Ricerca nella panoramica dei documenti
- Aprire uno spazio di lavoro.
- Utilizzare il campo di ricerca nella parte superiore dell'app. La funzione di ricerca nella pagina del browser non è una ricerca nel documento.
- Aprire un risultato facendo clic sul relativo nome.
La ricerca si applica allo spazio di lavoro aperto, non all'intera organizzazione. Filtri e visualizzazioni sono disponibili sotto Opzioni nella stessa panoramica. L'app web, l'app desktop e l'app mobile cercano negli stessi documenti; differisce solo la navigazione.
Quando la ricerca non restituisce risultati
Una ricerca vuota ha solitamente una causa semplice. Verificare in questo ordine:
- Lo spazio di lavoro: passare allo spazio di lavoro che ha ricevuto il caricamento o l'importazione.
- Elaborazione: il contenuto può essere trovato solo al termine dell'elaborazione. Le importazioni di grandi dimensioni richiedono più tempo.
- Filtri: un filtro o un raggruppamento sotto Opzioni può nascondere i risultati. Azzerare il filtro e ripetere la ricerca.
- Il livello AI-DMS: uno spazio di lavoro con Solo archiviazione non esegue il riconoscimento del testo, quindi il relativo contenuto non può essere cercato.
- Autorizzazioni: in uno spazio di lavoro condiviso, si vedono solo i documenti che l'account può visualizzare.
Aiuto: Dopo l'importazione e Livelli AI-DMS: Basic, Premium e Ultra.
Porre domande sui propri documenti
Nell'Agente PaperOffice, è possibile porre domande sui propri documenti con parole proprie, ad esempio: “Quali sono i preavvisi nei miei contratti?”. L'agente risponde e elenca i documenti utilizzati come fonti. Facendo clic su una fonte, il documento si apre.
- Aprire Documenti e selezionare uno o più documenti.
- Scegliere Azioni → Agenti e flussi di lavoro → Chiedere all'Agente, oppure aprire l'agente con Alt+A.
- Nell'area Fonti, verificare cosa cercherà l'agente. Utilizzare Aggiungi documento o Aggiungi spazio di lavoro per ampliare la selezione.
- Porre la domanda e fare clic su una fonte nella risposta per passare al documento.
All'interno della cartella di un documento, il pulsante Chat con la cartella permette di porre domande sui documenti in tale cartella.
- L'agente risponde solo dai documenti elaborati negli spazi di lavoro a cui si ha accesso. Gli spazi di lavoro non indicizzati non possono essere selezionati.
- Se non è fissato alcuno spazio di lavoro, l'agente cerca in tutti gli spazi di lavoro accessibili.
- È possibile fissare fino a 20 documenti e 20 spazi di lavoro come fonti.
- Le domande all'agente sono a pagamento.
- È possibile porre domande sui propri documenti anche da Claude o ChatGPT tramite il server MCP PaperOffice.
Collaborazione: note, attività e menzioni
Si registra direttamente sul documento ciò che deve essere fatto. Una nota è un commento. Un'attività ha un assegnatario, una scadenza e una priorità.
- Aprire il documento e andare alla scheda Attività.
- Fare clic su Nuovo e scegliere Nota o Attività.
- Per un'attività, impostare Chi deve completarlo?: se stessi, un utente, un gruppo o nessuno ancora. Impostare la scadenza e la priorità e salvare.
- Per porre una domanda, scrivere nell'attività sotto Domande e commenti. Utilizzare @ per menzionare una persona o un gruppo.
- Quando l'attività è completata, fare clic su Completa attività. È possibile aggiungere un commento di completamento.
Le persone menzionate ricevono una notifica. Senza una menzione, vengono informati gli assegnatari e i partecipanti. Utilizzare i filtri Tutti, Note, Attività e Azione Richiesta per tenere traccia. Le thread di commenti che possono essere contrassegnate come risolte sono disponibili tramite l'API e il server MCP.
Tenere traccia: attività, briefing dello spazio di lavoro e Problem Solver
- Sotto Analytics AI → Attività ed elaborazione, la mappa di calore dell'attività mostra i caricamenti per giorno, e l'attività dell'utente mostra chi ha caricato cosa in un periodo scelto. Con Esporta, si salvano entrambi come CSV. Analytics AI è disponibile dal piano Corporate e si vede solo se il proprio ruolo lo consente.
- Il briefing dello spazio di lavoro riassume uno spazio di lavoro: numero di documenti, argomenti, entità frequenti, partner e documenti recenti. È disponibile tramite l'API e il server MCP, non come pagina nell'app. Le richieste sono a pagamento.
- Il Problem Solver suggerisce funzioni che si adattano alle proprie esigenze. Aprirlo nel menu dell'account sotto Aiuto & Apprendimento → Problem Solver e descrivere la propria esigenza con parole proprie. È anche disponibile su paperoffice.ai senza accesso.
Domande frequenti
- La ricerca copre tutti gli spazi di lavoro? No. La ricerca nella barra degli strumenti si applica allo spazio di lavoro aperto. L'Agente PaperOffice può cercare in diversi o in tutti gli spazi di lavoro a cui si ha accesso.
- Perché non riesco a trovare un documento appena caricato? L'elaborazione è probabilmente ancora in corso. Attendere che sia terminata.
- L'agente inventa risposte? Risponde dai documenti elaborati e mostra i documenti utilizzati, in modo da poter verificare ogni risposta.
- I colleghi possono vedere le mie attività? Le attività appartengono al documento. Gli assegnatari, i partecipanti e le persone menzionate vengono informati.