Co to jest i po co służy
WORM zapewnia dokumentowi status revisionssichere (niezmienny). Jego typ dokumentu oraz szczegóły dotyczące okresu przechowywania są następnie zablokowane. Zmiany mogą nastąpić wyłącznie jako nowa wersja z wymaganym komentarzem. Legal hold to blokada usuwania, na przykład w trakcie postępowania sądowego.
Jak to zrobić
- Otwórz dokument. Karta Przegląd wyświetla komunikat „Nie jest revisionssichere”.
- Kliknij Aktywuj okres przechowywania WORM. Otwiera się karta Wersje.
- Wybierz Początek okresu: natychmiast lub pod koniec roku.
- Kliknij Aktywuj okres przechowywania WORM teraz (nieodwracalne).
W przypadku legal hold kliknij w dokumencie Umieść legal hold, wpisz powód i potwierdź. Użyj opcji Zwolnij, aby ją zdjąć.
Dobre wiedzieć
- WORM dotyczy pojedynczego dokumentu i nie można jej cofnąć.
- WORM jest dostępna od typu przestrzeni roboczej Business. Zmianę typu dokonuje się w ustawieniach przestrzeni roboczej.
- WORM nie jest dostępna na własnym magazynie (BYOS).
- Legal hold blokuje usuwanie, przenoszenie i zmianę nazwy, w tym wszystkich wersji, niezależnie od okresu przechowywania. Działa również bez WORM.
- W aplikacji właściciele i administratorzy organizacji umieszczają legal hold.
- Aktywacja WORM jest płatna.
- Dokumenty revisionssichere znajdują się w Analytics AI → Centrum audytów.
- PaperOffice dostarcza wersje, sumy kontrolne, dziennik dostępu oraz warunki przechowywania dla takich zasad jak niemieckie GoBD. Czy cały proces jest wystarczający, ocenia Twój doradca podatkowy na podstawie dokumentacji procesu.