Waarvoor zwartmaken in PaperOffice dient
Zwartmaken dient om documenten veilig naar buiten te brengen: naar Claude, ChatGPT, een overheidsinstantie, een advocaat of een zakelijke partner. PaperOffice blijft het System of Record en bewaart het origineel. Er wordt altijd een kopie zwartgemaakt.
Zo maakt u een document met AI zwart
- Selecteer het document in het documentoverzicht.
- Klik op “Acties”, daarna op “Delen en exporteren” en vervolgens op “Zwart maken en downloadlink maken”.
- Kies een scenario. Het scenario bepaalt wat zwart wordt gemaakt en wat zichtbaar blijft.
- De AI zoekt de betreffende passages en maakt die automatisch zwart. U hoeft niets handmatig te markeren.
- Controleer het voorbeeld. Elke zwartmaking toont de categorie en de reden.
- Daarna ontvangt u een korte downloadlink naar de zwartgemaakte kopie. Kopieer die en plak hem waar nodig, bijvoorbeeld in Claude of ChatGPT.
De downloadlink is tien minuten geldig en kan maximaal vijf keer worden gebruikt. Het zwartgemaakte bestand wordt daarbij niet in de Workspace opgeslagen.
Welke scenario's er zijn
Er zijn dertien scenario's beschikbaar, waaronder:
- Medische dossiers: maximale bescherming, ook gezondheidsgegevens volgens artikel 9 AVG.
- AVG-verzoek (Art. 15): gegevens van derden worden zwartgemaakt, de gegevens van de aanvragende persoon blijven zichtbaar.
- Extern delen: privégegevens worden zwartgemaakt, zakelijke gegevens blijven zichtbaar.
- Anonieme sollicitatie, Personeelsdossier / HR, Financiële gegevens onleesbaar maken, Contactgegevens onleesbaar maken, Gerechtelijke procedure, Klokkenluider (HinSchG), Openbare publicatie, Wetenschappelijk onderzoek, Interne audit.
- Aangepast: u kiest zelf de categorieën.
Kies voor medische documenten dus het scenario “Medische dossiers”.
Veel documenten tegelijk: de Redact Agent
Maak voor series een Redact Agent aan onder “Document AI”. Daar kiest u het scenario, de uitzonderingen die nooit zwart worden gemaakt en de termen die altijd zwart worden gemaakt. Selecteer vervolgens de documenten en start “Acties”, “Agenten en workflows”, “Redact” en “Automatisch met Redact Agent”. De zwartgemaakte kopieën worden als nieuwe documenten aangemaakt met de toevoeging “redacted” in de naam. De originelen blijven ongewijzigd.
Onderscheid: de gratis tool “PDF zwartmaken”
Op de website staat daarnaast een gratis browsertool “PDF zwartmaken”. Daarmee markeert u de plekken zelf met de hand, zonder AI en zonder scenario. Zwartmaken in PaperOffice met een scenario werkt daarentegen met AI en verloopt automatisch.
Veelgestelde vragen
Wordt uw origineel gewijzigd? Nee. Er wordt altijd een kopie zwartgemaakt; het origineel blijft in PaperOffice.
Moet ik de plekken zelf markeren? Nee. De AI maakt zwart volgens het gekozen scenario. In het voorbeeld kunt u het resultaat controleren.
Wat kost dit? Zwartmaken is betaald. De actuele prijzen vindt u in uw PaperOffice-account.