Overzicht
Drie functies werken samen zodat u geen termijnen mist en uw zakelijke partners bijhoudt:
- Contracttermijnen: PaperOffice leest de belangrijke data uit contracten en berekent de laatste dag waarop u kunt opzeggen.
- Relations AI: PaperOffice maakt organisaties en personen uit uw documenten en geeft hun termijnen weer.
- Knowledge Graph: PaperOffice koppelt documenten via bedrijven, personen, bedragen en gedeelde nummers.
Alle drie hebben verwerkte documenten met AI-DMS nodig. Contractvelden en de Knowledge Graph vereisen het abonnement Premium of Ultra; Basic leest deze contractvelden niet en maakt geen koppelingen.
Contracttermijnen: wanneer kunt u opzeggen?
Voor contracten leest PaperOffice de belangrijke data in: startdatum, looptijd, einddatum, opzegtermijn, opzegmoment, automatische verlenging en contracttype. Hieruit berekent het de laatste dag waarop u kunt opzeggen.
- Bewaar het contract in een werkruimte met het abonnement Premium of Ultra en wacht tot de verwerking is voltooid.
- Open het contract op het tabblad Overzicht.
- Lees de kaart Termijnen. Deze toont bijvoorbeeld de laatste dag van opzegging met de resterende dagen.
- Gebruik de bronverwijzing om de passage in het contract te controleren.
- De velden worden alleen ingevuld voor contracten, zoals wijzigingsovereenkomsten, NDA's, verwerkersovereenkomsten, huur-, lease- en leningcontracten, arbeidsovereenkomsten en verzekeringspolissen.
- De datum wordt elke keer opnieuw berekend wanneer u het document opent.
- Als het contract automatisch wordt verlengd en de termijn is gemist, toont de kaart de volgende kans tot opzeggen. Zonder verlenging toont de kaart wanneer het contract afloopt.
- Als een vereiste waarde ontbreekt, bijvoorbeeld de opzegtermijn, toont de kaart Termijnen wat er ontbreekt voor een opzegherinnering.
- Als het contract altijd kan worden opgezegd, is er geen vaste laatste dag van opzegging.
Herinneringen voor de laatste dag van opzeggen
Vanuit de contractgegevens maakt Relations AI een termijntaak aan voor de laatste dag om op te zeggen. Als de werkruimte-instelling "Herinneringen voor automatisch aangemaakte termijntaken" is ingeschakeld (betaald), herinnert PaperOffice u 30 en 7 dagen voor de laatste dag van opzeggen. De herinnering voor het einde van het contract gaat door zoals eerder.
- De herinnering 30 dagen ervoor komt als in-app melding en als pushmelding (indien toegestaan); de herinnering 7 dagen ervoor komt ook per e-mail.
- Deze gaat naar de persoon die is toegewezen aan de termijntaak, anders naar de persoon die het document heeft geüpload. Er worden geen herinneringen 's nachts verzonden; deze volgen in de ochtend.
- Als het contract automatisch wordt verlengd, gaat de termijntaak over op de volgende kans tot opzeggen zodra de laatste dag van opzeggen is verstreken.
- Als een vereiste waarde ontbreekt of het contract altijd kan worden opgezegd, wordt er geen herinnering aangemaakt.
- Voor eerder bewaarde contracten wordt de herinnering aangemaakt zodra het document opnieuw wordt verwerkt.
- Voor extra herinneringen maakt u een taak aan met een vervaldatum op het tabblad Activiteiten.
U schakelt de herinneringen in per werkruimte: open Document AI → Workspaces, bewerk de werkruimte en schakel op het tabblad Algemeen de herinneringen voor automatisch aangemaakte termijntaken in. De schakelaar staat standaard uit.
Relations AI: bedrijven, personen en termijnen
Relations AI bouwt een directory van de bedrijven en personen waarmee u te maken heeft, gebaseerd op uw documenten. Naam, BTW-ID, e-mail, telefoon en bankgegevens komen uit de documenten, en elk document wordt gekoppeld aan de organisatie. Relations AI is geen CRM: er zijn geen leads, pijplijn of verkoopkansen, en personen worden alleen aangemaakt vanuit documenten.
- Verwerk uw documenten met AI-DMS. Organisaties en personen worden dan automatisch weergegeven.
- Open Relations AI → Organisaties of Mensen om de gekoppelde documenten te bekijken.
- Onder Relations AI → Netwerk ziet u documenttermijnen zoals betalingsdata, contracteinden, opvolgingsdatum en andere termijnen.
Elke gedetecteerde termijn creëert een taak. U opent het brondocument of markeert de taak als afgerond. Oude documenten waarvan de termijn lang geleden is verstreken, krijgen geen taak, evenmin als documenten zonder gedetecteerde termijn.
Knowledge Graph: welke documenten bij elkaar horen
De Knowledge Graph koppelt uw documenten via bedrijven, personen, bedragen en gedeelde nummers zoals factuur-, order- of zaaknummers. U ziet welke documenten bij één transactie horen.
- Open Analytics AI → Documentnetwerk. U ziet objecten en hun verbindingen; klik op een object om de bijbehorende documenten te zien. Onder Opties kunt u filteren op objecttype en kiezen hoeveel objecten worden weergegeven. Analytics AI is beschikbaar vanaf het Corporate-plan.
- Kies in Documenten de weergave Transacties om documenten en hun verbindingen als netwerk te zien. De weergave Tijdlijn toont documenten op datum.
- Onder Analytics AI → Kaart van afzenders ziet u waar uw afzenders zich bevinden.
- Als er geen objecten worden weergegeven, verwerk de documenten dan eerst met AI-DMS Premium of Ultra. U heeft Ultra niet nodig.
- Belasting-, btw- en bankidentificatiecodes koppelen nooit documenten, evenmin als zeer frequente waarden.
- U kunt via de API of de MCP-server vragen stellen over de grafiek in uw eigen woorden, bijvoorbeeld vanuit Claude. Dit is betaald.
- Gebruikers met externe deeltoegang hebben geen toegang. Teamleden zien alleen hun gedeelde werkruimtes.
Veelgestelde vragen
- Welk abonnement heb ik nodig voor contracttermijnen? Premium of Ultra. Basic leest geen contractvelden.
- Word ik automatisch herinnerd? Alleen als de herinneringsschakelaar in de werkruimte aan staat. Dit is betaald en standaard uitgeschakeld.
- Wanneer komen de herinneringen? 30 en 7 dagen voor de laatste dag van opzegging; ook de herinnering voor het contracteinde wordt verstuurd.
- Is Relations AI een CRM? Nee. Het is een directory gebouwd op basis van uw documenten, zonder leads of pijplijn.
- Waarom is mijn Knowledge Graph leeg? De documenten zijn verwerkt met Basic of nog niet verwerkt.