Zoeken in het documentoverzicht
- Open een werkruimte.
- Gebruik het zoekveld bovenaan de app. De 'vinden op pagina'-functie van de browser is geen documentzoekfunctie.
- Open een resultaat door op de naam te klikken.
De zoekopdracht geldt voor de geopende werkruimte, niet voor de hele organisatie. Filters en weergaven vindt u onder Opties in hetzelfde overzicht. De webapp, de desktopapp en de mobiele app zoeken in dezelfde documenten; alleen de navigatie verschilt.
Wanneer de zoekopdracht niets oplevert
Een lege zoekresultaat heeft meestal een eenvoudige oorzaak. Controleer dit in deze volgorde:
- De werkruimte: schakel over naar de werkruimte waar de upload of import is ontvangen.
- Verwerking: de inhoud is pas vindbaar nadat de verwerking is voltooid. Grote imports duren langer.
- Filters: een filter of groepering onder Opties kan resultaten verbergen. Herstel het filter en zoek opnieuw.
- De AI-DMS-tier: een werkruimte met Alleen opslag voert geen tekstherkenning uit, dus de inhoud is niet doorzoekbaar.
- Machtigingen: in een gedeelde werkruimte ziet u alleen wat uw account mag zien.
Hulp: Na import en AI-DMS-tiers: Basic, Premium en Ultra.
Vragen stellen over uw documenten
In de PaperOffice Agent stelt u vragen over uw documenten in uw eigen woorden, bijvoorbeeld: “Wat zijn de opzegtermijnen van mijn contracten?” De agent beantwoordt de vraag en geeft een lijst met de gebruikte bronnen. Door op een bron te klikken, wordt het document geopend.
- Open Documenten en selecteer één of meer documenten.
- Kies Acties → Agenten en workflows → Agent vragen, of open de agent met Alt+A.
- Controleer in het gebied Bronnen wat de agent zal doorzoeken. Gebruik Document toevoegen of Werkruimte toevoegen om de selectie te verbreden.
- Stel uw vraag en klik op een bron in het antwoord om naar het document te springen.
Binnen een documentmap vraagt de knop Chat met map vragen over de documenten in die map.
- De agent beantwoordt alleen op basis van verwerkte documenten in werkruimten waar u toegang toe heeft. Werkruimten die niet zijn geïndexeerd, kunnen niet worden geselecteerd.
- Als er geen werkruimte is vastgezet, doorzoekt de agent alle werkruimten waartoe u toegang heeft.
- U kunt maximaal 20 documenten en 20 werkruimten als bronnen vastzetten.
- Vragen aan de agent zijn betaald.
- U kunt ook vragen stellen over uw documenten vanuit Claude of ChatGPT via de PaperOffice MCP-server.
Samenwerken: notities, taken en vermeldingen
U noteert direct op het document wat er moet gebeuren. Een notitie is een opmerking. Een taak heeft een toegewezen persoon, een deadline en een prioriteit.
- Open het document en ga naar het tabblad Activiteiten.
- Klik op Nieuw en kies Opmerking of Taak.
- Stel bij een taak in Wie moet dit voltooien?: uzelf, een gebruiker, een groep of nog niemand. Stel de deadline en prioriteit in en sla op.
- Om een vraag te stellen, schrijft u deze onder Vragen en opmerkingen in de taak. Gebruik @ om een persoon of groep te vermelden.
- Wanneer de taak is voltooid, klikt u op Taak voltooien. U kunt bij het afronden een opmerking toevoegen.
Personen die u vermeldt, worden op de hoogte gesteld. Zonder vermelding worden de toegewezen personen en deelnemers geïnformeerd. Gebruik de filters Alle, Notities, Taken en Actie vereist om het overzicht te houden. Reactiereeksen die als opgelost kunnen worden gemarkeerd, zijn beschikbaar via de API en de MCP-server.
Het overzicht: activiteit, werkruimte-briefing en Probleemoplosser
- Onder Analytics AI → Activiteit en verwerking toont de activiteitsheatmap uploads per dag, en de gebruikersactiviteit wie wat heeft geüpload in een gekozen periode. Met Exporteren slaat u beide op als CSV. Analytics AI is beschikbaar vanaf het Corporate-plan, en u ziet het alleen als uw rol dit toestaat.
- De werkruimte-briefing vat een werkruimte samen: aantal documenten, onderwerpen, veelvoorkomende entiteiten, partners en recente documenten. Deze is beschikbaar via de API en de MCP-server, niet als pagina in de app. Verzoeken zijn betaald.
- De Probleemoplosser suggereert functies die bij uw behoefte passen. Open deze in het accountmenu onder Hulp & Leren → Probleemoplosser en beschrijf uw behoefte in uw eigen woorden. Het is ook beschikbaar op paperoffice.ai zonder in te loggen.
Veelgestelde vragen
- Dekt de zoekopdracht alle werkruimten? Nee. De zoekopdracht in de werkbalk geldt voor de geopende werkruimte. De PaperOffice Agent kan meerdere of alle werkruimten doorzoeken waar u toegang toe heeft.
- Waarom vind ik een document dat ik zojuist heb geüpload niet? De verwerking is waarschijnlijk nog bezig. Wacht tot deze is voltooid.
- Verzinnt de agent antwoorden? Het antwoordt op basis van uw verwerkte documenten en toont de gebruikte documenten, zodat u elk antwoord kunt controleren.
- Kunnen collega's mijn taken zien? Taken behoren bij het document. Toegewezen personen, deelnemers en genoemde personen worden geïnformeerd.