문서가 도착하면 어떻게 됩니까?
문서가 워크스페이스에 도착하면 PaperOffice AI는 다음 세 단계로 처리합니다:
- 읽기: AI 텍스트 인식이 텍스트와 레이아웃을 캡처하며, 디지털 PDF뿐만 아니라 스캔과 사진도 인식합니다. 일치하는 티어에서는 필기체, 도장, 서명 및 체크된 상자도 인식됩니다.
- 분류: PaperOffice는 문서 유형(예: 송장, 계약서 또는 납품서)을 인식하고 보관 위치를 제안합니다.
- 추출: PaperOffice는 헤더 데이터, 개별 필드, 테이블 및 줄 항목을 페이지 간에 걸쳐 반환합니다. 각 필드는 값, 신뢰도 및 페이지 내 위치 정보와 함께 반환됩니다.
처리 과정은 업로드 또는 가져오기 후 백그라운드에서 실행되며 시간이 소요됩니다. 기본적으로 문서의 처음 20페이지가 처리되며 최대 40페이지까지 처리할 수 있습니다.
AI-DMS 티어: Basic, Premium 및 Ultra
문서가 얼마나 깊이 처리되는지는 AI-DMS 티어에 따라 결정됩니다. 티어는 계정 대신 워크스페이스에 속합니다. 새 워크스페이스는 Premium으로 시작합니다. 여러 워크스페이스가 서로 다른 티어를 사용할 수 있으며, 예를 들어 Basic의 아카이브와 Premium의 현재 작업이 해당됩니다.
- 저장 전용: 문서는 AI 처리 없이 저장됩니다. 텍스트 인식이 수행되지 않으며 콘텐츠 내 검색도 불가능합니다.
- Basic(IDP Light): AI 텍스트 인식, 전체 텍스트 아카이브, 문서 유형 및 메타데이터. 주로 전체 텍스트로 검색하는 대규모 아카이브에 적합합니다.
- Premium(IDP Full): Basic의 모든 기능에 비즈니스 필드, 시맨틱 검색, 문서 간 관계, 엔티티 추출 및 Knowledge Graph가 추가됩니다. 송장, 계약서 및 사례 처리에 적합한 일반적인 선택입니다.
- Ultra(MEGA Vision): Premium의 모든 기능에 이미지 이해 기능과 사기 위험 점수를 포함한 보안 감사가 추가됩니다. 모든 워크스페이스의 기본값이 아닌, 필요할 때만 사용됩니다.
더 높은 티어는 더 많은 Credits를 소비합니다. 세부 정보: AI-DMS 티어: Basic, Premium 및 Ultra.
문서 유형 및 IDP 에이전트
문서 유형은 PaperOffice에게 다루고 있는 문서의 종류를 알려줍니다. Document AI에서 관리할 수 있습니다. 도움말: 문서 유형이란 무엇입니까?
비용 센터나 계약 번호와 같은 특정 필드가 필요한 경우 IDP 에이전트로 저장합니다. IDP 에이전트는 추출할 필드와 필수 필드를 정의합니다. 도움말: IDP 에이전트를 어떻게 생성합니까? 시작을 돕기 위한 준비된 템플릿이 있습니다: 템플릿에서 IDP 에이전트 생성.
수신 송장: 모든 수신 경로를 위한 단일 흐름
수신 송장은 PDF, 스캔, 사진 또는 전자송장으로 도착합니다. PaperOffice AI는 동일한 흐름으로 이를 모두 읽습니다. 업로드, 가져오기, 연결된 메일박스 또는 스마트폰을 통해 워크스페이스로 전달됩니다.
결과에는 공급업체, 부가세 ID, IBAN, 송장 번호 및 날짜와 같은 헤더 데이터, 줄 항목 및 합계가 포함됩니다. 계산 검사는 줄 항목, 세금율 및 합계가 일치하는지 테스트합니다. 각 필드는 위치와 신뢰도와 함께 저장됩니다. 승인 및 후속 작업은 워크플로우 에이전트를 통해 실행됩니다. 도움말: 워크플로우 에이전트를 어떻게 생성합니까?
전자송장: 읽기 및 유효성 검사
XML 또는 임베디드 XML이 포함된 PDF 형식으로 전자송장을 보관할 때 PaperOffice는 형식을 인식하고 데이터를 XML에서 직접 가져옵니다. XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, EN 16931 송장 및 스페인 Facturae의 경우 PaperOffice는 송장이 유효한지 여부도 확인합니다.
- 전자송장을 워크스페이스에 업로드하고 처리가 완료될 때까지 기다립니다.
- 문서에서 이름은 '전자송장 유효', '전자송장 무효' 또는 '전자송장 검증 불가'로 표시됩니다.
- 송장을 열고 감사 탭으로 이동합니다. 전자송장 프로토콜 블록에는 검증 모듈, 검사 시간 및 실패한 규칙이 표시됩니다. 다운로드 프로토콜을 사용하여 저장할 수 있습니다.
검사는 필수 필드, 합계, 세금 내역, 부가세 ID 및 IBAN 등 핵심 EN 16931 규칙을 포함합니다. 이는 KoSIT 검증기와의 공식 검사를 대체하지 않습니다. 이탈리아 FatturaPA 송장은 읽히지만 검증되지 않습니다. Facturae의 경우 전자 서명이 감지되어 존재한다고 표시되지만 검증되지는 않습니다. 인식 및 검증은 Basic을 포함한 모든 AI-DMS 티어에서 작동합니다.
3자 일치: 송장, 납품서 및 구매 주문
3자 일치는 송장이 구매 주문과 납품서와 일치하는지 확인합니다. PaperOffice는 문서 처리가 완료되면 이를 자동으로 실행합니다. 문서가 동일한 워크스페이스에 있고 동일한 구매 주문 참조를 가지고 있으면 함께 묶입니다. 금액, 수량 및 품목별 가격을 확인합니다.
- 구매 주문, 납품서 및 송장을 동일한 워크스페이스에 보관하십시오.
- 송장을 열고 감사 탭으로 이동하여 3자 일치 블록을 읽으십시오: 일치 성공, 편차 또는 부분 일치.
- 구매 주문 열기 또는 납품서 열기를 사용하여 일치 문서로 이동하십시오.
개요를 보려면 문서를 열고 구매 주문 참조 기준으로 그룹화한 후 일치 세부 정보를 클릭하십시오. 구매 주문 참조가 없으면 일치가 이루어지지 않습니다. 납품서가 누락된 경우 PaperOffice는 구매 주문과 송장만 비교합니다. 구매 주문이 발견되면 일치 검사는 유료로 처리됩니다.
필수 필드가 누락된 경우 사람의 검토
PaperOffice AI는 IDP 에이전트가 필수 필드를 신뢰할 수 있게 제공할 수 없거나 워크플로우에서 승인을 요청할 때 중단하고 사람에게 문의합니다. 작업은 Workflow AI → Human In The Loop 작업 아래에 표시됩니다. 작업을 열고 누락된 필드를 채우거나 승인을 처리한 후 작업을 완료하십시오. 그러면 워크플로우가 다음 단계로 진행됩니다. 문서는 검토 동안 해당 워크스페이스에 그대로 유지됩니다.
Split Agent: 배치 스캔을 개별 문서로 분리
영수증 더미를 하나의 PDF로 스캔하셨나요? Split Agent은 이를 개별 문서로 분리하고 각 부분을 대상 워크스페이스에 파일링합니다.
- Document AI → Split Agent를 열고 Split Agent 생성을 클릭하십시오.
- 분할 규칙을 선택하십시오: 자동(AI), 문서당 고정 페이지 수, 엔티티 구분자 또는 사용자 지정 지침. 대상 워크스페이스을 선택하고 저장하십시오.
- 문서에서 PDF를 선택하고 작업 → 에이전트 및 워크플로우 → Split을 선택하여 에이전트를 시작하십시오.
PDF만 분할됩니다. 경계가 불확실한 경우 작업은 Human In The Loop Tasks 아래에 나타나며, 페이지 번호로 경계를 수정할 수 있습니다. Split Agent은 유료 서비스입니다. 무료 'PDF 분할' 웹 도구가 아니며 PaperOffice Classic의 구분용 시트가 아닙니다.
Trust Agent: PDF의 변조 여부 확인
Trust Agent은 PDF의 기술적 이상 징후를 확인합니다: 숨겨진 텍스트, 불투명한 영역 아래의 텍스트, 임베디드 파일, JavaScript 및 표시된 콘텐츠와 텍스트 레이어 간의 차이. 결과는 문서에 신뢰 인증서로 저장됩니다.
- Document AI → Trust Agent를 열고 Trust Agent 생성을 클릭하십시오. 검증 프로필(예: 송장 또는 계약)과 티어를 선택하십시오.
- 문서에서 PDF를 선택하고 작업 → 에이전트 및 워크플로우 → Trust → Trust Agent로 검사을 선택하십시오.
- 인증서 보기로 결과를 확인하십시오.
원본 파일은 변경되지 않으며 복사본에만 표시가 됩니다. 확인 후 파일이 변경되면 결과가 더 이상 유효하지 않습니다. 결과는 증거를 포함한 평가일 뿐, 사기의 증명은 아닙니다. 이 확인 서비스는 유료입니다.
AI-DMS Ultra의 보안 감사
Ultra, PaperOffice AI는 보안 감사에서 새로운 문서를 확인할 때 1부터 10까지의 사기 위험 점수와 추론 및 소견을 제공합니다. 영수증과 청구서의 경우, 공급업체의 부가세(VAT) ID는 VIES를 통해 확인됩니다. Basic과 Premium에는 이 기능이 포함되어 있지 않습니다.
- 문서의 감사 탭에는 점수, 추론 및 발견 사항이 표시됩니다. 모든 미해결 발견 사항은 Analytics AI → 감사 센터 아래에 있습니다.
- PaperOffice 계정 → 조직 → 문서 감사 격리에서 루트 계정이 격리 기능을 켜거나 끄고 임계값을 설정합니다.
- 임계값에 도달하면 새로운 Ultra 문서는 보안 격리 구역으로 이동하며 “Quarantäne” 태그가 부여됩니다. 워크스페이스에 쓰기 권한이 있는 사용자가 해제할 때까지 편집, 이동, 다운로드 및 삭제가 차단됩니다. 메모, 댓글 및 법적 보존은 계속 가능합니다.
- VIES 발견 사항은 참고 사항일 뿐 격리를 유발하지 않습니다. 점수는 평가일 뿐 사기의 증명은 아닙니다.
자주 묻는 질문
- 어떤 티어를 선택해야 하나요? 송장, 계약 및 사례에는 Premium을 사용하십시오. 순수 아카이브에는 Basic을 사용하십시오. 이미지 이해 또는 보안 감사가 필요한 경우에만 Ultra를 사용하십시오.
- 다른 티어를 사용할 수 있나요? 네. 티어는 워크스페이스에 속합니다.
- 전자송장 확인이 공식 검증을 대체하나요? 아니요. 핵심 규칙을 다루지만 KoSIT 검증 전체를 포함하지는 않습니다.
- Trust Agent가 원본 파일을 변경하나요? 아니요. 복사본에만 표시가 됩니다.
- 미해결 검토는 어디에 있나요? Workflow AI → Human In The Loop Tasks 아래에 있습니다.