Overzicht: welke agent doet wat
- Een IDP-agent leest gedefinieerde velden uit documenten, bijvoorbeeld factuurnummer, kostenplaats of contracttermijn.
- Een Workflow Agent voert een instructie uit op documenten, handmatig of na een gebeurtenis, bijvoorbeeld wanneer de verwerking is voltooid.
- Menselijke controle stopt een run en vraagt om input van een persoon wanneer een verplicht veld ontbreekt of goedkeuring nodig is.
- De Creator Agent schrijft offertes, brieven en certificaten op uw eigen sjabloon en slaat de PDF op in de werkruimte.
Verdere agents voor speciale taken, zoals de Split Agent voor batchscans en de Trust Agent tegen manipulatie, worden beschreven in de gids over Document AI.
IDP-agents: extraheren van de velden die u nodig heeft
IDP staat voor Intelligent Document Processing. Een IDP-agent is een opgeslagen configuratie: documenttype, velden met instructies in natuurlijke taal, modelniveau en controleregels. U maakt deze één keer aan en voert deze vervolgens uit op verdere documenten.
Een IDP-agent leest facturen, contracten, leveringsbonnen, formulieren en scans in. Het retourneert elk gevraagd veld als gestructureerde data, met de locatie op de pagina en een betrouwbaarheidswaarde. U heeft geen layoutsjabloon nodig; u beschrijft de velden in uw eigen woorden.
Een IDP-agent wordt handmatig op één document uitgevoerd, in een batch, als stap in een workflow, of voor nieuwe documenten in de werkruimte. Het verwerken van documenten met een IDP-agent is betaald.
Maak een IDP-agent aan vanuit een sjabloon
- Open Document AI → IDP Agents en klik op Agent aanmaken.
- Kies onder Voorgedefinieerde sjablonen een geschikt sjabloon, bijvoorbeeld voor financiën, HR, juridisch, verzekeringen of logistiek. Gebruik Categorieën en de zoekfunctie om het sneller te vinden.
- Controleer de Velden en klik op Agent aanmaken.
- Pas velden en instructies achteraf aan in de agent-editor.
U kunt ook starten vanuit een voorbeelddocument: selecteer het document in de werkruimte en kies Acties → Agenten en workflows → IDP → Nieuwe agent maken. Naast de vooraf gedefinieerde sjablonen zijn er gratis sjablonen voor uw eigen velden, en Sjabloon importeren laadt een sjabloon als JSON-bestand. De vorige Skills Store bestaat niet meer; de sjablonen zijn beschikbaar wanneer u een IDP-agent maakt.
Workflow Agents: stappen automatiseren
Workflows in PaperOffice AI worden Workflow Agents genoemd. Een Workflow Agent voert een instructie uit op documenten. U schrijft de instructie in Prompt Studio. Indien gewenst keurt een persoon elke run eerst goed.
- Open Workflow AI → Workflow Agents en klik op Nieuwe Workflow Agent aanmaken.
- Voer op het tabblad Basis een naam in. Schakel Uitvoeringsgoedkeuring in als een persoon elke run moet bevestigen.
- Kies op het tabblad Startgebeurtenis wanneer de agent start.
- Verfijn op het tabblad Filters de documenten. Filters gelden alleen bij een automatische startgebeurtenis.
- Klik op Opslaan en Prompt Studio openen, beschrijf wat de agent moet doen, keur de prompt goed en test deze.
- Schakel vervolgens de agent in.
Deze startgebeurtenissen zijn beschikbaar: alleen handmatig, nadat AI-DMS is voltooid, nadat een metageveld is gewijzigd, nadat een taak is voltooid, nadat een goedkeuring is voltooid en nadat een handtekening is voltooid. “Alleen handmatig” betekent via knop, via de API of via MCP. Met “Alleen handmatig” kunt u ook Ook starten op een schema inschakelen: dagelijks, wekelijks of maandelijks op een ingesteld tijdstip, voor de nieuwe documenten van een werkruimte. Geplande runs zijn betaald.
- Een nieuwe Workflow Agent blijft inactief totdat de prompt is goedgekeurd en getest.
- Bij goedkeuring van de uitvoering is de standaardtermijn voor bevestiging 24 uur.
- Runs worden vermeld onder Workflow AI → Agent-uitvoeringen.
- Elke run wordt betaald. Workflow AI is beschikbaar vanaf het Professional abonnement.
Menselijke controle wanneer een veld ontbreekt
PaperOffice AI stopt en vraagt een persoon om hulp wanneer een IDP-agent niet met vertrouwen een verplicht veld kan leveren, of wanneer een Workflow Agent om goedkeuring vraagt. De taak verschijnt onder Workflow AI → Human In The Loop-taken.
- Open de takenlijst en open de taak.
- Vul het ontbrekende veld in of geef goedkeuring.
- Voltooi de taak. Als de workflow verdere stappen heeft, gaat de run door.
Het document blijft tijdens de beoordeling in zijn werkruimte. De openstaande beoordeling is geen tweede opslaglocatie.
Creator Agent: offertes en brieven vanuit uw sjabloon
De Creator Agent schrijft offertes, brieven en certificaten op uw eigen documentsjabloon. Het haalt feiten uit uw kennisbanken, Relations AI en uw bedrijfsprofiel, en slaat de voltooide PDF op in de werkruimte. De Creator Agent is inbegrepen vanaf het Corporate abonnement, en alleen beheerders maken of wijzigen deze.
- Open Document AI → Creator Agent en klik op Creator Agent aanmaken.
- Selecteer op het tabblad Sjabloon een sjabloon en de Doel-Workspace.
- Selecteer op het tabblad Kennis uw kennisbanken. Voeg prijslijsten toe als Vastgezette artikelen, en maak de agent aan.
- Selecteer de agent en kies Acties → Document aanmaken.
- Beschrijf in het veld Verzoek de klant, de artikelen en de hoeveelheden, en klik op Voorbeeld maken.
- Beantwoord openstaande vragen en klik vervolgens op Document aanmaken.
De agent verzint nooit prijzen of hoeveelheden; als een bron ontbreekt, vraagt het. De voorbeeldweergave met watermerk wordt niet opgeslagen. De AI-run en het aangemaakte document worden betaald. Op het tabblad Niveau & goedkeuring kunt u directe aanmaak kiezen; documenten worden dan zonder beoordeling aangemaakt en in rekening gebracht, ook via de API en MCP.
Documentsjablonen
Een documentsjabloon is uw briefpapier met placeholders, bijvoorbeeld voor een offerte, factuur, brief of certificaat. PaperOffice zet dit om in een PDF en slaat het op in de werkruimte. De pagina is beschikbaar vanaf het Corporate abonnement, en alleen beheerders maken sjablonen aan en wijzigen deze.
- Open Document AI → Documentsjablonen en klik op Nieuw sjabloon.
- Kies Van starter of Leeg sjabloon, en pas de inhoud, de velden met voorbeelddata en de pagina aan.
- Klik op Sjabloon controleren, bekijk de Voorbeeld en sla op met Sjabloon aanmaken.
- Om het in de app te gebruiken, kies Creator Agent aanmaken op het sjabloon.
Om een Word-document met uw briefpapier opnieuw te gebruiken, selecteert u dit onder Documenten en kiest u Acties → Agenten en workflows → Als documentsjabloon gebruiken. Dit werkt met Word, OpenDocument, RTF, HTML en tekstbestanden; PDF-bestanden worden nog niet ondersteund. Elke inhoudswijziging creëert een nieuwe versie. Elk aangemaakt document wordt betaald.
Veelgestelde vragen
- Heb ik een lay-outsjabloon nodig voor een IDP-agent? Nee. U beschrijft de velden in uw eigen woorden.
- Kan een workflow op schema worden uitgevoerd? Ja. Schakel bij de startgebeurtenis “Alleen handmatig” “Ook starten op een schema” in en kies dagelijks, wekelijks of maandelijks.
- Waarom draait mijn nieuwe Workflow Agent niet? Een nieuwe agent blijft inactief totdat zijn prompt is goedgekeurd en getest, en u hem inschakelt.
- Waar vind ik runs en openstaande beoordelingen? Runs onder Workflow AI → Agent-uitvoeringen, beoordelingen onder Workflow AI → Human In The Loop-taken.
- Verzint de Creator Agent prijzen? Nee. Het gebruikt uw bronnen en vraagt als iets ontbreekt.