Overzicht: welk gereedschap voor welke taak
- PDF's lezen en annoteren: de gratis PaperOffice PDF Reader, zonder inloggen.
- PDF's converteren, samenvoegen, splitsen of beveiligen in de app: PDF Studio.
- Een document delen zonder persoonlijke gegevens: AI-zwartmaken.
- Handtekeningen verzamelen: PaperOffice Sign.
- Spraak, vertaling, afbeeldingen en audioboeken: Media AI.
De gratis webtools op paperoffice.ai, zoals samenvoegen, splitsen, zwartmaken of ondertekenen van PDF's, zijn iets anders: ze vereisen geen account, werken in de browser en slaan niets op in een werkruimte.
PaperOffice PDF Reader
De PDF Reader opent PDF's via pdf.paperoffice.ai of als Windows-app. Uw bestanden blijven op uw apparaat. Lezen en de basisfuncties werken zonder inloggen; meer gereedschappen en de AI-functies vereisen een PaperOffice-account en zijn betaald.
- Open pdf.paperoffice.ai en klik op PDF openen.
- Klik op Gereedschappen. Gereedschappen die inloggen vereisen, hebben een account nodig.
- Klik op Account en log in met uw PaperOffice-account.
- Het tabblad AI-gereedschappen biedt bijvoorbeeld samenvattingen, tekstherkenning, het extraheren van facturgegevens en archiveren in PaperOffice.
- Zonder inloggen: lezen, ondertekenen, tekst toevoegen, markeren, commentaar geven, tekenen, afdrukken, voorlezen en e-facturen bekijken.
- Met inloggen: pagina's organiseren, een PDF toevoegen, bijsnijden, paginanummers of een watermerk toevoegen, comprimeren, zwartmaken, een wachtwoord toevoegen of verwijderen, metadata bewerken, een afbeelding invoegen en vergelijken.
- Een document wordt alleen verzonden wanneer u een AI-functie start en dit bevestigt.
- De Windows-app werkt op Windows 10 (versie 2004 of nieuwer) en Windows 11 met Microsoft Edge en vereist geen beheerdersrechten. Op iPhone en iPad kunt u de pagina aan het startscherm toevoegen vanuit Safari.
PDF Studio in de app
PDF Studio converteert bestanden, voegt PDF's samen, splitst en draait pagina's en beveiligt PDF's met een wachtwoord. In de app heet dit PDF AI Playground.
- Open Document AI → PDF AI Playground.
- Sleep uw bestanden naar het uploadgebied, of voer het adres van een webpagina in.
- Kies onder Gereedschappen een groep: Converteren, Pagina's, Bestand of Bescherming, en start het gereedschap.
- Klik op Bestand downloaden.
- Converteren: PDF naar Word, Excel of PowerPoint; Office-bestanden, afbeeldingen, e-books en e-mails naar PDF.
- Pagina's: PDF's samenvoegen in de volgorde van de lijst, splitsen en draaien. Bestand: comprimeren, PDF/A, PDF naar JPG of WebP, metadata.
- Beveiliging: een wachtwoord met minimaal 8 tekens, een bekend wachtwoord verwijderen, beperkingen verwijderen.
- Elk bestand mag maximaal 100 MB zijn. Het resultaat wordt gedownload en niet automatisch opgeslagen in de werkruimte. Elke taak is betaald.
- U ziet het menu-item alleen als uw groep over het PDF Studio-recht beschikt.
AI-zwartmaken: deel documenten zonder persoonsgegevens
Met zwartmaken kunt u documenten veilig delen met externe partijen, bijvoorbeeld met een overheid, een advocaat, een zakelijke partner of een AI-assistent. PaperOffice bewaart het origineel; alleen een kopie wordt zwartgemaakt.
- Selecteer het document en kies Acties → Delen en exporteren → Zwart maken en downloadlink maken.
- Kies een scenario. Dit bepaalt wat er wordt zwartgemaakt en wat zichtbaar blijft.
- De AI vindt de relevante passages en maakt ze zwart. Controleer de voorbeeldweergave: elke zwartmaking toont de categorie en de reden.
- U ontvangt een korte downloadlink naar de zwartgemaakte kopie.
Er zijn dertien scenario's, bijvoorbeeld medische dossiers (inclusief gezondheidsgegevens onder artikel 9 AVG), een AVG-toegangsverzoek, extern delen, personeelsdossiers, financiële gegevens, gerechtelijke procedures en een aangepaste selectie. De downloadlink is tien minuten geldig en maximaal vijf keer downloadbaar; het zwartgemaakte bestand wordt niet opgeslagen in de werkruimte. Voor veel documenten tegelijk kunt u een Redact Agent aanmaken onder Document AI; deze maakt zwartgemaakte kopieën als nieuwe documenten. Zwartmaken is betaald.
PaperOffice Sign: handtekeningen verzamelen
PaperOffice Sign verzamelt handtekeningen voor een document in uw werkruimte. Het gaat om een eenvoudige elektronische handtekening volgens eIDAS, geen geavanceerde of gekwalificeerde. Ontvangers bevestigen met een sms-code voordat ze tekenen; bij persoonlijk ondertekenen op een smartphone dient het openen van de link die per sms is ontvangen als bevestiging. Het definitieve pdf-bestand bevat een certificaat.
- Open Documenten, selecteer precies één document en kies Acties → Handtekening → Verzenden voor ondertekening.
- Voer de naam, e-mailadres en mobiele nummer in voor elke ontvanger.
- Kies de levering (e-mail, sms of link) en of mensen parallel of na elkaar tekenen. Stel herinneringen in indien gewenst.
- Klik op Verzoek tot ondertekening verzenden. Volg de voortgang onder Acties → Handtekening → Status weergeven.
Elk verzoek betreft precies één document. Sms-levering is betaald, en linklevering heeft geen automatische herinneringen. Om persoonlijk te tekenen, kiest u voor ondertekening op een smartphone; de persoon ontvangt een link via sms en tekent zonder app. De gratis tool 'PDF ondertekenen' op paperoffice.ai plaatst alleen een afbeelding van uw handtekening en maakt geen certificaat.
Media AI: spraak, vertaling, afbeeldingen en audioboeken
- Voice Studio: tekst naar spraak en spraak naar tekst. Voice cloning en verdere audioformaten zijn beschikbaar vanaf het Premium-model; alleen Ultra scheidt meerdere sprekers in transcripties.
- Translate Studio: vertaalt tekst, Excel/CSV en JSON, maar geen PDF-documenten.
- Image Studio: genereer afbeeldingen, analyseer afbeeldingen en verwijder achtergronden. Afbeeldingen kunnen worden opgeslagen met Opslaan in Document AI.
- Een document als audioboek: selecteer het document, kies Acties → Agenten en workflows → Document samenvatten en kies voor een PDF-samenvatting, een podcast-audioboek of beide. Het resultaat wordt opgeslagen als nieuw document; het document moet herkende tekst bevatten.
Alle Media AI-functies zijn betaald. Gegenereerde audio kan slechts voor een beperkte tijd worden gedownload.
Veelgestelde vragen
- Is de PDF-lezer gratis? Lezen en de basisfuncties zijn gratis zonder inloggen. Meer tools en AI vereisen een account en zijn betaald.
- Wordt mijn origineel veranderd door zwartmaken? Nee. Alleen een kopie wordt zwartgemaakt.
- Is PaperOffice Sign een gekwalificeerde handtekening? Nee. Het is een eenvoudige elektronische handtekening volgens eIDAS met bevestiging via sms en een certificaat.
- Kan Translate Studio PDF's vertalen? Nee. Het vertaalt tekst, Excel/CSV en JSON.
- Worden resultaten van PDF Studio automatisch opgeslagen? Nee. U downloadt ze.