데이터 저장 위치
귀하의 문서는 스페인 나바라에 위치한 PaperOffice의 자체 데이터 센터에서 저장 및 백업됩니다. PaperOffice는 해당 지역에 자체 서버를 운영하며 이를 위해 공공 클라우드를 사용하지 않습니다. 다른 지역을 선택할 수 없습니다. 계약 당사자는 나바라 팜플로나에 본사를 둔 PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U.이며 스페인 법이 적용됩니다.
Storage Mounts(BYOS) 아래 자체 저장소를 연결할 수 있습니다. 파일은 저장소에서 암호화된 상태로 유지됩니다. PaperOffice는 인덱스, 메타데이터 및 AI 결과를 자체 데이터 센터에 계속 보관합니다. 파일이 삭제 가능하기 때문에 자체 저장소에서는 감사 증명 아카이빙(WORM)을 사용할 수 없습니다.
소유자 또는 관리자로서 앱에서 신뢰 센터를 열어 데이터 처리 계약 및 기술적·조직적 조치를 포함한 규정 준수 패키지를 생성하십시오. 개인 데이터 처리에 대한 자세한 내용은 개인정보 보호정책을 참조하십시오.
업로드 및 이메일 수신 시 바이러스 검사
PaperOffice AI는 파일을 저장하기 전에 모든 파일의 바이러스 및 위협을 검사합니다. 별도로 설정할 필요가 없습니다.
- 업로드 중 파일이 검사되는 것을 확인할 수 있습니다. 안전한 파일은 일반처럼 저장됩니다.
- 감염된 파일은 거부되며 저장되지 않습니다. 복원할 수 있는 바이러스 격리 공간도 없습니다. 파일을 자체 백신 프로그램으로 검사하고 발신자에게 안전한 사본을 요청하십시오.
- 검사가 잠시 사용 불가한 경우, 안전을 위해 파일도 저장되지 않습니다. 잠시 후 다시 시도하십시오.
- 업로드 중에 잠금이 해제된 암호 보호 PDF는 잠금 해제 후 다시 검사됩니다.
- 이메일 첨부 파일과 지식베이스에 업로드한 파일은 동일한 방식으로 검사됩니다.
바이러스 검사는 높은 사기 위험이 있는 저장 문서에 적용되는 AI-DMS Ultra 감사의 보안 격리 기능이 아닙니다.
수신 이메일이 진위입니까?
PaperOffice AI는 SPF, DKIM 또는 DMARC를 통해 수신 이메일의 진위 여부를 자동으로 검사하거나 '진짜' 또는 '가짜' 판정을 내리지 않습니다. 직접 확인할 수 있는 도구가 있습니다:
- 이메일 수신에서 문서를 선택하고 작업 → 이메일 → 이메일 세부 정보 표시를 선택하여 헤더, 발신자 및 수신자를 확인할 수 있습니다.
- 작업 → 이메일 → 원본 이메일 열기를 사용하여 원래 메시지를 확인할 수 있습니다.
- 이메일이 PDF로 존재하는 경우, 이메일 내보내기를 위한 검증 프로필을 사용하는 Trust Agent로 검사하십시오. 숨겨진 콘텐츠, 헤더 조작 및 편집된 이미지 전용 PDF를 찾아냅니다. Trust Agent는 유료 서비스입니다.
의심스러운 경우, 특히 은행 계좌 정보가 변경된 경우 이미 알고 있는 번호로 발신자에게 전화하십시오.
감사 증명 아카이빙: WORM 및 법적 보류
WORM은 문서를 감사 증명 가능하게 만듭니다. 문서 유형 및 보존 세부 사항이 잠기며, 변경은 필수 댓글과 함께 새 버전으로만 발생합니다. WORM은 문서별로 적용되며 되돌릴 수 없습니다.
- 문서를 엽니다. 개요 탭에서 수정 방지 상태인지 확인할 수 있습니다.
- WORM 보관 활성화를 클릭합니다. 개정 탭이 열립니다.
- 기간 시작 시점을 선택하십시오: 즉시 또는 연말.
- 되돌릴 수 없는 활성화를 확인하십시오.
법적 보류는 법적 사건 중과 같은 경우의 삭제 잠금입니다. 문서에서 법적 보류 설정을 클릭하고, 이유를 입력한 후 확인하십시오. 해제하려면 해제를 사용하십시오. 법적 보류는 보존 기간과 무관하게 모든 버전의 삭제, 이동 및 이름 바꾸기를 차단하며, WORM 없이도 작동합니다. 법적 보류를 설정하거나 해제할 수 있는 권한은 조직의 소유자와 관리자만 가지고 있습니다.
- WORM은 Business 작업 공간 유형부터 사용 가능하며, 자체 저장소(BYOS)에서는 사용할 수 없습니다.
- WORM 활성화는 유료입니다.
- 감사 기록은 Analytics AI → 감사 센터에 있습니다.
- PaperOffice는 버전, 체크섬, 접근 로그 및 독일 GoBD와 같은 규정의 보존 조건을 제공합니다. 전체 프로세스가 충분한지 여부는 귀하의 프로세스 문서를 기반으로 세무 고문이 판단해야 합니다.
문서를 안전하게 이메일로 보내세요
송달 증명을 첨부하여 원본 파일을 이메일로 보냅니다. 수신자는 안전한 링크를 받게 되며, PDF는 비밀번호로 보호되고 모든 열람 및 다운로드가 기록됩니다.
- 문서를 열고 최대 10개의 문서를 선택한 후 작업 → 공유 및 내보내기 → 이메일로 보내기를 선택하세요.
- 수신자, 제목 및 개인 메시지를 입력하세요.
- 보안 액세스에서 PDF 비밀번호가 이메일로 전송될지 SMS로 전송될지 선택한 후 지금 보내기를 클릭하세요.
- 작업 → 공유 및 내보내기 → 발송 상태에서 상태를 확인하세요. 거기서 프로토콜을 열거나 링크를 무효화하거나 이메일을 다시 보낼 수 있습니다.
링크는 7일 동안 유효하며, 각 파일은 제한된 횟수만큼만 검색할 수 있습니다. 무효화 후 링크는 더 이상 작동하지 않습니다. 전송, SMS 및 송달 증명 PDF는 유료입니다. 보안 격리 상태의 문서는 보낼 수 없습니다.
디바이스, 패스키 및 2단계 로그인
보안 센터는 계정의 디바이스와 세션을 보여줍니다. 사이드바의 팀 및 보안 → 보안 센터에서 여세요.
- 스마트폰 추가로 스마트폰을 페어링하세요.
- 분실 또는 판매된 스마트폰을 즉시 잠금: 등록된 디바이스에서 찾아 메뉴를 열고 모든 계정에 대한 기기 잠금을 선택하세요. 디바이스의 모든 세션이 종료됩니다. 이 잠금은 스마트폰과 태블릿에만 존재하며, 디바이스를 소유한 계정만 이를 트리거할 수 있습니다.
- 무효화는 디바이스를 계정에서 분리하는 것일 뿐이며, 제거는 디바이스 기록을 영구적으로 삭제합니다.
- Windows Hello와 같은 내장 인증자가 있는 디바이스에서는 같은 페이지의 Windows Hello / 패스키에서 패스키를 설정합니다. 해당 카드는 디바이스가 이를 지원하는 경우에만 표시됩니다.
- 로그인 시 PaperOffice은(는) 새로운 기기나 비정상적인 네트워크 환경에서 확인 코드를 요청할 수 있습니다. 해당 코드는 이메일로 발송되며, 사용자가 2단계 로그인용 전화번호를 설정한 경우 SMS로도 발송됩니다. 2단계 로그인은 사용자 관리에서 사용자별로 활성화할 수 있으며, 코드 발송은 유료 서비스이므로 활성 자동 충전이 필요합니다. 현재 인증 앱은 제공되지 않습니다.
- API 키에 대한 IP 화이트리스트가 있습니다. 사용자 또는 그룹에 대한 IP 제한은 현재 효과가 없습니다.
자주 묻는 질문
- 데이터 저장 위치를 선택할 수 있나요? 아니요. 문서는 PaperOffice의 자체 데이터 센터(스페인 나바라)에 저장됩니다. 자체 스토리지를 사용하면 파일이 귀하에게 유지됩니다.
- 바이러스 스캔에서 거부한 파일을 복원할 수 있나요? 아니요. 감염된 파일은 저장되지 않습니다.
- PaperOffice가 이메일이 가짜인지 알려주나요? 아니요. 헤더, 발신자 및 이메일 PDF를 확인하는 도구를 제공합니다.
- WORM을 되돌릴 수 있나요? 아니요. 임시 잠금만 필요하면 법적 보류를 사용하세요.
- 안전한 이메일 링크는 얼마나 유효합니까? 7일 동안 유효하며, 그 전에 무효화할 수 있습니다.