Overview 5 Min. leestijd

Integraties in PaperOffice AI: de complete gids

Overzicht: welke verbinding past bij u

  • Automatiseringsplatforms zoals n8n, Make en Zapier: via de REST API met een API-sleutel en via webhooks. n8n kan ook de PaperOffice MCP-server gebruiken.
  • ERP- en boekhoudsystemen: kant-en-klare verbindingen voor Holded en JTL-Wawi spiegelen orders, facturen en prijzen als operationele bron.
  • Vervoerders: kant-en-klare verbindingen voor GLS, DB Schenker en DHL halen de verzendingsstatus op.
  • Dataservices: btw-id-controle, wisselkoersen, geocoding en kaarten, in de app en via de API.

Operationele bronnen zijn onderdeel van Knowledge Base AI, beschikbaar vanaf het Plus-abonnement. Uw chat- of telefoonagent deelt klantgegevens zoals een orderstatus alleen nadat de klant heeft aangetoond wie die persoon is.

n8n, Make en Zapier

U gebruikt de standaardbouwstenen van deze tools: HTTP-verzoeken naar de REST API en webhooks.

  1. Maak een sleutel aan op de pagina API-sleutels en voer deze in als bearer token in het HTTP-knooppunt.
  2. Roep de REST API aan, bijvoorbeeld om te uploaden of te zoeken. De eindpunten staan in de API-documentatie.
  3. Om resultaten te ontvangen, opent u Workflow AI → Workflow Agents, bewerkt u een opgeslagen agent en kiest u het tabblad Webhooks.
  4. Klik op Webhook-doel toevoegen en voer het webhook-adres van n8n, Make of Zapier in als Doel-URL.
  5. Kies onder Versturen bij Uitvoering succesvol, Uitvoering mislukt of beide.
  • Voor een menselijke beoordeling maakt uw flow een beoordelingstaak en wacht op een webhook. Het event task.completed meldt de beslissing.
  • Webhooks van PaperOffice zijn ondertekend in de header X-PaperOffice-Signature. Controleer de handtekening in uw flow.
  • Plaatshouders zoals {trigger.pofid} zijn toegestaan in het pad, query en headers, maar niet in de hostnaam.
  • Webhook-doelen in workflow agents zijn beschikbaar vanaf het Professional-abonnement. Elke succesvolle webhook-levering is betaald, en API-aanroepen zijn betaald.

Holded

PaperOffice leest verkooporders met contactgegevens, facturen, creditnota's en producten uit Holded en spiegelt deze als operationele bron. De spiegel is alleen-lezen. Alleen bijlagen gaan naar Holded, met een aparte opt-in en een aparte sleutel met schrijftoegang.

  1. Open Knowledge Base AI → Operationele bronnen en klik op Bron toevoegen. Kies Holded als verbinding.
  2. Voer op het tabblad Verbinding uw Holded API-sleutel in.
  3. Optioneel: kies een werkruimte voor de documenten en vink facturen, creditnota's of verkooporders aan. PDF-opslag geldt alleen voor nieuwe documenten nadat u heeft opgeslagen.
  4. Optioneel: schakel het verzenden van bijlagen naar Holded in (betaald) en voer de Holded API-sleutel met schrijftoegang in.
  5. Kies op het tabblad Bewijsstuk hoe klanten zich identificeren, en sla op.

Om een document te koppelen, opent u het, klikt u op In Holded bijvoegen en bevestigt u het doel. PaperOffice vindt het doel op basis van het documentnummer; bij meerdere matches of geen matches wordt er niets verzonden. Bestanden mogen maximaal 10 MB zijn, en gekoppelde documenten worden niet opnieuw verzonden. Ophalen, opslag en koppelingen zijn betaald.

JTL-Wawi

PaperOffice leest orders, leveringsbonnen met trackingnummers en artikelen met prijzen uit JTL-Wawi via de officiële JTL API. De verbinding is alleen-lezen; er wordt niets gewijzigd in JTL-Wawi.

  1. Open Knowledge Base AI → Operationele bronnen, klik op Bron toevoegen en kies JTL-Wawi als verbinding.
  2. Ga op het tabblad Verbinding voor JTL Cloud of JTL-Wawi on-premises. Voer bij JTL Cloud de tenant-ID in; bij on-premises het HTTPS-adres en de API-sleutel uit de app-registratie.
  3. Voer een echt ordernummer in voor de preview en kies het bewijs op het tabblad Bewijsstuk.
  4. Klik op het tabblad Voorbeeld op Voorbeeld bekijken zonder opslaan, sla vervolgens op en start de eerste sync met Nu synchroniseren.

Voor on-premises vereist JTL-Wawi een openbaar HTTPS-adres op poort 443; interne adressen en HTTP zijn geblokkeerd. Controleer bij de support of JTL Cloud al is ingeschakeld voor uw account. Na drie opeenvolgende mislukte ophalingen pauzeert de bron automatisch. Ophalingen zijn betaald.

Zendingstracking met GLS, DB Schenker en DHL

Wanneer klanten vragen "Waar is mijn pakket?", haalt PaperOffice de zendingsstatus op van GLS, DB Schenker of DHL. U heeft eigen inloggegevens bij de vervoerder nodig.

  1. Open Knowledge Base AI → Operationele bronnen, klik op Bron toevoegen en kies het type GLS (fase 2), Schenker (fase 2) of DHL.
  2. Voer op het tabblad Verbinding uw inloggegevens in: voor GLS het ShipIT-adres, gebruikersnaam en wachtwoord, voor DB Schenker de toegangssleutel, voor DHL de API-sleutel.
  3. Voer een echte trackingnummer in voor de preview, kies het bewijs, controleer de preview en sla op.
  4. Klik op het tabblad Synchroniseren op Nu synchroniseren.

Latere syncs lezen de bestaande trackingnummers automatisch. Statusberichten naar klanten via sms of e-mail worden alleen verstuurd bij een echte statuswijziging en alleen als u deze inschakelt op het tabblad Berichten; standaard staat dit uit. Sms'jes zijn betaald.

Datadiensten: btw-id, wisselkoersen, geocoding en kaarten

PaperOffice biedt vier datadiensten: btw-id-controles tegen het EU VIES-systeem, wisselkoersen met conversie, geocoding en kaarten. U probeert ze in de app in de Data AI Playground, die beschikbaar is in alle pakketten, en gebruikt ze in uw eigen systemen via de REST API of de MCP-connector. API-aanvragen zijn betaald.

  • Btw-id: de controle wordt uitgevoerd tegen VIES, en via de API ook in batches van maximaal 100 nummers. Btw-tarieven voor de 27 EU-landen zijn ook beschikbaar.
  • Met AI-DMS Ultra controleert PaperOffice automatisch het btw-id van de leverancier tegen VIES voor elk document. Dit is betaald.
  • Geocoding: adres naar coördinaten, coördinaten naar adres en adressuggesties, via de API ook in batches van maximaal 1.000 adressen.
  • Kaarten: onder Analytics AI → Kaart van afzenders ziet u de afzenders van uw documenten op een kaart zodra AI-DMS deze heeft verwerkt. Analytics AI is beschikbaar vanaf het Corporate-pakket.

Veelgestelde vragen

  • Is er een kant-en-klaar n8n-node? U verbindt n8n via HTTP-verzoeken, webhooks of de MCP-client.
  • Verandert PaperOffice gegevens in Holded of JTL-Wawi? JTL-Wawi is alleen-lezen. In Holded worden alleen bijlagen verstuurd, en alleen als u dit inschakelt met een aparte sleutel.
  • Zien mijn klanten hun orderstatus zonder bewijs? Nee. De agent deelt klantgegevens alleen na bewijs.
  • Welke vervoerders worden ondersteund? Er zijn momenteel kant-en-klare verbindingen voor GLS, DB Schenker en DHL.
  • Kan ik veel btw-id's tegelijk controleren? Ja, via de API in batches van maximaal 100 nummers.