これは何か、何のためにあるのか
ワークスペースを外部に共有すると、税理士がアクセス権を取得します。税理士はメール招待を受け取り、自身のPaperOfficeアカウントでサインインします。これはタイプBusinessのワークスペースでのみ機能します。共有できるのはrootまたは管理者のみです。
仕組み
- Document AI → Workspacesを開き、文書が含まれるワークスペースを選択します。
- Workspace タイプタブで、Businessが選択されていることを確認します。
- 共有タブに切り替え、新しい外部共有をクリックします。
- メールチャネルを選択し、メールアドレスを入力します。
- ドキュメントアクセスレベルを選択します：表示＋ダウンロードまたは表示＋ダウンロード＋アップロード。共有の有効期間を設定します。
- 共有を保存して有効化をクリックします。
知っておくと便利な情報
- 受信者はメール内のリンクを開き、サインインまたは登録します。それまでは共有は「保留中」と表示されます。
- 外部の担当者が編集権限や管理者権限を取得することはありません。
- 外部の担当者によるアップロードとその処理の費用は、あなたのアカウントが負担します。月次予算によってこれが制限されます。
- 有効な共有で権限を変更するか、取り消しをクリックします。アクセスは直ちに終了します。
- 外部の担当者はユーザー管理に「外部」という役割で表示されます。組織の従業員は共有ではなく、そこでユーザーとして招待します。
- 携帯電話番号とPINを使用する電話チャネルは別のものです。発信者が電話エージェントにワークスペースに関する質問をします。これにはConversation AIの共有ゲートウェイが必要です。税理士が文書を扱うための正しい方法ではありません。