Organisation, compte racine et utilisateurs
PaperOffice AI appartient à une organisation. Les Credits, les documents, les espaces de travail et la facturation s'appliquent à cette organisation, et non à une seule personne ou un seul appareil.
Le compte racine est le propriétaire de l'organisation. Il est créé lors de l'enregistrement de l'organisation. Seul le compte racine voit Supprimer le compte dans les paramètres et peut supprimer définitivement l'organisation. Il est également responsable de l'abonnement, du portefeuille et des factures.
D'autres personnes travaillent en tant qu'utilisateurs (comptes membres) au sein de la même organisation. Ils ne voient pas la suppression du compte. Une session agissant pour le compte d'un autre compte (impersonation) n'hérite pas des droits racine pour la suppression du compte.
La gestion des utilisateurs et les paramètres de l'organisation sont disponibles dans l'application web et de bureau, mais pas dans l'application mobile.
Inviter un utilisateur
- Ouvrez Gestion des utilisateurs dans l'application web ou de bureau.
- Créez un nouvel utilisateur.
- Invitez l'utilisateur. Le lien d'invitation est envoyé ou copié.
La personne invitée ouvre le lien et complète la connexion. Il ne s'agit pas de l'inscription publique, qui créerait une nouvelle organisation.
Supprimer un utilisateur
La suppression d'un utilisateur concerne un seul compte membre. L'organisation, les documents et les autres utilisateurs restent inchangés. Ouvrez Gestion des utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur et supprimez-le. La confirmation concerne cet utilisateur, et non l'organisation.
La suppression du compte est une action différente: elle supprime le compte racine et l'intégralité de l'organisation. Aide: Comment supprimer mon compte PaperOffice?
Donnez à votre conseiller fiscal ou à d'autres personnes externes un accès
Les personnes externes, telles que votre conseiller fiscal, obtiennent l'accès via une invitation par e-mail à un espace de travail et se connectent avec leur propre compte PaperOffice. Cela fonctionne uniquement pour les espaces de travail de type Business, et seul le compte racine ou les administrateurs peuvent partager.
- Ouvrez Document AI → Workspaces et l'espace de travail contenant vos documents. Vérifiez que le type d'espace de travail est bien Business.
- Accédez à l'onglet Partage et cliquez sur Nouveau partage externe.
- Choisissez le canal e-mail et saisissez l'adresse e-mail.
- Choisissez l'accès aux documents : lecture et téléchargement, ou lecture, téléchargement et téléversement. Définissez la durée de validité du partage.
- Cliquez sur Enregistrer et activer le partage.
- Le destinataire ouvre le lien dans l'e-mail et se connecte ou s'inscrit. Jusqu'à ce moment, le partage apparaît comme en attente.
- Les personnes externes n'obtiennent jamais de droits d'édition ou d'administration.
- Votre compte paie pour les téléversements effectués par la personne externe et leur traitement. Un budget mensuel limite cela.
- Sous Partages actifs, vous modifiez les droits ou révoquez le partage. L'accès prend fin immédiatement.
- Les personnes externes apparaissent dans Gestion des utilisateurs avec le rôle « Externe ». Les employés de votre organisation sont invités en tant qu'utilisateurs, et non via un partage.
Le canal téléphonique d'un partage, avec numéro de mobile et code PIN, est autre chose : un appelant pose des questions à un agent téléphonique concernant l'espace de travail. Ce n'est pas la bonne méthode pour que votre conseiller fiscal travaille avec vos documents.
Connexion à l'application et clés API
La connexion à l'application dans le navigateur, l'application de bureau ou l'application mobile est une session personnelle. Les clés API sont destinées aux scripts, MCP et intégrations; elles ne remplacent pas la connexion d'une personne à l'interface. Les deux consomment des Credits du même pool de l'organisation.
Les clés API sont gérées dans l'application web et de bureau sur la page API de la zone du compte. Les assistants tels que Claude ou ChatGPT se connectent généralement via une connexion avec votre compte PaperOffice plutôt qu'une clé.
Questions fréquemment posées
- Un utilisateur peut-il supprimer l'organisation ? Non. Seul le compte racine le peut.
- La suppression d'un utilisateur supprime-t-elle les documents ? Non. L'organisation et ses documents restent inchangés.
- Comment donner accès à mon conseiller fiscal? Via un partage externe sur un espace de travail Business, par invitation e-mail.
- Les personnes externes peuvent-elles modifier les documents ? Non. Elles peuvent au maximum lire, télécharger et téléverser.
- Puis-je gérer les utilisateurs sur mon téléphone ? Non. La gestion des utilisateurs se trouve dans l'application web et de bureau.