête et les en-têtes, mais pas dans le nom d'hôte.
  • Les cibles de webhook dans les agents de workflow sont disponibles à partir du plan Professional. Chaque livraison de webhook réussie est facturée, et les appels API sont facturés.

Holded

PaperOffice lit les commandes de vente avec les coordonnées, les factures, les avoirs et les produits depuis Holded et les reflète en tant que source opérationnelle. Le miroir est en lecture seule. Seules les pièces jointes sont envoyées à Holded, avec une option explicite séparée et une clé distincte avec un accès en écriture.

  1. Ouvrez Knowledge Base AI → Sources opérationnelles et cliquez sur Ajouter une source. Choisissez Holded comme connexion.
  2. Sur l'onglet Connexion, saisissez votre clé API Holded.
  3. Facultatif : choisissez un espace de travail pour les documents et cochez les factures, les avoirs ou les commandes de vente. Le classement PDF ne concerne que les nouveaux documents après l'enregistrement.
  4. Facultatif : activez l'envoi de pièces jointes à Holded (payant) et saisissez la clé API Holded avec un accès en écriture.
  5. Sur l'onglet Preuve, choisissez comment les clients prouvent leur identité, puis enregistrez.

Pour joindre un document, ouvrez-le, cliquez sur Joindre dans Holded et confirmez la cible. PaperOffice trouve la cible par numéro de document; en cas de plusieurs correspondances ou aucune, rien n'est envoyé. Les fichiers peuvent peser jusqu'à 10 Mo, et les documents joints ne sont pas renvoyés. Les récupérations, le classement et les envois de pièces jointes sont facturés.

JTL-Wawi

PaperOffice lit les commandes, les bons de livraison avec les numéros de suivi et les articles avec les prix depuis JTL-Wawi via l'API officielle JTL. La connexion est en lecture seule; rien n'est modifié dans JTL-Wawi.

  1. Ouvrez Knowledge Base AI → Sources opérationnelles, cliquez sur Ajouter une source et choisissez JTL-Wawi comme connexion.
  2. Sur l'onglet Connexion, choisissez JTL Cloud ou JTL-Wawi sur site. Pour JTL Cloud, saisissez l'ID du locataire ; pour une installation sur site, entrez l'adresse HTTPS et la clé API issues de l'enregistrement de l'application.
  3. Saisissez un numéro de commande réel pour la prévisualisation et choisissez le justificatif sur l'onglet Preuve.
  4. Sur l'onglet Aperçu, cliquez sur Aperçu sans sauvegarde, puis enregistrez et lancez la première synchronisation avec Synchroniser maintenant.

Pour une installation sur site, JTL-Wawi nécessite une adresse HTTPS publique sur le port standard 443 ; les adresses internes et HTTP sont bloquées. Veuillez vérifier auprès du support si JTL Cloud est déjà activé pour votre compte. Après trois tentatives de récupération échouées consécutives, la source se met en pause automatiquement. Les récupérations sont payantes.

Suivi des envois avec GLS, DB Schenker et DHL

Lorsque les clients demandent « Où est mon colis? », PaperOffice récupère le statut de l'expédition auprès de GLS, DB Schenker ou DHL. Vous avez besoin de vos propres identifiants auprès du transporteur.

  1. Ouvrez Knowledge Base AI → Sources opérationnelles, cliquez sur Ajouter une source et choisissez le type GLS (phase 2), Schenker (phase 2) ou DHL.
  2. Sur l'onglet Connexion, saisissez vos identifiants : pour GLS, l'adresse ShipIT, le nom d'utilisateur et le mot de passe ; pour DB Schenker, la clé d'accès ; pour DHL, la clé d'API.
  3. Saisissez un numéro de suivi réel pour la prévisualisation, choisissez le justificatif, vérifiez l'aperçu et enregistrez.
  4. Sur l'onglet Synchronisation, cliquez sur Synchroniser maintenant.

Les synchronisations ultérieures lisent automatiquement les numéros de suivi existants. Les messages d'état aux clients par SMS ou e-mail sont envoyés uniquement lors d'un changement réel de statut et seulement si vous les activez sur l'onglet Messages ; par défaut, cette option est désactivée. Les SMS sont payants.

Services de données : numéro de TVA, taux de change, géocodage et cartes

PaperOffice propose quatre services de données: vérification des numéros de TVA contre le système VIES de l'UE, taux de change avec conversion, géocodage et cartes. Vous pouvez les tester dans l'application sur Data AI Playground, disponible dans tous les plans, et les utiliser dans vos propres systèmes via l'API REST ou le connecteur MCP. Les requêtes API sont payantes.

  • Numéro de TVA : la vérification s'exécute contre VIES, et via l'API également par lots de jusqu'à 100 numéros. Les taux de TVA pour les 27 pays de l'UE sont également disponibles.
  • Avec AI-DMS Ultra, PaperOffice vérifie automatiquement le numéro de TVA du fournisseur contre VIES pour chaque document. Ce service est payant.
  • Géocodage : adresse vers coordonnées, coordonnées vers adresse et suggestions d'adresses, via l'API également par lots de jusqu'à 1 000 adresses.
  • Cartes: sous Analytics AI → Carte des expéditeurs, vous voyez les expéditeurs de vos documents sur une carte une fois qu'AI-DMS les a traités. Analytics AI est disponible à partir du plan Corporate.

Questions fréquemment posées

  • Existe-t-il un nœud n8n prêt à l'emploi ? Vous connectez n8n via des requêtes HTTP, des webhooks ou son client MCP.
  • PaperOffice modifie-t-il les données dans Holded ou JTL-Wawi? JTL-Wawi est en lecture seule. Dans Holded, seuls les pièces jointes sont envoyées, et uniquement si vous activez cette option avec une clé séparée.
  • Mes clients voient-ils le statut de leur commande sans justificatif ? Non. L'agent ne partage les données du client qu'après vérification du justificatif.
  • Quels transporteurs sont pris en charge ? Des connexions prêtes à l'emploi existent actuellement pour GLS, DB Schenker et DHL.
  • Puis-je vérifier de nombreux numéros de TVA à la fois ? Oui, via l'API par lots de jusqu'à 100 numéros.