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PaperOffice AI에서 문서 추가 및 가져오기: 완전 가이드

개요: 어떤 방법이 적합합니까

PaperOffice AI의 모든 문서는 워크스페이스에 저장됩니다. 아직 워크스페이스가 없다면 먼저 생성하십시오: PaperOffice AI에서 워크스페이스를 어떻게 생성합니까? 그런 다음 상황에 맞는 방법을 선택하십시오:

  • 몇 개의 단일 파일: 워크스페이스에서 문서 추가
  • 기존 아카이브를 ZIP 파일 또는 자체 스토리지에서: import 마법사의 문서 가져오기
  • 송장이 도착하는 사서함: import 마법사로 한 번, 커넥터로 지속적으로
  • 사무실의 종이 문서: 스캔을 PaperOffice AI로 직접 전송하는 네트워크 스캐너
  • 이동 중: 스마트폰

어떤 방법을 선택하든, 모든 문서는 해당 워크스페이스의 AI-DMS 티어에 따라 처리됩니다.

단일 파일 업로드

  1. Document AI → Workspaces를 열고 워크스페이스를 열거나 문서를 직접 여십시오.
  2. 툴바에서 문서 추가를 클릭하십시오. 이 버튼은 문서가 선택되지 않았을 때 표시됩니다.
  3. 파일 탭에서 파일을 업로드 영역으로 드래그하거나 찾아보십시오. 여러 파일을 허용하며 Ctrl+V로 붙여넣을 수 있습니다.
  4. 중복 검사를 기다리십시오. 그런 다음 파일 수를 나타내는 시작 버튼을 클릭하십시오. 이 클릭만이 전송을 시작합니다.

이후 파일이 누락된 경우, 일반적으로 시작 버튼을 클릭하지 않았거나, 워크스페이스가 열려 있지 않거나, Credits가 소진되었기 때문입니다.

import 마법사로 아카이브 가져오기

더 큰 저장소(예: PaperOffice Classic에서 내보낸 데이터, 폴더 트리 또는 큰 ZIP 파일)는 import 마법사를 통해 처리됩니다:

  1. Document AI → Workspaces를 열고 대상 워크스페이스를 선택하십시오.
  2. 작업 → 문서 가져오기를 선택하십시오.
  3. 소스를 선택하십시오. 컴퓨터 & 네트워크는 컴퓨터에서 최대 5GB 및 2000개의 파일이 포함된 ZIP 파일을 가져옵니다. 스토리지 마운트는 SFTP, S3 또는 WebDAV에서 가져오며, 마운트는 가져오기 소스로 설정되어야 합니다. 이메일 아카이브는 저장된 사서함에서 가져옵니다.
  4. ZIP 파일의 경우 전송이 완료될 때까지 기다리십시오. 스토리지 마운트의 경우 마운트와 소스 폴더를 선택하십시오.
  5. 요약 정보를 확인하십시오: 마법사는 파일 수, 크기 및 폴더를 계산합니다. 중복 자동 건너뛰기가 기본적으로 선택되어 있으므로 워크스페이스에 이미 있는 콘텐츠는 다시 가져와지지 않습니다.
  6. 가져오기를 시작하고 진행 상황을 따르십시오.

SMB 및 Windows 공유는 소스 유형이 아닙니다. ZIP 파일이 허용하는 것보다 큰 저장소의 경우 스토리지 마운트를 사용하십시오. Classic에서 오셨나요? 먼저 문서를 원본 파일로 내보내십시오: PaperOffice Classic에서 PaperOffice AI로.

사서함에서 문서 가져오기

사서함은 Email(IMAP) 유형의 스토리지 마운트로 연결됩니다:

  1. Document AI → Storage Mounts를 열고 Storage Mount 추가를 클릭하십시오.
  2. 가져오기 소스로 사용 및 연결 유형 이메일 (IMAP)을 선택하십시오.
  3. IMAP 서버, 포트 993, 사용자 이름 또는 이메일 주소 및 비밀번호를 입력하고 SSL/TLS를 켜둔 상태로 두십시오. 연결을 테스트하고 저장하십시오. 제공업체에서 앱 비밀번호를 요구하는 경우 해당 비밀번호를 입력하십시오.

이전 이메일의 경우, 소스 이메일 아카이브를 사용하여 가져오기 마법사를 한 번 실행하십시오. 새 이메일의 경우 커넥터를 생성하십시오: Document AI → Connectors를 열고 커넥터 생성을 클릭한 후 사서함과 대상 워크스페이스를 선택하고, 가져오기 간격과 가져오기 후 작업을 설정하십시오. 커넥터는 새 이메일만 가져오며, 확인 간격은 가장 짧아도 5분입니다. 동일한 내용은 두 번 가져오지 않습니다.

네트워크 스캐너로 스캔

네트워크 스캐너 또는 복합 기능 프린터는 스캔을 PaperOffice AI로 직접 보낼 수 있습니다. PaperOffice는 이를 위한 전용 SFTP 사서함을 제공합니다:

  1. Document AI → Storage Mounts를 열고 Storage Mount 추가를 클릭하십시오. 가져오기 소스로 사용과 연결 유형 스캐너 엔드포인트로 제공을 선택하십시오.
  2. 엔드포인트 활성화를 클릭하고 접근 정보와 대상 폴더 /inbox를 복사하십시오.
  3. 이 스토리지 마운트에 대한 연결고리와 대상 워크스페이스를 생성하십시오.
  4. 스캐너에서 호스트 sftp.paperoffice.ai, 포트 2022, 폴더 /inbox 및 복사한 접근 정보를 사용하여 SFTP 목적지를 추가하십시오.

이메일로 스캔, SMB 폴더로 스캔, 그리고 /inbox 폴더의 FTPS 또는 WebDAV는 불가능합니다. 접근 정보는 이후에 변경할 수 없으며, 새로운 접근 정보를 얻으려면 엔드포인트를 삭제하고 다시 생성해야 합니다. 도움말: 네트워크 스캐너로 PaperOffice AI로 직접 스캔.

스마트폰으로 스캔

모바일 앱에서 워크스페이스를 선택한 후 카메라로 스캔하거나 기존 파일을 업로드하십시오. 네트워크가 없는 경우 문서가 대기열에 보관되었다가 나중에 전송됩니다. 도움말: 스마트폰에서 문서 캡처.

가져오기 후: 처리 및 페이지 제한

저장 및 처리는 두 단계로 이루어집니다. 가져오기는 파일을 워크스페이스에 복사한 후, 워크스페이스의 AI-DMS 계층이 이를 처리합니다. 처리가 진행되는 동안에는 검색에서 문서의 내용으로 아직 찾을 수 없습니다. 저장만 워크스페이스는 파일만 저장하며 처리를 시작하지 않습니다.

워크스페이스에는 처리를 위한 페이지 제한이 있습니다. 기본값은 문서당 20페이지이며, 최대값은 40페이지입니다. 제한을 초과하는 페이지는 AI-DMS에서 처리되지 않습니다. 워크스페이스 생성 또는 편집 시 제한을 설정합니다.

가져오기 및 처리는 조직의 Credits를 소비합니다. Credits가 소진되면, Credits가 다시 사용 가능해질 때까지 가져오기가 대기됩니다.

폴더

PaperOffice AI에서 폴더 트리는 각 문서의 저장 경로를 보여줍니다. ZIP 파일 또는 스토리지 마운트에서 하위 폴더는 해당 경로에 유지됩니다. 폴더 뷰는 필터링 및 탐색을 위한 것이며, 빈 폴더를 생성하기 위한 파일 탐색기가 아닙니다.

작업 → 새 폴더를 사용하여 선택한 문서를 문서 폴더로 그룹화할 수 있습니다. 이를 위해서는 최소 두 개의 문서가 필요합니다.

문서 유형

문서 유형은 문서의 종류와 이에 속하는 규칙(분류, 보존 및 선택적으로 기본 IDP 에이전트)을 나타냅니다. 처리는 유형을 인식하고 문서를 보관할 위치를 제안합니다.

  1. Document AI → 문서 유형을 열고 새로운 문서 유형을 클릭하십시오.
  2. 법적 지역, 기본 IDP 에이전트, 보존 및 템플릿을 포함하여 대화 상자를 채우고 저장하십시오.

휴지통

워크스페이스에서 문서를 선택하고 작업 → 휴지통으로 이동을 선택하십시오. 보안 등급이 Business 또는 Compliance인 워크스페이스에서는 문서가 일반 목록에서 제거되지만 그 시점에 영구 삭제되지는 않습니다. 보안 등급이 Standard인 워크스페이스에는 휴지통이 없습니다. 그곳에서는 문서가 즉시 영구 삭제되며, 앱이 사전에 경고합니다.

루트 계정 및 관리자는 워크스페이스 목록 끝에 있는 휴지통에서 문서를 복원하거나 휴지통을 비울 수 있습니다. 휴지통을 비우면 문서가 즉시 영구적으로 제거됩니다. 전체 워크스페이스를 삭제하는 것은 별개의 영구 작업입니다.

자주 묻는 질문

  • ZIP 파일의 최대 크기는 얼마입니까? 최대 5GB 및 2000개 파일입니다. 더 큰 저장소의 경우 스토리지 마운트를 사용하십시오.
  • Windows 공유에서 가져올 수 있습니까? 아니요. SMB 및 Windows 공유는 소스 유형이 아닙니다. SFTP, S3 또는 WebDAV를 사용하십시오.
  • 왜 검색에서 새 문서를 찾을 수 없습니까? 처리가 아직 진행 중이거나, 문서가 볼 수 없는 워크스페이스에 있습니다.
  • 중복 파일은 두 번 가져오됩니까? 아니요. 동일한 내용은 건너뜁니다.
  • 문서를 휴지통으로 이동하면 즉시 삭제됩니까? Business 및 Compliance 워크스페이스에서는 아니요. 휴지통을 비우거나 보존 기간이 경과한 후에만 영구적으로 제거됩니다. Standard 워크스페이스에는 휴지통이 없으며, 그곳에서는 삭제가 즉시 영구적으로 이루어집니다.