Overzicht: twee doelen voor een opslagkoppeling
Een opslagkoppeling verbindt PaperOffice AI met opslag buiten het PaperOffice-datacenter. Wanneer u er een aanmaakt, kiest u eerst het doel. Het doel en de versleuteling kunnen na het opslaan niet worden gewijzigd.
- Gebruiken als BYOS-Storage: PaperOffice AI slaat de bestanden van een werkruimte versleuteld op uw eigen server of NAS op. Het opslagdoel is SFTP of Reverse SSH.
- Gebruik als importbron: het importassistentieprogramma of een connector leest bestanden daaruit en slaat ze op in het PaperOffice-datacenter. Mogelijke verbindingen zijn SFTP, Reverse SSH, Amazon S3, WebDAV, e-mail (IMAP) en het scanner-eindpunt.
Dezelfde NAS kan twee koppelingen hebben, bijvoorbeeld BYOS op de werkruimte-map en een importbron op een exportmap. Het aantal toe te voegen opslagkoppelingen hangt af van uw abonnement.
Eigen Opslag (BYOS): uw bestanden blijven bij u
U heeft PaperOffice Classic niet nodig om documenten op uw eigen server te bewaren. Met Eigen Opslag (BYOS) slaat PaperOffice AI de bestanden van een werkruimte versleuteld op uw server of NAS op. PaperOffice bewaart alleen metadata en indices.
- Open Document AI → Storage Mounts en klik op Storage Mount toevoegen.
- Kies Gebruiken als BYOS-Storage, vervolgens SFTP of Reverse SSH.
- Stel een Encryptie Wachtwoord in met minimaal 16 tekens en bewaar het veilig.
- Test de verbinding en sla op.
- Maak een nieuwe werkruimte aan onder Document AI → Workspaces en kies Eigen Opslag (BYOS) en uw koppeling als opslag.
- Zonder het versleutelingswachtwoord kan niemand de bestanden openen, niet eens PaperOffice. Als u het verliest, is er geen herstel mogelijk en kunt u het later niet wijzigen.
- De opslaglocatie van een werkruimte is definitief zodra de werkruimte is aangemaakt. Maak eerst de koppeling aan.
- Audit-proof archivering (WORM) is niet beschikbaar op uw eigen opslag, omdat de bestanden daar verwijderbaar blijven.
Welk protocol voor welk doel
- SFTP: voor BYOS en als importbron.
- Reverse SSH: voor BYOS en als importbron. Uw systeem opent een uitgaande tunnel naar PaperOffice, dus geen inkomende poortforwarding is nodig.
- Amazon S3 en WebDAV, inclusief Nextcloud, ownCloud of de WebDAV van een NAS: alleen als importbron. Geïmporteerde bestanden worden vervolgens in het PaperOffice-datacenter bewaard.
- E-mail (IMAP): alleen als importbron voor een postvak.
- Scanner-eindpunt: een uploadpunt dat door PaperOffice wordt aangeboden voor netwerkscanners, gebruikt als importbron.
PaperOffice AI heeft geen SMB- of Windows-share-verbindingstype, en een gemappt netwerkstation is geen opslagkoppeling. Bestanden van een netwerkstation kunnen worden geïmporteerd als ZIP-bestand. Cloudservices zoals OneDrive, SharePoint, Google Drive, Dropbox of Box zijn niet beschikbaar in de standaardinterface.
Uw NAS voorbereiden
PaperOffice AI heeft geen aparte connector voor een NAS-merk. De NAS wordt verbonden via een protocol, meestal SFTP. Wat het merk ook is, u heeft nodig:
- de SFTP- of SSH-service ingeschakeld,
- een toegewijde gebruiker voor PaperOffice,
- een toegewijde map voor PaperOffice, niet de datamap van PaperOffice Classic en niet de database ervan.
In de app logt PaperOffice AI zich in op SFTP met een wachtwoord; een SSH-prive sleutel kan alleen via de API worden ingesteld. De menu's van de NAS-firmware kunnen per versie iets verschillen:
- Synology (DSM): Configuratiescherm → Bestandsservices, schakel de SFTP-service in.
- QNAP (QTS): Configuratiescherm → Netwerk- & Bestandsservices, sta SSH toe. SFTP werkt via SSH.
- ASUSTOR (ADM): schakel SSH/SFTP in onder Diensten, en maak vervolgens de gebruiker en de share aan onder toegangsbeheer.
Als u overstapt van PaperOffice Classic, exporteer de originele bestanden daar eerst naartoe. De Classic-gegevensmap is geen opslagdoel voor PaperOffice AI.
Bereikbaarheid: de test wordt uitgevoerd vanuit het PaperOffice datacenter
De verbindingstest wordt niet in uw browser uitgevoerd. Het contacteert uw opslag vanaf de PaperOffice servers. Een NAS die alleen reageert op uw lokale netwerk, bijvoorbeeld op een adres beginnend met 192.168, is daarvandaan niet bereikbaar.
Voor SFTP heeft PaperOffice een openbare hostnaam of openbaar IP-adres nodig, de van buitenaf bereikbare SSH-poort (standaard 22), de gebruiker, het wachtwoord en de basismap. Lokale netwerkadressen worden afgewezen. Als u geen poort kunt openen, gebruik dan Reverse SSH: uw systeem opent een uitgaande tunnel naar PaperOffice op poort 443. Voer in het dialoogvenster de lokale SSH-gebruiker en de lokale map in; het dialoogvenster toont vervolgens de setup-opdrachten om te kopiëren.
Wanneer de verbindingstest mislukt
De test geeft een specifieke melding. De volgende stap hangt af van die melding, niet van het herhalen van dezelfde waarden:
- Host onbereikbaar, poort geblokkeerd of time-out: controleer de hostnaam of publiek IP-adres, de poort en de firewall. Een lokaal adres is niet voldoende.
- Verbinding geweigerd of poort gesloten: de SSH/SFTP-service op de NAS draait niet, of de poort in het dialoogvenster is onjuist.
- Host niet gevonden: een typefout in de naam, of een DNS-probleem.
- Authenticatie mislukt: controleer de gebruiker en het wachtwoord.
- Verbinding OK, maar de map kan niet worden gelezen: controleer het basispad en de leesrechten van de gebruiker.
- SFTP-subsysteem kon niet worden gestart: SSH reageert, maar SFTP is niet ingeschakeld op de NAS.
Veelgestelde vragen
- Heeft u PaperOffice Classic nodig om bestanden op uw eigen server te bewaren? Nee. Gebruik Eigen Opslag (BYOS) in PaperOffice AI.
- Kan ik een Windows-share verbinden? Nee. Gebruik SFTP of Reverse SSH, of importeer de bestanden als ZIP-bestand.
- Kan ik S3 of WebDAV gebruiken als eigen opslag? Nee. Ze zijn alleen beschikbaar als importbron.
- Wat gebeurt er als u het encryptiewachtwoord verliest? De bestanden kunnen niet meer worden gedecodeerd, zelfs niet door PaperOffice.
- Kan ik later een werkruimte overschakelen naar mijn eigen opslag? Nee. De opslaglocatie is vastgesteld wanneer de werkruimte wordt aangemaakt.