Document AI en AI-DMS-tiers: de complete gids

Wat er gebeurt wanneer een document aankomt

Wanneer een document aankomt in een werkruimte, verwerkt PaperOffice AI dit in drie stappen:

1. Lezen: AI-tekstherkenning vangt tekst en lay-out op, voor digitale pdf's evenals scans en foto's. Met de bijbehorende tier worden ook handschrift, stempels, handtekeningen en aangevinkte vakjes herkend.
2. Classificeren: PaperOffice herkent het documenttype, bijvoorbeeld factuur, contract of leveringsbon, en stelt voor waar u het moet archiveren.
3. Extraheren: PaperOffice retourneert kopgegevens, afzonderlijke velden, tabellen en regelitems, ook over pagina's heen. Elk veld wordt teruggegeven met zijn waarde, een betrouwbaarheidswaarde en de positie op de pagina.

De verwerking loopt op de achtergrond na upload of import en kost enige tijd. Standaard worden de eerste 20 pagina's van een document verwerkt, maximaal 40.

De AI-DMS-tiers: Basic, Premium en Ultra

Hoe diepgaand een document wordt verwerkt, hangt af van de AI-DMS-tier. De tier is gekoppeld aan de werkruimte, niet aan uw account. Nieuwe werkruimtes starten met Premium. Verschillende werkruimtes kunnen verschillende tiers gebruiken, bijvoorbeeld een archief in Basic en lopende werkzaamheden in Premium.

• Alleen opslag: documenten worden opgeslagen zonder AI-verwerking. Er is geen tekstherkenning en geen zoekopdracht in de inhoud.
• Basic (IDP Light): AI-tekstherkenning, full-text archief, documenttype en metadata. Geschikt voor grote archieven die u voornamelijk op full-text doorzoekt.
• Premium (IDP Full): alles in Basic plus zakelijke velden, semantische zoekopdracht, relaties tussen documenten, entiteitsextractie en de Knowledge Graph. De typische keuze voor facturen, contracten en dossiers.
• Ultra (MEGA Vision): alles in Premium plus beeldbegrip en het beveiligingsaudit met fraude-risicoscore. Alleen wanneer u dit nodig heeft, niet als standaard voor elke werkruimte.

Hogere tiers verbruiken meer Credits. Details: AI-DMS-tiers: Basic, Premium en Ultra.

Documenttypen en IDP-agents

Documenttypen vertellen PaperOffice welk soort document het verwerkt. U beheert deze onder Document AI. Hulp: Wat zijn documenttypen?

Als u specifieke velden nodig heeft, bijvoorbeeld kostencentrum of contractnummer, slaat u deze op als een IDP-agent. Een IDP-agent definieert welke velden worden geëxtraheerd en welke daarvan verplicht zijn. Hulp: Hoe maak ik een IDP-agent aan? Kant-en-klare sjablonen helpen u op weg: IDP-agents aanmaken vanuit sjablonen.

Inkomende facturen: één pad voor elke intake

Inkomende facturen komen aan als pdf, scan, foto of e-factuur. PaperOffice AI leest ze allemaal in dezelfde stroom. Ze bereiken de werkruimte via upload, import, een aangesloten mailbox of de smartphone.

Het resultaat omvat kopgegevens zoals leverancier, btw-id, iban, factuurnummer en datum, plus regelitems en totalen. Een berekeningscontrole test of regels, belastingpercentages en het totaal overeenkomen. Elk veld wordt opgeslagen met zijn locatie en betrouwbaarheid. Goedkeuring en vervolgstappen lopen via een Workflow Agent. Hulp: Hoe maakt u een Workflow Agent aan?

E-facturen: lezen en valideren

Wanneer u een e-factuur archiveert, als xml of als pdf met ingebedde xml, herkent PaperOffice het formaat en haalt de gegevens direct uit de xml. Voor XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, EN 16931-facturen en Spaanse Facturae controleert PaperOffice ook of de factuur geldig is.

1. Upload de e-factuur naar een werkruimte en wacht tot de verwerking is voltooid.
2. In Documenten wordt de naam weergegeven: E-factuur geldig, E-factuur ongeldig of E-factuur niet verifieerbaar.
3. Open de factuur en ga naar het tabblad Audit. Het blok E-factuur protocol toont het validatiemodule, de controle-tijd en eventuele mislukte regels. Gebruik Downloadprotocol om dit op te slaan.

De controle betreft kernregels van EN 16931, bijvoorbeeld verplichte velden, totalen, de belastingopbouw, btw-id en iban. Het vervangt geen officiële controle met de KoSIT-validator. Italiaanse FatturaPA-facturen worden gelezen maar niet gevalideerd. Voor Facturae wordt een elektronische handtekening gedetecteerd en gemarkeerd als aanwezig, maar niet geverifieerd. Herkenning en validatie werken in alle AI-DMS-tiers, inclusief Basic.

3-weg matching: factuur, leveringsbon en inkooporder

De 3-weg matching controleert of een factuur past bij de inkooporder en de leveringsbon. PaperOffice voert dit automatisch uit zodra een document klaar is met verwerken. Documenten horen bij elkaar wanneer ze in dezelfde werkruimte staan en dezelfde referentie naar de inkooporder dragen. Het controleert bedragen, hoeveelheden en prijzen per item.

1. Archiveer de inkooporder, leveringsbon en factuur in dezelfde werkruimte.
2. Open de factuur, ga naar het tabblad Audit en lees het blok 3-weg match: Match OK, Variance of Partial match.
3. Gebruik Inkooporder openen of Leveringsbon openen om naar het bijbehorende document te springen.

Voor een overzicht opent u Documenten, groepeert u op inkooporderreferentie en klikt u op Matchdetails. Zonder inkooporderreferentie is er geen match. Als het leveringsbon ontbreekt, vergelijkt PaperOffice alleen de inkooporder en de factuur. De match wordt betaald zodra een order wordt gevonden.

Menselijke beoordeling wanneer een verplicht veld ontbreekt

PaperOffice AI stopt en vraagt een persoon om hulp wanneer een IDP-agent niet met vertrouwen een verplicht veld kan leveren, of wanneer een workflow om goedkeuring vraagt. De taak verschijnt onder Workflow AI → Human In The Loop-taken. Open de taak, vul het ontbrekende veld in of geef goedkeuring, en voltooi de taak. De workflow gaat vervolgens door met de volgende stappen. Het document blijft tijdens de beoordeling in zijn werkruimte.

Split Agent: split een batchscan in afzonderlijke documenten

Heeft u een stapel bonnen gescand in één PDF? De Split Agent splitst deze op in afzonderlijke documenten en archiveert elk deel in de doelwerkruimte.

1. Open Document AI → Split Agent en klik op Maak Split Agent.
2. Kies de Split-regel: Automatic (AI), Fixed pages per document, Entity separator of Custom instruction. Kies de doelwerkruimte en sla op.
3. Selecteer in Documenten de PDF, kies Acties → Agenten en workflows → Split en start de agent.

Alleen PDF's worden gesplitst. Als een grens onzeker is, verschijnt de taak onder Human In The Loop Tasks, waar u de grens kunt corrigeren op basis van het paginanummer. De Split Agent is betaald. Het is niet de gratis 'Split PDF'-webservice en ook niet de scheidingsvellen van PaperOffice Classic.

Trust Agent: controleer PDF's op manipulatie

De Trust Agent controleert PDF's op technische anomalieën: verborgen tekst, tekst onder een ondoorzichtig gebied, ingesloten bestanden, JavaScript en verschillen tussen de zichtbare inhoud en de tekstlaag. Het resultaat wordt opgeslagen als een trust-certificaat op het document.

1. Open Document AI → Trust Agent en klik op Maak Trust Agent. Kies het verificatieprofiel, bijvoorbeeld Invoice of Contract, en de tier.
2. Selecteer in Documenten de PDF's en kies Acties → Agenten en workflows → Trust → Controleren met Trust Agent.
3. Open het resultaat met Certificaat bekijken.

Het origineel blijft ongewijzigd; alleen een kopie wordt gemarkeerd. Als het bestand na de controle verandert, is het resultaat niet langer van toepassing. Het resultaat is een beoordeling met bewijsmateriaal, geen bewijs van fraude. De controle is betaald.

Beveiligingsaudit in AI-DMS Ultra

Met Ultra controleert PaperOffice AI elk nieuw document in een beveiligingsaudit: een fraude-riscoscore van 1 tot 10 met redenering en bevindingen. Voor bonnen en facturen wordt het btw-id van de leverancier gecontroleerd via VIES. Basic en Premium omvatten dit niet.

• Het tabblad Audit van een document toont de score, de redenering en de bevindingen. Alle openstaande bevindingen staan onder Analytics AI → Auditcentrum.
• Onder PaperOffice Account → Organization → Document Audit Quarantine schakelt het root-account de quarantaine in of uit en stelt het de drempelwaarde in.
• Vanaf de drempelwaarde gaat een nieuw Ultra-document naar beveiligingsquarantaine en krijgt het de tag “Quarantäne”: bewerken, verplaatsen, downloaden en verwijderen zijn geblokkeerd totdat iemand met schrijfrechten voor de werkruimte het vrijgeeft. Notities, opmerkingen en een juridische bewaring blijven mogelijk.
• Een VIES-bevinding is een aanwijzing en triggert nooit een quarantaine. De score is een beoordeling, geen bewijs.

Veelgestelde vragen

• Welke tier moet ik kiezen? Premium voor facturen, contracten en zaken. Basic voor pure archieven. Ultra alleen wanneer u beeldbegrip of de beveiligingsaudit nodig heeft.
• Kan ik verschillende tiers gebruiken? Ja. De tier behoort tot de werkruimte.
• Vervangt de e-factuurcontrole de officiële validatie? Nee. Het dekt kernregels, niet de volledige KoSIT-validatie.
• Wordt het origineel veranderd door de Trust Agent? Nee. Alleen een kopie wordt gemarkeerd.
• Waar staan openstaande beoordelingen? Onder Workflow AI → Human In The Loop Tasks.