Czym jest i do czego służy
Doradca podatkowy uzyskuje dostęp po udostępnieniu obszaru roboczego na zewnątrz. Otrzymuje zaproszenie e-mail i loguje się przy użyciu własnego konta PaperOffice. Działa to wyłącznie dla obszarów roboczych typu Business. Udostępniać mogą wyłącznie właściciel lub administratorzy.
Jak to działa
- Otworzyć Document AI → Workspaces, a następnie obszar roboczy z dokumentami.
- Na karcie typu Typ Workspace sprawdzić, czy zaznaczono Business.
- Przełączyć się na kartę Udostępnianie i kliknąć Nowe udostępnienie zewnętrzne.
- Wybrać kanał e-mail i wpisać Adres e-mail.
- Wybrać Poziom dostępu do dokumentu: Podgląd + Pobieranie lub Podgląd + Pobieranie + Wgrywanie. Ustawić, jak długo udostępnianie jest ważne.
- Kliknąć Zapisać i aktywować udostępnianie.
Warto wiedzieć
- Odbiorca otwiera link w e-mailu i loguje się lub rejestruje. Do tego czasu udostępnienie wyświetla status „Oczekujące”.
- Osoby zewnętrzne nigdy nie otrzymują praw edycji ani administratora.
- Konto użytkownika pokrywa koszty przesyłania plików przez osobę zewnętrzną oraz ich przetwarzania. Miesięczny limit budżetu ogranicza tę kwotę.
- W sekcji Aktywne udostępnienia można zmienić uprawnienia lub kliknąć Unieważnić. Dostęp kończy się natychmiast.
- Osoby zewnętrzne pojawiają się w Zarządzanie użytkownikami z rolą „Zewnętrzny”. Pracowników organizacji zaprasza się tam jako użytkowników, a nie poprzez udostępnienie.
- Kanał Telefon z numerem komórkowym i PIN to coś innego: dzwoniący zadaje pytania agentowi telefonicznemu o obszar roboczy. Wymaga on bramki udostępniania w Conversation AI. Nie jest to właściwy sposób dla doradcy podatkowego do pracy z dokumentami.