Przegląd: który sposób jest odpowiedni
Każdy dokument w PaperOffice AI znajduje się w przestrzeni roboczej. Jeśli jeszcze żadnej nie ma, należy ją najpierw utworzyć: Jak utworzyć przestrzenie robocze w PaperOffice AI? Następnie wybrać sposób odpowiedni dla Państwa sytuacji:
- Kilka pojedynczych plików: Dodać dokument w przestrzeni roboczej.
- Istniejące archiwum jako plik ZIP lub z własnego magazynu: kreator importu Importuj dokumenty.
- Skrzynka odbiorcza, do której napływają faktury: raz za pomocą kreatora importu, stale za pomocą łącznika.
- Papier w biurze: skaner sieciowy wysyłający skany bezpośrednio do PaperOffice AI.
- W drodze: smartfon.
Niezależnie od wybranego sposobu każdy dokument jest przetwarzany zgodnie z poziomem AI-DMS swojej przestrzeni roboczej.
Przesyłanie pojedynczych plików
- Otworzyć Document AI → Workspaces i otworzyć przestrzeń roboczą lub bezpośrednio jej dokumenty.
- Na pasku narzędzi kliknąć Dodać dokument. Ten przycisk jest wyświetlany, gdy nie zaznaczono żadnego dokumentu.
- Na karcie Plik przeciągnąć pliki w obszar przesyłania lub wyszukać je. Można przesłać kilka plików, a także wkleić je za pomocą Ctrl+V.
- Poczekać na sprawdzenie duplikatów. Następnie kliknąć przycisk uruchomienia, który podaje liczbę plików. Tylko to kliknięcie rozpoczyna transfer.
Jeśli plik brakuje po zakończeniu, zwykle nie kliknięto przycisku uruchomienia, nie otwarto przestrzeni roboczej lub wyczerpano Credits.
Import archiwum za pomocą kreatora importu
Większe zasoby, na przykład eksport z PaperOffice Classic, drzewa folderów lub duże pliki ZIP, przechodzą przez kreator importu:
- Otworzyć Document AI → Workspaces i wybrać docelową przestrzeń roboczą.
- Wybrać Akcje → Importuj dokumenty.
- Wybrać źródło. Komputer & sieć pobiera plik ZIP z komputera, do 5 GB i 2000 plików. Montowanie magazynu importuje z SFTP, S3 lub WebDAV; montowanie musi być skonfigurowane jako źródło importu. Archiwum e-maili importuje z zapisanej skrzynki pocztowej.
- W przypadku pliku ZIP poczekać, aż transfer się zakończy. W przypadku montowania magazynu wybrać montowanie i folder źródłowy.
- Sprawdzić podsumowanie: kreator liczy pliki, rozmiar i foldery. Opcja Pomiń duplikaty automatycznie jest domyślnie zaznaczona, więc treści, które już znajdują się w przestrzeni roboczej, nie są importowane ponownie.
- Rozpocząć import i śledzić jego postęp.
SMB i udziały Windows nie są typem źródła. W przypadku większych zasobów niż pozwala plik ZIP należy użyć montowania magazynu. Przechodzą Państwo z Classic? Należy najpierw wyeksportować dokumenty stamtąd jako pliki oryginalne: Z PaperOffice Classic do PaperOffice AI.
Pobieranie dokumentów ze skrzynki pocztowej
Skrzynka pocztowa jest podłączana jako montowanie magazynu typu E-mail (IMAP):
- Otworzyć Document AI → Storage Mounts i kliknąć Dodać Storage Mount.
- Wybrać Użyć jako źródła importu oraz typ połączenia E-mail (IMAP).
- Wprowadzić serwer IMAP, port 993, nazwę użytkownika lub adres e-mail oraz hasło, pozostawić włączone SSL/TLS, przetestować połączenie i zapisać. Jeśli dostawca wymaga hasła aplikacji, należy wprowadzić właśnie je.
W przypadku starszych wiadomości e-mail należy raz uruchomić kreator importu ze źródłem Archiwum e-maili. Dla nowych wiadomości należy utworzyć łącznik: otworzyć Document AI → Connectors, kliknąć Utworzyć konektor, wybrać skrzynkę pocztową i docelową przestrzeń roboczą, ustawić interwał odpytywania oraz działanie po imporcie. Łącznik pobiera tylko nowe wiadomości, najwyżej co 5 minut. Identyczna treść nie jest importowana dwukrotnie.
Skanowanie za pomocą skanera sieciowego
Skaner sieciowy lub drukarka wielofunkcyjna może wysyłać skany bezpośrednio do PaperOffice AI. PaperOffice udostępnia do tego prywatną skrzynkę odbiorczą SFTP:
- Otworzyć Document AI → Storage Mounts i kliknąć Dodać Storage Mount. Wybrać Użyć jako źródła importu oraz typ połączenia Udostępnić jako punkt końcowy skanera.
- Kliknąć Aktywować Endpoint i skopiować dane dostępowe oraz docelowy folder /inbox.
- Utworzyć łącznik dla tego montowania magazynu i docelowej przestrzeni roboczej.
- Na skanerze dodać miejsce docelowe SFTP z hostem sftp.paperoffice.ai, portem 2022, folderem /inbox i skopiowanymi danymi dostępowymi.
Skanowanie do e-maila, skanowanie do folderu SMB oraz FTPS lub WebDAV w skrzynce odbiorczej nie są możliwe. Danych dostępowych nie można zmienić później; w razie potrzeby nowe dane wymagają usunięcia punktu końcowego i ponownego utworzenia. Pomoc: Skanować bezpośrednio do PaperOffice AI za pomocą skanera sieciowego.
Skanowanie za pomocą smartfona
W aplikacji mobilnej należy wybrać przestrzeń roboczą, a następnie zeskanować dokument aparatem lub przesłać istniejący plik. Bez połączenia z siecią dokument czeka w kolejce i zostaje przesłany później. Pomoc: Zarejestrować dokument na smartfonie.
Po imporcie: przetwarzanie i limit stron
Przechowywanie i przetwarzanie to dwa kroki. Import kopiuje pliki do przestrzeni roboczej; następnie poziom AI-DMS przestrzeni roboczej je przetwarza. Podczas przetwarzania wyszukiwarka nie może jeszcze znaleźć dokumentu po jego treści. Przestrzeń robocza z opcją Tylko przechowywanie zapisuje pliki bez uruchamiania przetwarzania.
Przestrzeń robocza ma limit stron do przetwarzania. Domyślnie jest to 20 stron na dokument, a maksymalnie 40. Strony ponad limit nie są przetwarzane przez AI-DMS. Limit ustawia się przy tworzeniu lub edycji przestrzeni roboczej.
Import i przetwarzanie zużywają Credits organizacji. Gdy Credits się wyczerpią, import czeka, aż Credits znów będą dostępne.
Foldery
W PaperOffice AI drzewo folderów pokazuje ścieżkę przechowywania każdego dokumentu. Podfoldery z pliku ZIP lub montowania magazynu są zachowywane w tej ścieżce. Widok folderów służy do filtrowania i nawigacji; nie jest to eksplorator plików do tworzenia pustych folderów.
Za pomocą Akcje → Nowy folder można pogrupować wybrane dokumenty w folder dokumentów. Potrzeba do tego co najmniej dwóch dokumentów.
Typy dokumentów
Typ dokumentu określa, jakim rodzajem dokumentu jest i jakie reguły się do niego stosują: klasyfikacja, okres przechowywania oraz opcjonalnie domyślny agent IDP. Przetwarzanie rozpoznaje typ i podpowiada, gdzie dokument zarchiwizować.
- Otworzyć Document AI → Typy dokumentów i kliknąć Nowy typ dokumentu.
- Wypełnić okno dialogowe, w tym region prawny, domyślnego agenta IDP, okres retencji i szablony, a następnie zapisać.
Kosz
Zaznaczyć dokumenty w przestrzeni roboczej i wybrać Akcje → Przenieś do kosza. W przestrzeniach roboczych z poziomem bezpieczeństwa Business lub Compliance dokument znika z normalnej listy, ale w tym momencie nie zostaje trwale usunięty. Przestrzenie robocze z poziomem bezpieczeństwa Standard nie mają kosza: dokumenty są tam od razu trwale usuwane, a aplikacja ostrzega o tym wcześniej.
Konto główne i administratorzy znajdują Kosz na końcu listy przestrzeni roboczych. Tam mogą przywracać dokumenty lub opróżniać kosz. Opróżnienie kosza natychmiast i trwale usuwa dokumenty. Usunięcie całej przestrzeni roboczej to osobna, trwała czynność.
Najczęściej zadawane pytania
- Jak duży może być plik ZIP? Do 5 GB i 2000 plików. W przypadku większych zasobów należy użyć montowania magazynu.
- Czy można importować z udziału Windows? Nie. SMB i udziały Windows nie są typem źródła. Należy użyć SFTP, S3 lub WebDAV.
- Dlaczego wyszukiwarka nie znajduje mojego nowego dokumentu? Przetwarzanie nadal trwa lub dokument znajduje się w przestrzeni roboczej, której nie widać.
- Czy duplikaty są importowane dwukrotnie? Nie. Identyczna treść jest pomijana.
- Czy dokument jest usuwany natychmiast po przeniesieniu do kosza? W przestrzeniach roboczych Business i Compliance nie: zostaje trwale usunięty dopiero po opróżnieniu kosza lub po upływie okresu przechowywania. Przestrzenie robocze Standard nie mają kosza; usunięcie jest tam od razu trwałe.