Organizzazione, account root e utenti
PaperOffice AI appartiene a un'unica organizzazione. I Credits, i documenti, gli spazi di lavoro e la fatturazione si applicano a tale organizzazione, non a una singola persona o dispositivo.
L'account root è il proprietario dell'organizzazione. Viene creato al momento della registrazione dell'organizzazione. Solo l'account root visualizza Elimini l'account nelle impostazioni e può eliminare definitivamente l'organizzazione. È inoltre responsabile del piano, del portafoglio e delle fatture.
Ulteriori persone lavorano come utenti (account membri) nella stessa organizzazione. Non visualizzano l'eliminazione dell'account. Una sessione che agisce per conto di un altro account (impersonificazione) non eredita i diritti root per l'eliminazione dell'account.
La gestione degli utenti e le impostazioni dell'organizzazione sono disponibili nell'app web e desktop, non nell'app mobile.
Invitare un utente
- Aprire Gestione utenti nell'app web o desktop.
- Creare un nuovo utente.
- Invitare l'utente. Il link di invito viene inviato o copiato.
La persona invitata apre il link e completa l'accesso. Questo non corrisponde alla registrazione pubblica, che creerebbe una nuova organizzazione.
Rimuovere un utente
La rimozione di un utente si applica a un singolo account membro. L'organizzazione, i documenti e gli altri utenti restano invariati. Aprire Gestione utenti, selezionare l'utente ed eliminare. La conferma si riferisce a questo utente, non all'organizzazione.
L'eliminazione dell'account è un'operazione diversa: elimina l'account root e l'intera organizzazione. Assistenza: Come eliminare il mio account PaperOffice?
Fornire accesso al proprio commercialista o ad altre persone esterne
Le persone esterne, come il proprio commercialista, ottengono l'accesso tramite un invito email a uno spazio di lavoro e accedono con il proprio account PaperOffice. Questo funziona solo per gli spazi di lavoro di tipo Business e solo l'account root o gli amministratori possono condividere.
- Aprire Document AI → Workspaces e lo spazio di lavoro con i propri documenti. Verificare che il tipo di spazio di lavoro sia Business.
- Passare alla scheda Condivisione e fare clic su Nuova condivisione esterna.
- Scegliere il canale email e inserire l'indirizzo email.
- Scegliere l'accesso ai documenti: visualizzazione e download, oppure visualizzazione, download e caricamento. Impostare la durata della condivisione.
- Fare clic su Salva e attiva condivisione.
- Il destinatario apre il link nell'email ed effettua l'accesso o la registrazione. Fino ad allora, la condivisione risulta in attesa.
- Le persone esterne non ottengono mai diritti di modifica o amministrazione.
- Il proprio account paga per i caricamenti della persona esterna e per la loro elaborazione. Un budget mensile limita questa attività.
- In Condivisioni attive, è possibile modificare i diritti o revocare la condivisione. L'accesso termina immediatamente.
- Le persone esterne appaiono in Gestione utenti con il ruolo "Esterno". I dipendenti dell'organizzazione vengono invitati lì come utenti, non tramite una condivisione.
Il canale telefonico di una condivisione, con numero di cellulare e PIN, è un'altra cosa: un chiamante pone domande a un agente telefonico riguardo allo spazio di lavoro. Non è il metodo corretto per far lavorare il proprio commercialista sui propri documenti.
Accesso tramite app e chiavi API
L'accesso tramite app nel browser, nell'app desktop o nell'app mobile è una sessione personale. Le chiavi API sono destinate a script, MCP e integrazioni; non sostituiscono l'accesso di una persona all'interfaccia. Entrambi consumano Credits dal pool dell'organizzazione.
Le chiavi API vengono gestite nell'app web e desktop nella pagina API dell'area account. Gli assistenti come Claude o ChatGPT di solito si connettono tramite un accesso con il proprio account PaperOffice invece che tramite una chiave.
Domande frequenti
- Un utente può eliminare l'organizzazione? No. Solo l'account root può farlo.
- La rimozione di un utente elimina i documenti? No. L'organizzazione e i suoi documenti restano invariati.
- Come fornire accesso al proprio commercialista? Tramite una condivisione esterna su uno spazio di lavoro Business, tramite invito email.
- Le persone esterne possono modificare i documenti? No. Al massimo possono visualizzare, scaricare e caricare.
- È possibile gestire gli utenti dal telefono? No. La gestione degli utenti è disponibile nell'app web e desktop.