Przegląd
Trzy funkcje działają razem, aby nie przeoczyć terminów i utrzymać kontrolę nad partnerami biznesowymi:
- Terminy umów: PaperOffice odczytuje kluczowe daty z umów i oblicza ostatni dzień na wypowiedzenie.
- Relations AI: PaperOffice tworzy organizacje i osoby z dokumentów oraz wymienia ich terminy.
- Knowledge Graph: PaperOffice łączy dokumenty poprzez firmy, osoby, kwoty i wspólne numery.
Wszystkie trzy wymagają dokumentów przetworzonych za pomocą AI-DMS. Pola umów oraz Knowledge Graph wymagają poziomu Premium lub Ultra; Basic nie odczytuje tych pól umów i nie tworzy powiązań.
Terminy umów: kiedy można wypowiedzieć?
Dla umów PaperOffice odczytuje kluczowe daty: datę rozpoczęcia, okres obowiązywania, datę zakończenia, okres wypowiedzenia, punkt wypowiedzenia, automatyczne przedłużenie i typ umowy. Na ich podstawie oblicza ostatni dzień na wypowiedzenie.
- Złożyć umowę w obszarze roboczym o poziomie Premium lub Ultra i poczekać do zakończenia przetwarzania.
- Otworzyć umowę na karcie Przegląd.
- Przeczytać kartę Terminy. Pokazuje ona np. ostatni dzień na wypowiedzenie z liczbą pozostałych dni.
- Użyć odniesienia do źródła, aby sprawdzić fragment w umowie.
- Pola są wypełniane tylko dla umów, np. aneksów, NDA, umów o przetwarzanie danych, najmu, leasingu, pożyczki i pracy oraz polis ubezpieczeniowych.
- Data jest przeliczana przy każdym otwarciu dokumentu.
- Jeśli umowa przedłuża się automatycznie i termin został przeoczony, karta pokazuje kolejną szansę na wypowiedzenie. Bez przedłużenia karta pokazuje, kiedy umowa wygasa.
- Jeśli brakuje wymaganej wartości, np. okresu wypowiedzenia, karta Terminy wskazuje, czego brakuje do przypomnienia o wypowiedzeniu.
- Jeśli umowa może być wypowiedziana w dowolnym momencie, nie ma ustalonego ostatniego dnia na wypowiedzenie.
Przypomnienia o ostatnim dniu na wypowiedzenie
Z szczegółów umowy Relations AI tworzy zadanie terminowe dla ostatniego dnia na wypowiedzenie. Jeśli w ustawieniach obszaru roboczego opcja „Przypomnienia o terminach dla automatycznie utworzonych zadań” jest włączona (płatna), PaperOffice przypomina o tym 30 i 7 dni przed ostatnim dniem na wypowiedzenie. Przypomnienie o zakończeniu umowy działa jak wcześniej.
- Przypomnienie 30 dni przed przychodzi jako powiadomienie w aplikacji oraz jako powiadomienie push (jeśli dozwolone); przypomnienie 7 dni przed przychodzi również e-mailem.
- Idzie do osoby przypisanej do zadania terminowego, w przeciwnym razie do osoby, która przesłała dokument. W nocy nie wysyła się przypomnień; nadchodzą one rano.
- Jeśli umowa przedłuża się automatycznie, zadanie terminowe przechodzi do kolejnej szansy na wypowiedzenie po upływie ostatniego dnia na wypowiedzenie.
- Jeśli brakuje wymaganej wartości lub umowa może być wypowiedziana w dowolnym momencie, nie tworzy się przypomnienia.
- Dla wcześniej zapisanych umów przypomnienie jest tworzone po ponownym przetworzeniu dokumentu.
- Aby uzyskać dodatkowe przypomnienia, utworzyć zadanie z terminem wykonania na karcie Aktywności.
Przełączanie przypomnień odbywa się dla każdego obszaru roboczego osobno: otworzyć Document AI → Workspaces, edytować obszar roboczy i na karcie Ogólne włączyć przypomnienia o terminach dla automatycznie utworzonych zadań. Przełącznik jest domyślnie wyłączony.
Relations AI: firmy, osoby i terminy
Relations AI buduje katalog firm i osób, z którymi prowadzi się kontakty, na podstawie dokumentów. Nazwa, identyfikator VAT, e-mail, telefon i dane bankowe pochodzą z dokumentów, a każdy dokument jest powiązany z organizacją. Relations AI nie jest CRM: nie ma leadów, lejka ani szans sprzedażowych, a osoby tworzone są tylko z dokumentów.
- Przetworzyć dokumenty za pomocą AI-DMS. Organizacje i osoby pojawiają się automatycznie.
- Otworzyć Relations AI → Organizacje lub Osoby, aby zobaczyć powiązane dokumenty.
- W sekcji Relations AI → Sieć widoczne są terminy dokumentów, takie jak daty płatności, koniec umowy, ponowne złożenie i inne terminy.
Każdy wykryty termin tworzy zadanie. Należy otworzyć dokument źródłowy lub oznaczyć zadanie jako wykonane. Stare dokumenty, których termin dawno minął, nie generują zadań, podobnie jak dokumenty bez wykrytego terminu.
Knowledge Graph: które dokumenty należą do siebie
Knowledge Graph łączy dokumenty poprzez firmy, osoby, kwoty i wspólne numery, takie jak faktury, zamówienia lub numery spraw. Widoczne jest, które dokumenty należą do jednej transakcji.
- Otworzyć Analytics AI → Sieć dokumentów. Widoczne są obiekty i ich połączenia; kliknięcie obiektu wyświetla jego dokumenty. W Opcje można filtrować według typu obiektu oraz wybrać liczbę wyświetlanych obiektów. Analytics AI jest dostępne od planu Corporate.
- W sekcji Dokumenty należy wybrać widok Transakcje, aby zobaczyć dokumenty i ich połączenia jako sieć. Widok Oś czasu pokazuje dokumenty według daty.
- W sekcji Analytics AI → Mapa nadawców widoczne jest położenie nadawców.
- Jeśli nie są wyświetlane żadne obiekty, należy najpierw przetworzyć dokumenty za pomocą AI-DMS Premium lub Ultra. Ultra nie jest wymagane.
- Identyfikatory podatkowe, VAT i bankowe nigdy nie łączą dokumentów, podobnie jak bardzo częste wartości.
- Można zadawać pytania do grafu własnymi słowami przez API lub serwer MCP, na przykład z Claude. Jest to usługa płatna.
- Użytkownicy zewnętrzni nie mają dostępu. Członkowie zespołu widzą tylko swoje współdzielone przestrzenie robocze.
Najczęściej zadawane pytania
- Który poziom jest potrzebny do terminów umów? Premium lub Ultra. Basic nie odczytuje pól umowy.
- Czy przypomnienia są wysyłane automatycznie? Tylko jeśli przełącznik przypomnień jest włączony w przestrzeni roboczej. Jest to usługa płatna i domyślnie wyłączona.
- Kiedy przychodzą przypomnienia? 30 i 7 dni przed ostatnim dniem na wypowiedzenie; przypomnienie o końcu umowy również jest wysyłane.
- Czy Relations AI to CRM? Nie. To katalog zbudowany z dokumentów, bez leadów lub lejka sprzedażowego.
- Dlaczego Knowledge Graph jest puste? Dokumenty zostały przetworzone za pomocą Basic lub nie zostały jeszcze przetworzone.