Dove vengono memorizzati i dati
I documenti vengono memorizzati e sottoposti a backup in Spagna, nel data center di proprietà di PaperOffice a Navarra. PaperOffice gestisce i propri server in loco e non utilizza cloud pubblico per questo scopo. Non è possibile scegliere una regione diversa. La parte contraente è PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., con sede a Pamplona, Navarra; si applica la legge spagnola.
È possibile collegare un proprio spazio di archiviazione sotto Storage Mounts (BYOS). I file rimangono crittografati sul proprio storage. PaperOffice mantiene comunque l'indice, i metadati e i risultati dell'IA nel proprio data center. L'archiviazione a norma di legge (WORM) non è disponibile sullo spazio di archiviazione personale, poiché il file rimane eliminabile.
Come proprietario o amministratore, aprire il Centro di fiducia nell'app per creare il pacchetto di conformità con l'accordo sul trattamento dei dati e le misure tecniche e organizzative. I dettagli su come vengono elaborati i dati personali sono disponibili nella privacy policy.
Scansione antivirus al caricamento e all'acquisizione delle email
PaperOffice AI verifica ogni file alla ricerca di virus e minacce prima che venga memorizzato. Non è necessario configurare nulla.
- Durante il caricamento, è possibile osservare che il file viene verificato. Un file pulito viene memorizzato come di consueto.
- Un file infetto viene rifiutato e non memorizzato. Non esiste una quarantena dei virus dalla quale sia possibile ripristinarlo. Verificare il file con il proprio antivirus e richiedere al mittente una copia pulita.
- Se la verifica è temporaneamente non disponibile, il file non viene memorizzato per motivi di sicurezza. Riprovare a breve.
- Un PDF protetto da password che viene sbloccato durante il caricamento viene nuovamente verificato dopo lo sblocco.
- Gli allegati email e i file caricati in una knowledge base vengono verificati allo stesso modo.
La scansione antivirus non costituisce la quarantena di sicurezza dell'audit di AI-DMS Ultra, che si applica ai documenti memorizzati con un elevato rischio di frode.
L'email in arrivo è genuina?
PaperOffice AI non verifica automaticamente l'autenticità delle email in entrata, ad esempio tramite SPF, DKIM o DMARC, e non emette un verdetto di "genuino" o "falso". Sono tuttavia disponibili strumenti per effettuare la verifica autonomamente:
- Selezionare un documento dall'acquisizione email e scegliere Azioni → Email → Mostra i dettagli della email per visualizzare l'intestazione, il mittente e i destinatari.
- Utilizzare Azioni → Email → Apri email originale per visualizzare il messaggio originale.
- Se l'email esiste come PDF, verificarla con un Trust Agent che utilizza il profilo di verifica per le esportazioni email. Questo strumento cerca contenuti nascosti, manipolazioni dell'intestazione e PDF contenenti solo immagini modificate. Il Trust Agent è a pagamento.
In caso di dubbio, contattare il mittente al telefono su un numero già noto, specialmente se sono cambiate le coordinate bancarie.
Archiviazione a norma di legge: WORM e blocco legale
WORM rende un documento non modificabile. Il tipo di documento e i dettagli di conservazione vengono quindi bloccati, e le modifiche avvengono solo come nuova versione con un commento obbligatorio. WORM si applica per documento e non può essere annullato.
- Aprire il documento. La scheda Panoramica indica se il documento è sicuro rispetto alle revisioni.
- Fare clic su Attiva conservazione WORM. Si aprirà la scheda Revisioni.
- Scegliere quando inizia il periodo: immediatamente o alla fine dell'anno.
- Confermare l'attivazione irreversibile.
Un blocco legale è un blocco di cancellazione, ad esempio durante un procedimento legale. Fare clic su Imposta Legal Hold nel documento, inserire una motivazione e confermare; utilizzare Rilascia per rimuoverlo. Un blocco legale impedisce la cancellazione, lo spostamento e la rinomina, incluse tutte le versioni, indipendentemente dal periodo di conservazione, e funziona anche senza WORM. Solo i proprietari e gli amministratori dell'organizzazione possono impostare o rimuovere un blocco legale.
- WORM è disponibile a partire dal tipo di spazio di lavoro Business e non sullo spazio di archiviazione personale (BYOS).
- L'attivazione di WORM è a pagamento.
- I registri di audit si trovano sotto Analytics AI → Centro Audit.
- PaperOffice fornisce versioni, checksum, un registro di accesso e termini di conservazione per normative come la tedesca GoBD. Se il processo nel suo complesso sia sufficiente, spetta al consulente fiscale valutare in base alla documentazione dei processi.
Inviare documenti in modo sicuro via email
Si inviano i file originali via email con prova di consegna. Il destinatario riceve un link sicuro, i PDF sono protetti da password e ogni apertura e download viene registrato.
- Aprire Documenti, selezionare fino a 10 documenti e scegliere Azioni → Condividi ed esporta → Invia via email.
- Inserire il destinatario, l'oggetto e un messaggio personale.
- Sotto Accesso sicuro, scegliere se la password del PDF viene inviata via email o SMS e fare clic su Invia ora.
- Verificare lo stato sotto Azioni → Condividi ed esporta → Stato di consegna. Lì si apre il protocollo, si revoca il link o si reinvia l'email.
Il link è valido per 7 giorni e ogni file può essere recuperato solo un numero limitato di volte. Dopo la revoca, il link non funziona più. L'invio, l'SMS e una prova PDF della consegna sono a pagamento. I documenti in quarantena di sicurezza non possono essere inviati.
Dispositivi, passkey e accesso a due fattori
Il Centro Sicurezza mostra i dispositivi e le sessioni del proprio account. Aprire il Centro nella barra laterale sotto Team e Sicurezza → Centro di sicurezza.
- Accoppiare uno smartphone con Aggiungere dispositivo mobile.
- Bloccare immediatamente uno smartphone smarrito o venduto: trovarlo tra i dispositivi registrati, aprire il relativo menu e scegliere Blocco per tutti gli account. Tutte le sessioni sul dispositivo terminano. Questo blocco esiste solo per smartphone e tablet ed è attivabile solo dall'account proprietario del dispositivo.
- Annulla validità disconnette solo un dispositivo dal proprio account; Rimuovi elimina il record del dispositivo in modo permanente.
- Sui dispositivi con un autenticatore integrato come Windows Hello, si configura una passkey nella stessa pagina, sotto Windows Hello / Passkey. La scheda compare solo se il dispositivo lo supporta.
- Quando si effettua l'accesso, PaperOffice può richiedere un codice di conferma, ad esempio su un nuovo dispositivo o da una rete insolita. Il codice viene inviato via email o, se per l'utente è impostato un numero di telefono per l'accesso a due fattori, tramite SMS. L'accesso a due fattori per utente viene attivato in Gestione utenti; ciò richiede il rinnovo automatico attivo, poiché l'invio dei codici è a pagamento. Un'applicazione di autenticazione non è ancora disponibile.
- Esiste una whitelist IP per le chiavi API. Una restrizione IP per utenti o gruppi al momento non ha effetto.
Domande frequenti
- Posso scegliere dove vengono memorizzati i miei dati? No. I documenti sono archiviati nel data center di proprietà di PaperOffice a Navarra, Spagna. Con l'archiviazione personale, i file restano con l'utente.
- Posso ripristinare un file rifiutato dallo scanner antivirus? No. I file infetti non vengono memorizzati.
- PaperOffice mi dice se un'email è falsa? No. Fornisce strumenti per verificare l'intestazione, il mittente e le email in PDF.
- È possibile annullare WORM? No. Utilizzare un blocco legale se serve solo un blocco temporaneo.
- Per quanto tempo funziona un link per email sicura? 7 giorni, a meno che non venga revocato prima.