Panoramica: due scopi per un mount di archiviazione
Un mount di archiviazione collega PaperOffice AI all'archiviazione esterna al data center PaperOffice. Quando se ne crea uno, si sceglie innanzitutto il suo scopo. Lo scopo e la crittografia non possono essere modificati dopo il salvataggio.
- Usare come BYOS-Storage: PaperOffice AI memorizza i file di un'area di lavoro crittografati sul proprio server o NAS. La destinazione di archiviazione è SFTP o Reverse SSH.
- Utilizzare come fonte di importazione: la procedura guidata di importazione o un connettore legge i file da tale posizione e li memorizza nel data center PaperOffice. Le connessioni possibili sono SFTP, Reverse SSH, Amazon S3, WebDAV, email (IMAP) e l'endpoint dello scanner.
Lo stesso NAS può avere due mount, ad esempio BYOS sulla cartella dell'area di lavoro e un'origine di importazione su una cartella di esportazione. Il numero di mount di archiviazione che è possibile aggiungere dipende dal piano scelto.
Own Storage (BYOS): i propri file restano con il proprietario
Non è necessario PaperOffice Classic per mantenere i documenti sul proprio server. Con Own Storage (BYOS), PaperOffice AI memorizza i file di un'area di lavoro crittografati sul server o sul NAS. PaperOffice conserva solo metadati e indici.
- Aprire Document AI → Storage Mounts e fare clic su Aggiungi Storage Mount.
- Scegliere Usare come BYOS-Storage, quindi SFTP o Reverse SSH.
- Impostare una Password di crittografia con almeno 16 caratteri e conservarla in luogo sicuro.
- Testare la connessione e salvare.
- Creare una nuova area di lavoro sotto Document AI → Workspaces e scegliere Propria archiviazione (BYOS) e il mount come archiviazione.
- Senza la password di crittografia nessuno può aprire i file, nemmeno PaperOffice. Se la si perde, non esiste alcuna possibilità di recupero e non è possibile modificarla in seguito.
- La posizione di archiviazione di un'area di lavoro è definitiva una volta creata l'area di lavoro. Creare innanzitutto il mount.
- L'archiviazione a prova di audit (WORM) non è disponibile sull'archiviazione personale, poiché i file rimangono cancellabili in tale sede.
Quale protocollo per quale scopo
- SFTP: per BYOS e come origine di importazione.
- Reverse SSH: per BYOS e come origine di importazione. Il sistema apre un tunnel in uscita verso PaperOffice, quindi non è necessario alcun port forwarding in entrata.
- Amazon S3 e WebDAV, inclusi Nextcloud, ownCloud o il WebDAV di un NAS: solo come origine di importazione. I file importati vengono quindi conservati nel data center PaperOffice.
- Email (IMAP): solo come origine di importazione per una casella di posta.
- Endpoint dello scanner: un punto di caricamento fornito da PaperOffice per scanner di rete, utilizzato come origine di importazione.
PaperOffice AI non dispone di un tipo di connessione SMB o Windows-share e un'unità di rete mappata non è un mount di archiviazione. I file da un'unità di rete possono essere importati come file ZIP. I servizi cloud come OneDrive, SharePoint, Google Drive, Dropbox o Box non sono disponibili nell'interfaccia standard.
Preparare il NAS
PaperOffice AI non dispone di un connettore separato per un marchio di NAS. Il NAS viene connesso tramite un protocollo, solitamente SFTP. Indipendentemente dal marchio, sono necessari:
- il servizio SFTP o SSH attivato,
- un utente dedicato per PaperOffice,
- una cartella dedicata per PaperOffice, non la cartella dei dati di PaperOffice Classic né il relativo database.
Nell'app, PaperOffice AI effettua l'accesso a SFTP tramite password; una chiave privata SSH può essere impostata esclusivamente tramite l'API. I menu del firmware NAS possono variare leggermente a seconda della versione:
- Synology (DSM): Pannello di controllo → Servizi file, attivare il servizio SFTP.
- QNAP (QTS): Pannello di controllo → Servizi di rete e file, consentire SSH. SFTP funziona su SSH.
- ASUSTOR (ADM): attivare SSH/SFTP in Servizi, quindi creare l'utente e la cartella condivisa sotto il controllo degli accessi.
Se si passa da PaperOffice Classic, esportare prima gli originali da PaperOffice Classic. La cartella dei dati Classic non è una destinazione di archiviazione per PaperOffice AI.
Raggiungibilità: il test viene eseguito dal data center di PaperOffice
Il test di connessione non viene eseguito nel browser. Contatta l'archiviazione dai server di PaperOffice. Un NAS che risponde solo sulla rete locale, ad esempio con un indirizzo che inizia con 192.168, non è raggiungibile da lì.
Per SFTP, PaperOffice necessita di un nome host pubblico o di un indirizzo IP pubblico, della porta SSH aperta dall'esterno (di default la 22), dell'utente, della password e della cartella base. Gli indirizzi di rete locale vengono rifiutati. Qualora non sia possibile aprire una porta, è possibile utilizzare il Reverse SSH: il sistema apre un tunnel in uscita verso PaperOffice sulla porta 443. Nella finestra di dialogo, inserire l'utente SSH locale e la cartella locale; la finestra mostrerà quindi i comandi di configurazione da copiare.
Quando il test di connessione fallisce
Il test mostra un messaggio specifico. Il passaggio successivo dipende da tale messaggio, non dal ripetere gli stessi valori:
- Host irraggiungibile, porta bloccata o timeout: verificare il nome host o l'indirizzo IP pubblico, la porta e il firewall. Un indirizzo locale non è sufficiente.
- Connessione rifiutata o porta chiusa: il servizio SSH/SFTP sul NAS non è in esecuzione, oppure la porta indicata nella finestra di dialogo è errata.
- Host non trovato: un errore di battitura nel nome o un problema DNS.
- Autenticazione fallita: verificare l'utente e la password.
- Connessione OK, ma la cartella non può essere letta: verificare il percorso di base e l'autorizzazione di lettura dell'utente.
- Impossibile avviare il sottosistema SFTP: SSH risponde, ma SFTP non è abilitato sul NAS.
Domande frequenti
- È necessario PaperOffice Classic per mantenere i file sul proprio server? No. Utilizzare Own Storage (BYOS) in PaperOffice AI.
- È possibile collegare una condivisione Windows? No. Utilizzare SFTP o Reverse SSH, oppure importare i file come file ZIP.
- È possibile utilizzare S3 o WebDAV come archiviazione personale? No. Sono disponibili solo come origine di importazione.
- Cosa succede se si perde la password di crittografia? I file non possono più essere decrittografati, nemmeno da PaperOffice.
- È possibile passare un'area di lavoro ad archiviazione propria in seguito? No. La posizione di archiviazione è fissa quando l'area di lavoro viene creata.