Do czego służy zakrywanie w PaperOffice
Zakrywanie służy do bezpiecznego przekazywania dokumentów na zewnątrz: do Claude, ChatGPT, urzędu, prawnika lub partnera biznesowego. PaperOffice pozostaje systemem rejestrującym (System of Record) i zachowuje oryginał. Zakrywana jest zawsze kopia.
Jak zakryć dokument za pomocą AI
- Zaznaczyć dokument w przeglądzie dokumentów.
- Kliknąć „Akcje”, następnie „Udostępnić i eksportować” i potem „Zakryć i utworzyć link do pobrania”.
- Wybrać scenariusz. Scenariusz określa, co zostanie zakryte, a co pozostanie widoczne.
- AI znajduje odpowiednie miejsca i zakrywa je automatycznie. Nie trzeba niczego zaznaczać ręcznie.
- Sprawdzić podgląd. Każde zakrycie pokazuje kategorię i uzasadnienie.
- Następnie zostanie wyświetlony krótki link do pobrania zakrytej kopii. Należy go skopiować i wkleić tam, gdzie jest potrzebny, na przykład w Claude lub ChatGPT.
Link do pobrania jest ważny dziesięć minut i umożliwia najwyżej pięć pobrań. Zakryty plik nie jest przy tym zapisywany w Workspace.
Jakie są scenariusze
Do wyboru są trzynaście scenariuszy, między innymi:
- Dokumentacja medyczna: maksymalna ochrona, także danych o zdrowiu zgodnie z art. 9 RODO.
- Wniosek RODO (Art. 15): dane osób trzecich są zakrywane, dane osoby wnioskującej pozostają widoczne.
- Udostępnianie zewnętrzne: dane prywatne są zakrywane, dane biznesowe pozostają widoczne.
- Anonimowa aplikacja, Akta osobowe / HR, Zanonimizować dane finansowe, Zakryć dane kontaktowe, Postępowania sądowe, Sygnalista (HinSchG), Publikacja publiczna, Badania naukowe, Audyt wewnętrzny.
- Niestandardowe: kategorie wybiera się samodzielnie.
W przypadku dokumentacji medycznej należy wybrać scenariusz „Dokumentacja medyczna”.
Wiele dokumentów naraz: Redact Agent
W przypadku partii dokumentów utwórz Redact Agenta w sekcji „Document AI”. Tam wybiera się scenariusz, wyjątki, które nigdy nie są zakrywane, oraz wyrażenia, które zawsze są zakrywane. Następnie zaznacza się dokumenty i uruchamia „Akcje”, „Agenci i przepływy pracy”, „Redact” i „Automatycznie z Redact Agent”. Zakryte kopie powstają jako nowe dokumenty z dopiskiem „redacted” w nazwie. Oryginały pozostają niezmienione.
Różnica: bezpłatne narzędzie „Zakrywanie PDF”
Strona oferuje też bezpłatne narzędzie w przeglądarce o nazwie „Zakrywanie PDF”. Obszary zaznacza się tam ręcznie, bez AI i bez scenariusza. Zakrywanie w PaperOffice ze scenariuszem jest natomiast wspomagane przez AI i działa automatycznie.
Często zadawane pytania
Czy oryginał zostanie zmieniony? Nie. Zakrywana jest zawsze kopia, oryginał pozostaje w PaperOffice.
Czy trzeba samodzielnie zaznaczać miejsca? Nie. AI zakrywa według wybranego scenariusza. Wynik można sprawdzić w podglądzie.
Ile to kosztuje? Zakrywanie jest płatne. Aktualne ceny są dostępne na koncie PaperOffice.