Overview 6 min di lettura

Integrazioni in PaperOffice AI: la guida completa

Panoramica: quale connessione è adatta

  • Piattaforme di automazione come n8n, Make e Zapier: tramite l'API REST con una chiave API e tramite webhook. n8n può inoltre utilizzare il server MCP PaperOffice.
  • Sistemi ERP e di contabilità: connessioni pronte all'uso per Holded e JTL-Wawi che rispecchiano ordini, fatture e prezzi come fonte operativa.
  • Corrieri: connessioni pronte all'uso per GLS, DB Schenker e DHL che recuperano lo stato della spedizione.
  • Servizi dati: verifica del Partita IVA, tassi di cambio, geocoding e mappe, nell'app e tramite API.

Le fonti operative fanno parte di Knowledge Base AI, disponibile dal piano Plus. L'agente chat o telefonico condivide i dati del cliente, come lo stato di un ordine, solo dopo che il cliente ha dimostrato la propria identità.

n8n, Make e Zapier

Si utilizzano i blocchi di costruzione standard di questi strumenti: richieste HTTP all'API REST e webhook.

  1. Creare una chiave nella pagina Chiavi API e inserirla nel nodo HTTP come token bearer.
  2. Chiamare l'API REST, ad esempio per caricare o cercare. Gli endpoint sono nella Documentazione API.
  3. Per ricevere i risultati, aprire Workflow AI → Workflow Agents, modificare un agente salvato e scegliere la scheda Webhook.
  4. Fare clic su Aggiunga destinazione webhook e inserire l'indirizzo webhook da n8n, Make o Zapier come URL di destinazione.
  5. In Invii al verificarsi di, scegliere Esecuzione completata con successo, Esecuzione fallita o entrambi.
  • Per una revisione umana, il flusso crea un'attività di revisione e attende un webhook. L'evento task.completed segnala la decisione.
  • I webhook da PaperOffice sono firmati nell'intestazione X-PaperOffice-Signature. Verificare la firma nel flusso.
  • I segnaposto come {trigger.pofid} sono consentiti nel percorso, nei parametri di query e nelle intestazioni, non nel nome dell'host.
  • Le destinazioni webhook negli agenti di flusso di lavoro sono disponibili dal piano Professional. Ogni consegna webhook riuscita è a pagamento, così come le chiamate API.

Holded

PaperOffice legge gli ordini di vendita con i dettagli del contatto, le fatture, le note di credito e i prodotti da Holded e li rispecchia come fonte operativa. Il rispecchiamento è di sola lettura. Solo gli allegati vengono inviati a Holded, con un'opzione di consenso separata e una chiave separata con accesso in scrittura.

  1. Aprire Knowledge Base AI → Fonti operative e fare clic su Aggiungi fonte. Scegliere Holded come connessione.
  2. Nella scheda Connessione, inserire la chiave API di Holded.
  3. Opzionale: scegliere uno spazio di lavoro per i documenti e selezionare fatture, note di credito o ordini di vendita. L'archiviazione PDF riguarda solo i nuovi documenti dopo il salvataggio.
  4. Opzionale: attivare l'invio di allegati a Holded (a pagamento) e inserire la chiave API di Holded con accesso in scrittura.
  5. Nella scheda Prova, scegliere come i clienti dimostrano la propria identità e salvare.

Per allegare un documento, aprirlo, fare clic su Allega in Holded e confermare la destinazione. PaperOffice trova la destinazione tramite numero di documento; in caso di più corrispondenze o nessuna corrispondenza, non viene inviato nulla. I file possono essere fino a 10 MB e i documenti allegati non vengono inviati nuovamente. I recuperi, l'archiviazione e gli allegati sono a pagamento.

JTL-Wawi

PaperOffice legge ordini, bolla di consegna con numeri di tracciamento e articoli con prezzi da JTL-Wawi tramite l'API ufficiale JTL. La connessione è di sola lettura; nulla viene modificato in JTL-Wawi.

  1. Aprire Knowledge Base AI → Fonti operative, fare clic su Aggiungi fonte e scegliere JTL-Wawi come connessione.
  2. Nella scheda Connessione, scegliere JTL Cloud o JTL-Wawi on-premises. Per JTL Cloud, inserire l'ID tenant; per la soluzione on-premises, inserire l'indirizzo HTTPS e la chiave API dalla registrazione dell'app.
  3. Inserire un numero di ordine reale per l'anteprima e scegliere la prova nella scheda Prova.
  4. Nella scheda Anteprima, fare clic su Esegui anteprima senza salvare, quindi salvare e avviare la prima sincronizzazione con Sincronizza ora.

Per la soluzione on-premises, JTL-Wawi richiede un indirizzo HTTPS pubblico sulla porta standard 443; gli indirizzi interni e HTTP sono bloccati. Si prega di verificare con il supporto se JTL Cloud è già abilitato per il proprio account. Dopo tre tentativi di recupero falliti consecutivi, la sorgente si mette automaticamente in pausa. I recuperi sono a pagamento.

Tracciamento delle spedizioni con GLS, DB Schenker e DHL

Quando i clienti chiedono "Dove è il mio pacco?", PaperOffice recupera lo stato della spedizione da GLS, DB Schenker o DHL. Sono necessarie le proprie credenziali presso il vettore.

  1. Aprire Knowledge Base AI → Fonti operative, fare clic su Aggiungi fonte e scegliere il tipo GLS (fase 2), Schenker (fase 2) o DHL.
  2. Nella scheda Connessione, inserire le proprie credenziali: per GLS l'indirizzo ShipIT, nome utente e password, per DB Schenker la chiave di accesso, per DHL la chiave API.
  3. Inserire un numero di tracciamento reale per l'anteprima, scegliere la prova, verificare l'anteprima e salvare.
  4. Nella scheda Sincronizzazione, fare clic su Sincronizza ora.

Le sincronizzazioni successive leggono i numeri di tracciamento esistenti in autonomia. I messaggi di stato ai clienti tramite SMS o email vengono inviati solo in caso di effettivo cambiamento dello stato e solo se attivati nella scheda Messaggi; per impostazione predefinita, questa funzione è disattivata. Gli SMS sono a pagamento.

Servizi dati: Partita IVA, tassi di cambio, geocodifica e mappe

PaperOffice offre quattro servizi dati: verifiche della Partita IVA contro il sistema VIES dell'UE, tassi di cambio con conversione, geocodifica e mappe. È possibile provarli nell'app nella sezione Data AI Playground, disponibile in tutti i piani, e utilizzarli nei propri sistemi tramite l'API REST o il connettore MCP. Le richieste API sono a pagamento.

  • Partita IVA: la verifica viene eseguita contro VIES e, tramite l'API, anche in batch di fino a 100 numeri. Sono disponibili anche le aliquote IVA per i 27 paesi dell'UE.
  • Con AI-DMS Ultra, PaperOffice verifica automaticamente la Partita IVA del fornitore contro VIES per ogni documento. Questo servizio è a pagamento.
  • Geocodifica: da indirizzo a coordinate, da coordinate a indirizzo e suggerimenti di indirizzi, tramite l'API anche in batch di fino a 1.000 indirizzi.
  • Mappe: sotto Analytics AI → Mappa mittenti, è possibile visualizzare i mittenti dei propri documenti su una mappa una volta che AI-DMS li ha elaborati. Analytics AI è disponibile dal piano Corporate.

Domande frequenti

  • Esiste un nodo n8n pronto all'uso? È possibile collegare n8n tramite richieste HTTP, webhook o il suo client MCP.
  • PaperOffice modifica i dati in Holded o JTL-Wawi? JTL-Wawi è in sola lettura. In Holded vengono inviati solo gli allegati, e solo se si attiva questa funzione con una chiave separata.
  • I miei clienti vedono lo stato dell'ordine senza prova? No. L'agente condivide i dati del cliente solo dopo la prova.
  • Quali vettori sono supportati? Attualmente esistono connessioni pronte per GLS, DB Schenker e DHL.
  • È possibile verificare molte Partite IVA contemporaneamente? Sì, tramite l'API in batch di fino a 100 numeri.