Organisatie, root-account en gebruikers
PaperOffice AI behoort tot één organisatie. Credits, documenten, werkruimten en facturatie horen bij die organisatie, niet op een enkel persoon of apparaat.
Het root-account is de eigenaar van de organisatie. Het wordt aangemaakt wanneer de organisatie wordt geregistreerd. Alleen het root-account ziet Account verwijderen in de instellingen en kan de organisatie permanent verwijderen. Het is ook verantwoordelijk voor het abonnement, de wallet en de facturen.
Verdere personen werken als gebruikers (lidaccounts) binnen dezelfde organisatie. Zij zien geen optie voor accountverwijdering. Een sessie die namens een ander account handelt (impersonatie) erft geen root-rechten voor accountverwijdering.
Gebruikersbeheer en organisatie-instellingen zijn beschikbaar in de web- en desktop-app, niet in de mobiele app.
Een gebruiker uitnodigen
- Open Gebruikersbeheer in de web- of desktop-app.
- Maak een nieuwe gebruiker aan.
- Nodig de gebruiker uit. De uitnodigingslink wordt verzonden of gekopieerd.
De uitgenodigde persoon opent de link en voltooit het inlogproces. Dit is geen openbare registratie, wat een nieuwe organisatie zou creëren.
Een gebruiker verwijderen
Het verwijderen van een gebruiker geldt voor één lidaccount. De organisatie, de documenten en de andere gebruikers blijven behouden. Open Gebruikersbeheer, selecteer de gebruiker en verwijder deze. De bevestiging verwijst naar deze gebruiker, niet naar de organisatie.
Het verwijderen van het account is een andere actie: dit verwijdert het root-account en de gehele organisatie. Hulp: Hoe verwijder ik mijn PaperOffice-account?
Uw belastingadviseur of andere externe personen toegang geven
Externe personen, zoals uw belastingadviseur, krijgen toegang via een e-mailuitnodiging voor een werkruimte en loggen in met hun eigen PaperOffice-account. Dit werkt alleen voor werkruimten van het type Business, en alleen het root-account of beheerders mogen delen.
- Open Document AI → Workspaces en de werkruimte met uw documenten. Controleer of het werkruimtype Business is.
- Schakel over naar het tabblad Delen en klik op Nieuwe externe vrijgave.
- Kies het e-mailkanaal en voer het e-mailadres in.
- Kies de documenttoegang: bekijken en downloaden, of bekijken, downloaden en uploaden. Stel in hoe lang het delen geldig is.
- Klik op Opslaan en delen activeren.
- De ontvanger opent de link in de e-mail en logt in of registreert zich. Tot die tijd wordt het delen weergegeven als 'in behandeling'.
- Externe personen krijgen nooit bewerkings- of beheerdersrechten.
- Uw account betaalt voor uploads door de externe persoon en de verwerking daarvan. Een maandelijks budget beperkt dit.
- Onder Actieve vrijgaven wijzigt u de rechten of intrekt u het delen. De toegang eindigt onmiddellijk.
- Externe personen verschijnen in Gebruikersbeheer met de rol 'Extern'. Medewerkers van uw organisatie worden daar uitgenodigd als gebruikers, niet via een deelactie.
Het telefoonkanaal van een delen, met mobiel nummer en PIN, is iets anders: een beller stelt vragen aan een telefonische agent over de werkruimte. Dit is niet de juiste manier voor uw belastingadviseur om met uw documenten te werken.
App-inloggen en API-sleutels
App-inloggen in de browser, de desktop-app of de mobiele app is een sessie van een persoon. API-sleutels zijn voor scripts, MCP en integraties; ze vervangen geen persoon die zich aanmeldt bij de interface. Beide verbruiken Credits uit dezelfde organisatiepool.
API-sleutels worden beheerd in de web- en desktop-app op de API-pagina van het accountgebied. Assistenten zoals Claude of ChatGPT maken meestal verbinding via een inlogproces met uw PaperOffice-account in plaats van een sleutel.
Veelgestelde vragen
- Kan een gebruiker de organisatie verwijderen? Nee. Alleen het root-account kan dit.
- Verwijdert het verwijderen van een gebruiker documenten? Nee. De organisatie en de documenten blijven behouden.
- Hoe geef ik mijn belastingadviseur toegang? Via een extern delen op een Business-werkruimte, via e-mailuitnodiging.
- Kunnen externe personen documenten bewerken? Nee. Zij kunnen hooguit bekijken, downloaden en uploaden.
- Kan ik gebruikers beheren op mijn telefoon? Nee. Gebruikersbeheer bevindt zich in de web- en desktop-app.