Waar uw gegevens worden opgeslagen
Uw documenten worden opgeslagen en geback-upt in Spanje, in het eigen datacenter van PaperOffice in Navarra. PaperOffice beheert daar eigen servers en maakt hiervoor geen gebruik van een publieke cloud. U kunt geen andere regio kiezen. Uw contractpartij is PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., gevestigd in Pamplona, Navarra; Spaans recht is van toepassing.
U kunt uw eigen opslag koppelen onder Storage Mounts (BYOS). De bestanden blijven dan versleuteld op uw opslag. PaperOffice bewaart wel de index, metadata en AI-resultaten in het eigen datacenter. Audit-proof archivering (WORM) is niet beschikbaar op uw eigen opslag, omdat het bestand daar verwijderbaar blijft.
Als eigenaar of beheerder opent u het Vertrouwenscentrum in de app om het compliance-pakket te maken met de verwerkersovereenkomst en de technische en organisatorische maatregelen. Details over hoe persoonsgegevens worden verwerkt, vindt u in het privacybeleid.
Virusscan bij upload en e-mailontvangst
PaperOffice AI controleert elk bestand op virussen en bedreigingen voordat het wordt opgeslagen. U hoeft niets in te stellen.
- Tijdens de upload ziet u dat het bestand wordt gecontroleerd. Een schoon bestand wordt zoals gebruikelijk opgeslagen.
- Een besmet bestand wordt afgewezen en niet opgeslagen. Er is geen virusquarantaine waaruit u het kunt herstellen. Controleer het bestand met uw eigen antivirussoftware en vraag de afzender om een schone kopie.
- Als de controle kort niet beschikbaar is, wordt het bestand om veiligheidsredenen ook niet opgeslagen. Probeer het later opnieuw.
- Een wachtwoordbeveiligde PDF die tijdens de upload wordt ontgrendeld, wordt na het ontgrendelen opnieuw gecontroleerd.
- E-mailbijlagen en bestanden die u uploadt naar een kennisbank worden op dezelfde manier gecontroleerd.
De virusscan is niet de beveiligingsquarantaine van de AI-DMS Ultra audit, die van toepassing is op opgeslagen documenten met een hoog fraudegevaar.
Is een inkomende e-mail echt?
PaperOffice AI controleert inkomende e-mails niet automatisch op authenticiteit, bijvoorbeeld via SPF, DKIM of DMARC, en geeft geen oordeel 'echt' of 'nep'. U heeft wel tools om dit zelf te controleren:
- Selecteer een document uit de e-mailontvangst en kies Acties → E-mail → Toon e-mailgegevens om headers, afzender en ontvangers te zien.
- Gebruik Acties → E-mail → Originele e-mail openen om het oorspronkelijke bericht te zien.
- Als de e-mail als PDF bestaat, controleer deze dan met een Trust Agent die het verificatieprofiel voor e-mailexporten gebruikt. Deze zoekt naar verborgen inhoud, headermanipulatie en bewerkte alleen-afbeelding-PDF's. De Trust Agent is betaald.
Twijfelt u? Bel de afzender dan op een nummer dat u al kent, vooral als bankgegevens zijn gewijzigd.
Audit-proof archivering: WORM en legal hold
WORM maakt een document audit-proof. Het documenttype en de bewaartermijn worden dan vergrendeld, en wijzigingen vinden alleen plaats als nieuwe versie met verplicht commentaar. WORM geldt per document en kan niet ongedaan worden gemaakt.
- Open het document. Het tabblad Overzicht toont of het revisiebestendig is.
- Klik op Activeer WORM-behouding. Het tabblad Revisies wordt geopend.
- Kies wanneer de periode begint: direct of aan het einde van het jaar.
- Bevestig de onomkeerbare activatie.
Een legal hold is een verwijderingsvergrendeling, bijvoorbeeld tijdens een rechtszaak. Klik op Legal Hold instellen in het document, voer een reden in en bevestig; gebruik Vrijgeven om deze op te heffen. Een legal hold blokkeert verwijderen, verplaatsen en hernoemen, inclusief alle versies, ongeacht de bewaartermijn, en werkt ook zonder WORM. Alleen eigenaars en beheerders van de organisatie kunnen een legal hold instellen of opheffen.
- WORM is beschikbaar vanaf het werktype Business en niet op uw eigen opslag (BYOS).
- Het activeren van WORM is betaald.
- Auditrecords bevinden zich onder Analytics AI → Auditcentrum.
- PaperOffice levert versies, checksums, een toegangslogboek en bewaartermijnen voor regels zoals de Duitse GoBD. Of uw proces als geheel toereikend is, moet uw belastingadviseur beoordelen op basis van uw procesdocumentatie.
Verstuur documenten veilig per e-mail
U verzendt originele bestanden per e-mail met bewijs van levering. De ontvanger ontvangt een beveiligde link, PDF-bestanden zijn beveiligd met een wachtwoord en elke opening en download wordt geregistreerd.
- Open Documenten, selecteer maximaal 10 documenten en kies Acties → Delen en exporteren → Per e-mail verzenden.
- Voer de ontvanger, het onderwerp en een persoonlijk bericht in.
- Kies onder Veilige toegang of het pdf-wachtwoord per e-mail of sms wordt verzonden, en klik op Nu verzenden.
- Controleer de status onder Acties → Delen en exporteren → Leveringsstatus. Daarop opent u het protocol, intrekt u de link of herverstuurt u de e-mail.
De link is 7 dagen geldig, en elk bestand kan slechts een beperkt aantal keer worden opgehaald. Na intrekking werkt de link niet meer. Versturen, sms en een bewijs-PDF van de levering zijn betaald. Documenten in beveiligingsquarantaine kunnen niet worden verzonden.
Apparaten, passkeys en tweefactorauthenticatie
Het Security Center toont de apparaten en sessies van uw account. Open dit in de zijbalk onder Team & Beveiliging → Beveiligingscentrum.
- Koppel een smartphone met Smartphone toevoegen.
- Vergrendel een verloren of verkochte smartphone direct: vind deze onder de geregistreerde apparaten, open het menu en kies Vergrendeling voor alle accounts. Alle sessies op het apparaat worden beëindigd. Deze vergrendeling bestaat alleen voor smartphones en tablets, en alleen het account dat het apparaat eigendom is, kan deze activeren.
- Ongeldig maken koppelt een apparaat alleen los van uw account; Verwijderen verwijdert de apparaatrecord permanent.
- Op apparaten met een ingebouwde authenticator zoals Windows Hello stelt u op dezelfde pagina een passkey in onder Windows Hello / Passkey. De kaart verschijnt alleen als het apparaat dit ondersteunt.
- Wanneer u zich aanmeldt, kan PaperOffice om een bevestigingscode vragen, bijvoorbeeld op een nieuw apparaat of vanaf een ongebruikelijk netwerk. De code wordt per e-mail verzonden of, als er een telefoonnummer voor tweefactoraanmelding is ingesteld voor de gebruiker, via sms. U schakelt tweefactoraanmelding in per gebruiker in Gebruikersbeheer; dit vereist actieve automatische navulling, omdat het verzenden van codes betaald is. Een authenticator-app is nog niet beschikbaar.
- Er bestaat een IP-witlijst voor API-sleutels. Een IP-beperking voor gebruikers of groepen heeft momenteel geen effect.
Veelgestelde vragen
- Kan ik kiezen waar mijn gegevens worden opgeslagen? Nee. Documenten worden opgeslagen in PaperOffice's eigen datacenter in Navarra, Spanje. Met eigen opslag blijven de bestanden bij u.
- Kan ik een bestand herstellen dat door de virusscan is afgewezen? Nee. Besmette bestanden worden niet opgeslagen.
- Vertelt PaperOffice mij of een e-mail nep is? Nee. Het biedt u tools om headers, afzender en e-mail-PDF's te controleren.
- Kan WORM ongedaan worden gemaakt? Nee. Gebruik een legal hold als u alleen een tijdelijke vergrendeling nodig heeft.
- Hoe lang werkt een beveiligde e-maillink? 7 dagen, tenzij u deze eerder intrekt.