Où vos données sont stockées
Vos documents sont stockés et sauvegardés en Espagne, dans le propre centre de données de PaperOffice à Navarre. PaperOffice y exploite ses propres serveurs et n'utilise aucun cloud public à cet effet. Vous ne pouvez pas choisir une autre région. Votre partie contractante est PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., basée à Pampelune, Navarre; le droit espagnol s'applique.
Vous pouvez connecter votre propre stockage sous Storage Mounts (BYOS). Les fichiers restent alors chiffrés sur votre stockage. PaperOffice conserve toujours l'index, les métadonnées et les résultats de l'IA dans son propre centre de données. L'archivage probant (WORM) n'est pas disponible sur votre propre stockage, car le fichier y reste supprimable.
En tant que propriétaire ou administrateur, ouvrez le Centre de confiance dans l'application pour créer le package de conformité avec la convention de traitement des données et les mesures techniques et organisationnelles. Les détails sur la manière dont les données personnelles sont traitées figurent dans la politique de confidentialité.
Analyse antivirus lors du téléchargement et de la réception par e-mail
PaperOffice AI vérifie chaque fichier à la recherche de virus et de menaces avant qu'il ne soit stocké. Vous n'avez rien à configurer.
- Lors du téléchargement, vous voyez que le fichier est vérifié. Un fichier sain est stocké comme d'habitude.
- Un fichier infecté est rejeté et non stocké. Il n'y a pas de quarantaine de virus à partir de laquelle vous pourriez le restaurer. Vérifiez le fichier avec votre propre antivirus et demandez à l'expéditeur une copie saine.
- Si la vérification est brièvement indisponible, le fichier n'est pas non plus stocké, par mesure de sécurité. Réessayez peu de temps après.
- Un PDF protégé par mot de passe qui est déverrouillé lors du téléchargement est à nouveau vérifié après son déverrouillage.
- Les pièces jointes aux e-mails et les fichiers que vous téléchargez dans une base de connaissances sont vérifiés de la même manière.
L'analyse antivirus n'est pas la quarantaine de sécurité de l'audit AI-DMS Ultra, qui s'applique aux documents stockés présentant un risque élevé de fraude.
Un e-mail entrant est-il authentique ?
PaperOffice AI ne vérifie pas automatiquement l'authenticité des e-mails entrants, par exemple via SPF, DKIM ou DMARC, et ne donne aucun verdict « authentique » ou « faux ». Vous disposez toutefois d'outils pour vérifier vous-même:
- Sélectionnez un document issu de la réception par e-mail et choisissez Actions → E-mail → Afficher les détails de l'e-mail pour voir les en-têtes, l'expéditeur et les destinataires.
- Utilisez Actions → E-mail → Ouvrir l'e-mail original pour voir le message original.
- Si l'e-mail existe sous forme de PDF, vérifiez-le avec un Trust Agent qui utilise le profil de vérification pour les exports d'e-mails. Il recherche du contenu caché, une manipulation des en-têtes et des PDF uniquement image modifiés. Le Trust Agent est payant.
En cas de doute, appelez l'expéditeur sur un numéro que vous connaissez déjà, surtout si les coordonnées bancaires ont changé.
Archivage probant : WORM et conservation légale
WORM rend un document probant. Son type de document et ses détails de conservation sont alors verrouillés, et les modifications ne se produisent que sous forme de nouvelle version avec un commentaire requis. WORM s'applique par document et ne peut pas être annulé.
- Ouvrez le document. L'onglet Aperçu indique s'il est sécurisé contre les révisions.
- Cliquez sur Activer la conservation WORM. L'onglet Révisions s'ouvre.
- Choisissez quand la période commence : immédiatement ou à la fin de l'année.
- Confirmez l'activation irréversible.
Une conservation légale est un verrou de suppression, par exemple pendant une procédure juridique. Cliquez sur Appliquer le blocage de conservation légale dans le document, saisissez une raison et confirmez ; utilisez Libérer pour la retirer. Une conservation légale bloque la suppression, le déplacement et le renommage, y compris toutes les versions, indépendamment de la période de conservation, et elle fonctionne également sans WORM. Seuls les propriétaires et administrateurs de l'organisation peuvent placer ou lever une conservation légale.
- WORM est disponible à partir du type d'espace de travail Business et non sur votre propre stockage (BYOS).
- L'activation de WORM est payante.
- Les journaux d'audit se trouvent sous Analytics AI → Centre d'audit.
- PaperOffice fournit les versions, les sommes de contrôle, un journal d'accès et les conditions de conservation pour des règles telles que la GoBD allemande. Il appartient à votre conseiller fiscal de juger si votre processus dans son ensemble est suffisant, sur la base de votre documentation des processus.
Envoyez des documents par e-mail en toute sécurité
Vous envoyez les fichiers originaux par e-mail avec accusé de réception. Le destinataire reçoit un lien sécurisé, les PDF sont protégés par mot de passe, et chaque ouverture et téléchargement est enregistré.
- Ouvrez Documents, sélectionnez jusqu'à 10 documents et choisissez Actions → Partager et exporter → Envoyer par e-mail.
- Saisissez le destinataire, l'objet et un message personnel.
- Dans Accès sécurisé, choisissez si le mot de passe du PDF est envoyé par e-mail ou par SMS, puis cliquez sur Envoyer maintenant.
- Vérifiez le statut sous Actions → Partager et exporter → Statut de livraison. Vous y ouvrez le protocole, révoquez le lien ou renvoyez l'e-mail.
Le lien est valide pendant 7 jours, et chaque fichier ne peut être récupéré qu'un nombre limité de fois. Après révocation, le lien ne fonctionne plus. L'envoi, le SMS et un PDF de preuve de livraison sont payants. Les documents en quarantaine de sécurité ne peuvent pas être envoyés.
Appareils, clés d'accès et connexion à deux facteurs
Le Centre de sécurité affiche les appareils et les sessions de votre compte. Ouvrez-le dans la barre latérale sous Équipe & Sécurité → Centre de sécurité.
- Associez un smartphone avec Ajouter un smartphone.
- Verrouillez immédiatement un smartphone perdu ou vendu : trouvez-le parmi les appareils enregistrés, ouvrez son menu et choisissez Verrouillage pour tous les comptes. Toutes les sessions sur l'appareil se terminent. Ce verrouillage existe uniquement pour les smartphones et les tablettes, et seul le compte propriétaire de l'appareil peut le déclencher.
- Invalider déconnecte uniquement un appareil de votre compte ; Supprimer supprime définitivement l'enregistrement de l'appareil.
- Sur les appareils dotés d'un authentificateur intégré, comme Windows Hello, vous configurez une clé d'accès sur la même page, sous Windows Hello / Clé d'accès. La carte n'apparaît que si l'appareil le prend en charge.
- Lorsque vous vous connectez, PaperOffice peut demander un code de confirmation, par exemple sur un nouvel appareil ou depuis un réseau inhabituel. Le code est envoyé par e-mail ou, si un numéro de téléphone pour la connexion à deux facteurs est configuré pour l'utilisateur, par SMS. Vous activez la connexion à deux facteurs par utilisateur dans Gestion des utilisateurs; cela nécessite le rechargement automatique actif, car l'envoi de codes est payant. Une application d'authentification n'est pas encore disponible.
- Une liste blanche d'adresses IP existe pour les clés API. Une restriction d'IP pour les utilisateurs ou les groupes n'a actuellement aucun effet.
Questions fréquemment posées
- Puis-je choisir où mes données sont stockées? Non. Les documents sont stockés dans le propre centre de données de PaperOffice à Navarre, en Espagne. Avec votre propre stockage, les fichiers restent avec vous.
- Puis-je restaurer un fichier rejeté par l'analyse antivirus ? Non. Les fichiers infectés ne sont pas stockés.
- PaperOffice me dit-il si un e-mail est faux? Non. Il vous fournit des outils pour vérifier les en-têtes, l'expéditeur et les PDF d'e-mails.
- Peut-on annuler le WORM ? Non. Utilisez une conservation légale si vous avez besoin d'un verrouillage temporaire seulement.
- Combien de temps fonctionne un lien d'e-mail sécurisé ? 7 jours, sauf si vous le révoquez plus tôt.