Wat PaperOffice AI is
PaperOffice AI is het huidige PaperOffice product. Het combineert documentbeheer, Document AI, workflows en agents in één organisatie. U gebruikt het in de browser, als desktop-app en op een smartphone. PaperOffice AI is geen PaperOffice Classic: Classic is een ander product met eigen hulp.
Alles in PaperOffice AI behoort tot een organisatie. De organisatie heeft één root-account (de eigenaar) en een willekeurig aantal gebruikers. Documenten staan in werkruimten. Elke actie die AI, documentverwerking of de API gebruikt, verbruikt Credits uit het gedeelde pool van de organisatie.
De app is beschikbaar in 21 talen. De interface-taal is onderdeel van het adres, bijvoorbeeld /en/ of /de/.
Stap 1: Registreer of meld u aan
Open app.paperoffice.ai in de browser of start de desktop-app.
- U heeft al een account: kies Inloggen, voer uw gebruikersnaam en vervolgens uw wachtwoord in.
- U bent uw wachtwoord vergeten: op de aanmeldpagina verschijnt Wachtwoord vergeten? na de gebruikersnaam. De resetlink gaat naar het opgeslagen e-mailadres.
- U bent nieuw: kies Maak een gratis account aan. Registratie maakt een nieuwe organisatie aan, en uw account wordt het root-account daarvan.
- Iemand heeft u uitgenodigd: gebruik de uitnodigingslink uit de e-mail, niet de openbare registratie. U sluit zich dan aan bij de bestaande organisatie.
Na de eerste aanmelding helpt de geleide setup op /nl/paperoffice-account/getting-started u met de eerste stappen.
Stap 2: Beslis waar uw originelen worden opgeslagen
Standaard slaat PaperOffice AI uw documenten op in het PaperOffice EU datacenter. U hoeft hiervoor niets in te stellen.
Als uw originelen op uw eigen opslag moeten blijven, bijvoorbeeld een NAS, gebruik dan uw eigen opslag (BYOS). Maak in dat geval de storage mount aan voordat u de werkruimte maakt, omdat de opslagmodus van een werkruimte na het opslaan niet kan worden gewijzigd. Hulp: Hoe koppel ik een NAS als storage mount?
Stap 3: Maak uw eerste werkruimte
Een werkruimte is de container voor documenten, mappen en verwerking. Een organisatie kan meerdere werkruimten hebben, bijvoorbeeld één voor boekhouding en één voor contracten.
- Open Document AI en vervolgens Workspaces.
- Klik op Nieuwe Workspace.
- Voer een naam in en houd de standaardwaarden aan als u twijfelt: werkruimte-type Business, AI-DMS Premium en opslag in het PaperOffice EU datacenter.
- Bevestig met Workspace aanmaken.
Het AI-DMS-tier bepaalt hoe diep documenten in deze werkruimte worden verwerkt. Premium is de typische keuze voor facturen, contracten en dossiers. Basic is voldoende voor een archief dat u doorzoekt op volledige tekst. Details: AI-DMS tiers: Basic, Premium en Ultra.
Stap 4: Documenten toevoegen
Er zijn verschillende manieren om documenten in een werkruimte te krijgen. Kies de optie die bij uw situatie past:
- Enkele bestanden: upload ze in de werkruimte. Hulp: Een document toevoegen.
- Een bestaand archief als ZIP-bestand of vanaf een storage mount: gebruik de importfunctie. Hulp: Hoe importeer ik data in werkruimten?
- Documenten die per e-mail aankomen: koppel een mailbox. Hulp: Hoe koppel ik een mailbox?
- Papier ter plaatse: scan met een netwerkscanner of met uw smartphone (zie het gedeelte over de mobiele app hieronder).
Komt u van PaperOffice Classic? De overstap heeft zijn eigen gids: Van PaperOffice Classic naar PaperOffice AI.
Stap 5: Wacht op de verwerking en zoek vervolgens
Na het uploaden of importeren verwerkt PaperOffice AI elk document op de achtergrond: het leest de tekst, herkent het documenttype en extrahert velden, afhankelijk van het AI-DMS-tier. Dit kost enige tijd, vooral bij grote imports. Standaard verwerkt de pipeline de eerste 20 pagina's van een document, maximaal 40.
Zodra de verwerking is voltooid, vindt u documenten via de zoekfunctie. Als de zoekopdracht niets oplevert, wordt het document meestal nog verwerkt of staat het in een werkruimte die u niet kunt zien. Hulp: Na import en Zoekopdracht levert niets op.
Webapp, desktopapp en mobiele app
De webapp en de desktopapp delen dezelfde interface. Alles wat u in de browser kunt doen, werkt ook in de desktopapp, inclusief organisatie-instellingen, facturering en gebruikersbeheer. De desktopapp kan ook vanuit de browser als app (PWA) worden geïnstalleerd; het is dezelfde PaperOffice AI, geen tweede product.
De mobiele app is de versie voor smartphones. Deze draait als Progressive Web App op iOS en Android en gebruikt dezelfde organisatie en dezelfde werkruimtes. U kunt uw telefoon op twee manieren verbinden:
- Vanaf de desktop: open Beveiligingscentrum, kies Smartphone toevoegen en scan de QR-code met uw telefoon.
- Op de telefoon: open app.paperoffice.ai in de browser, meld u aan en voeg de pagina eventueel toe aan uw startscherm.
Op de smartphone kunt u documenten scannen met de camera, bestaande bestanden uploaden en documenten in de wachtrij plaatsen wanneer er geen netwerkverbinding is. Kies de werkruimte voordat u scant; het bestand komt daar terecht. Organisatie-instellingen, facturering, gebruikersbeheer en accountverwijdering maken geen deel uit van de mobiele app. Gebruik hiervoor de web- of desktopapp.
Organisatie-instellingen
Organisatie-instellingen bevinden zich in de web- en desktopapp: open het gebied Account en vervolgens Instellingen. Daar vindt u het organisatieprofiel, regionale instellingen, de prullenbak en meer. Alleen het root-account ziet Account verwijderen.
Wie is root en wat mogen gebruikers doen: Root-account en gebruikers. Nodig collega's uit: Gebruiker uitnodigen.
Credits en facturering in het kort
PaperOffice AI factureert op basis van gebruik in plaats van per gebruiker. Verwerking, AI-functies en de API verbruiken Credits uit het gedeelde pool van de organisatie. Uw abonnement bevat maandelijkse abonnementscredits; gebruik daarbovenop verloopt via de wallet. Het gratis abonnement bevat eenmalige startcredits. De details staan in de gids over facturering en Credits: Wat zijn Credits?
Hulp en ondersteuning
- Helpartikelen zijn beschikbaar zonder inloggen in het PaperOffice portaal.
- Ondersteuningstickets worden aangemaakt in de PaperOffice AI app. Hulp: Ondersteuningstickets in PaperOffice AI.
- Verwijder uw account: Hoe verwijder ik mijn PaperOffice-account?
Veelgestelde vragen
- Heb ik mijn eigen server nodig? Nee. Standaard worden uw documenten opgeslagen in het PaperOffice EU-datacenter. Eigen opslag is optioneel.
- Welk AI-DMS-tier moet ik kiezen? Begin met Premium. U kunt verschillende tiers in verschillende werkruimtes gebruiken.
- Kan ik de opslagmodus later wijzigen? Nee. Datacenter of eigen opslag is vast wanneer u de werkruimte opslaat.
- Is de desktopapp een ander product? Nee. Het is dezelfde PaperOffice AI als in de browser.
- Is PaperOffice AI hetzelfde als PaperOffice Classic? Nee. Classic is een ander product met eigen hulp.