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Stockage propre, NAS et montages de stockage dans PaperOffice AI: le guide complet

Aperçu : deux objectifs pour un montage de stockage

Un montage de stockage relie PaperOffice AI au stockage en dehors du centre de données PaperOffice. Lorsque vous en créez un, vous choisissez d'abord son objectif. L'objectif et le chiffrement ne peuvent pas être modifiés après l'enregistrement.

  • Utiliser comme BYOS-Storage: PaperOffice AI stocke les fichiers d'un espace de travail chiffrés sur votre propre serveur ou NAS. La cible de stockage est SFTP ou Reverse SSH.
  • Utiliser comme source d'importation: l'assistant d'importation ou un connecteur lit les fichiers à partir de là et les stocke dans le centre de données PaperOffice. Les connexions possibles sont SFTP, Reverse SSH, Amazon S3, WebDAV, email (IMAP) et le point de terminaison du scanner.

Le même NAS peut avoir deux montages, par exemple BYOS sur le dossier de l'espace de travail et une source d'importation sur un dossier d'exportation. Le nombre de montages de stockage que vous pouvez ajouter dépend de votre plan.

Own Storage (BYOS) : vos fichiers restent avec vous

Vous n'avez pas besoin de PaperOffice Classic pour conserver des documents sur votre propre serveur. Avec Own Storage (BYOS), PaperOffice AI stocke les fichiers d'un espace de travail chiffrés sur votre serveur ou NAS. PaperOffice ne conserve que les métadonnées et les index.

  1. Ouvrez Document AI → Storage Mounts et cliquez sur Ajouter Storage Mount.
  2. Choisissez Utiliser comme BYOS-Storage, puis SFTP ou Reverse SSH.
  3. Définissez un Mot de passe de chiffrement d'au moins 16 caractères et conservez-le en sécurité.
  4. Testez la connexion et enregistrez.
  5. Créez un nouvel espace de travail sous Document AI → Workspaces et choisissez Propre stockage (BYOS) ainsi que votre montage comme stockage.
  • Sans le mot de passe de chiffrement, personne ne peut ouvrir les fichiers, pas même PaperOffice. Si vous le perdez, il n'y a aucune récupération possible, et vous ne pouvez pas le modifier ultérieurement.
  • L'emplacement de stockage d'un espace de travail est définitif une fois l'espace de travail créé. Créez d'abord le montage.
  • L'archivage conforme aux audits (WORM) n'est pas disponible sur votre propre stockage, car les fichiers y restent supprimables.

Quel protocole pour quel usage

  • SFTP : pour BYOS et comme source d'importation.
  • Reverse SSH: pour BYOS et comme source d'importation. Votre système ouvre un tunnel sortant vers PaperOffice, donc aucune redirection de port entrante n'est nécessaire.
  • Amazon S3 et WebDAV, y compris Nextcloud, ownCloud ou le WebDAV d'un NAS: uniquement comme source d'importation. Les fichiers importés sont ensuite conservés dans le centre de données PaperOffice.
  • Email (IMAP) : uniquement comme source d'importation pour une boîte aux lettres.
  • Point de terminaison du scanner: un point de téléchargement fourni par PaperOffice pour les scanners réseau, utilisé comme source d'importation.

PaperOffice AI n'a pas de type de connexion SMB ou partage Windows, et un lecteur réseau mappé n'est pas un montage de stockage. Les fichiers d'un lecteur réseau peuvent être importés en tant que fichier ZIP. Les services cloud tels que OneDrive, SharePoint, Google Drive, Dropbox ou Box ne sont pas disponibles dans l'interface standard.

Préparez votre NAS

PaperOffice AI n'a pas de connecteur séparé pour une marque de NAS. Le NAS est connecté via un protocole, généralement SFTP. Quelle que soit la marque, vous avez besoin:

  • du service SFTP ou SSH activé,
  • d'un utilisateur dédié pour PaperOffice,
  • d'un dossier dédié pour PaperOffice, pas le dossier de données de PaperOffice Classic ni sa base de données.

Dans l'application, PaperOffice AI se connecte à SFTP avec un mot de passe; une clé privée SSH ne peut être définie que via l'API. Les menus du firmware du NAS peuvent légèrement varier selon la version:

  • Synology (DSM) : Panneau de configuration → Services de fichiers, activez le service SFTP.
  • QNAP (QTS) : Panneau de configuration → Réseau et services de fichiers, autorisez SSH. SFTP fonctionne via SSH.
  • ASUSTOR (ADM) : activez SSH/SFTP sous Services, puis créez l'utilisateur et le partage sous le contrôle d'accès.

Si vous migrez depuis PaperOffice Classic, exportez d'abord les originaux depuis PaperOffice Classic. Le dossier de données Classic n'est pas une cible de stockage pour PaperOffice AI.

Accessibilité: le test s'exécute depuis le centre de données PaperOffice

Le test ne s'exécute pas dans votre navigateur. Il contacte votre stockage depuis les serveurs PaperOffice. Un NAS qui répond uniquement sur votre réseau local, par exemple à une adresse commençant par 192.168, n'est pas accessible depuis là-bas.

Pour SFTP, PaperOffice a besoin d'un nom d'hôte public ou d'une adresse IP publique, du port SSH ouvert depuis l'extérieur (par défaut le 22), de l'utilisateur, du mot de passe et du dossier de base. Les adresses du réseau local sont refusées. Si vous ne pouvez pas ouvrir un port, utilisez le SSH inverse: votre système ouvre un tunnel sortant vers PaperOffice sur le port 443. Dans la boîte de dialogue, saisissez l'utilisateur SSH local et le dossier local; la boîte de dialogue affiche ensuite les commandes d'installation à copier.

Lorsque le test de connexion échoue

Le test affiche un message spécifique. L'étape suivante dépend de ce message, et non de la répétition des mêmes valeurs :

  • Hôte inaccessible, port bloqué ou délai d'expiration : vérifiez le nom d'hôte ou l'adresse IP publique, le port et le pare-feu. Une adresse locale ne suffit pas.
  • Connexion refusée ou port fermé : le service SSH/SFTP sur le NAS n'est pas en cours d'exécution, ou le port indiqué dans la boîte de dialogue est incorrect.
  • Hôte introuvable : une faute de frappe dans le nom, ou un problème DNS.
  • Échec de l'authentification : vérifiez l'utilisateur et le mot de passe.
  • Connexion OK, mais le dossier ne peut pas être lu : vérifiez le chemin de base et les droits de lecture de l'utilisateur.
  • Le sous-système SFTP n'a pas pu être démarré : SSH répond, mais SFTP n'est pas activé sur le NAS.

Foire aux questions

  • Ai-je besoin de PaperOffice Classic pour conserver les fichiers sur mon propre serveur? Non. Utilisez Own Storage (BYOS) dans PaperOffice AI.
  • Puis-je connecter un partage Windows ? Non. Utilisez SFTP ou Reverse SSH, ou importez les fichiers en tant que fichier ZIP.
  • Puis-je utiliser S3 ou WebDAV comme propre stockage ? Non. Ils sont disponibles uniquement comme source d'importation.
  • Que se passe-t-il si je perds le mot de passe de chiffrement? Les fichiers ne peuvent plus être déchiffrés, pas même par PaperOffice.
  • Puis-je basculer un espace de travail vers mon propre stockage ultérieurement ? Non. L'emplacement du stockage est défini lors de la création de l'espace de travail.