Wat het is en waar het voor dient
WORM maakt een document audit-proof. Het documenttype en de bewaargegevens worden vervolgens vergrendeld. Wijzigingen vinden alleen plaats als nieuwe versie met een verplichte commentaar. Een legal hold is een verwijdervergrendeling, bijvoorbeeld tijdens een rechtszaak.
Hoe het te doen
- Open het document. Het tabblad Overzicht toont “Niet revisie-veilig”.
- Klik op WORM bewaartermijn activeren. Het tabblad Versies wordt geopend.
- Kies de Begindatum periode: onmiddellijk of aan het einde van het jaar.
- Klik op WORM bewaartermijn nu activeren (onherroepelijk).
Voor een legal hold klikt u op Legal hold plaatsen in het document, voert u een reden in en bevestigt u. Gebruik Opheffen om deze op te heffen.
Goed om te weten
- WORM geldt per document en kan niet ongedaan worden gemaakt.
- WORM is beschikbaar vanaf het werkruimtetype Business. U wijzigt het type in de werkruimte-instellingen.
- WORM is niet beschikbaar op uw eigen opslag (BYOS).
- Een legal hold blokkeert verwijderen, verplaatsen en hernoemen, inclusief alle versies, ongeacht de bewaartermijn. Het werkt ook zonder WORM.
- In de app plaatsen eigenaars en beheerders van de organisatie legal holds.
- Het activeren van WORM is betaald.
- Auditrecords bevinden zich onder Analytics AI → Audit Center.
- PaperOffice levert versies, checksums, een toegangslogboek en bewaartermijnen voor regels zoals de Duitse GoBD. Of uw proces als geheel voldoende is, moet uw belastingadviseur beoordelen op basis van uw procesdocumentatie.