AI-DMS 7 Czas czytania min.

Document AI i poziomy AI-DMS: kompletny przewodnik

Co dzieje się po przybyciu dokumentu

Gdy dokument trafia do przestrzeni roboczej, PaperOffice AI przetwarza go w trzech krokach:

  1. Odczyt: AI rozpoznaje tekst i układ, zarówno dla cyfrowych PDF-ów, jak i skanów oraz zdjęć. Na wyższym poziomie rozpoznawane są również pismo odręczne, pieczęcie, podpisy i zaznaczone pola.
  2. Klasyfikacja: PaperOffice rozpoznaje typ dokumentu, na przykład fakturę, umowę lub dowód dostawy, i sugeruje miejsce archiwizacji.
  3. Ekstrakcja: PaperOffice zwraca dane nagłówkowe, pojedyncze pola, tabele i pozycje liniowe, również na wielu stronach. Każde pole zawiera swoją wartość, poziom pewności oraz położenie na stronie.

Przetwarzanie odbywa się w tle po przesłaniu lub imporcie i wymaga chwili. Domyślnie przetwarzane jest pierwsze 20 stron dokumentu, maksymalnie 40.

Poziomy AI-DMS: Basic, Premium i Ultra

Głębokość przetwarzania dokumentu zależy od poziomu AI-DMS. Poziom należy do przestrzeni roboczej, a nie do konta. Nowe przestrzenie zaczynają od Premium. Różne przestrzenie mogą używać różnych poziomów, na przykład archiwum w Basic i bieżące zadania w Premium.

  • Tylko magazynowanie: dokumenty są przechowywane bez przetwarzania AI. Brak jest rozpoznawania tekstu oraz wyszukiwania w treści.
  • Basic (IDP Light): rozpoznawanie tekstu przez AI, pełnotekstowe archiwum, typ dokumentu i metadane. Odpowiednie dla dużych archiwów, przeszukiwanych głównie w trybie pełnotekstowym.
  • Premium (IDP Full): wszystko z Basic plus pola biznesowe, wyszukiwanie semantyczne, relacje między dokumentami, ekstrakcja encji oraz Knowledge Graph. Typowy wybór dla faktur, umów i spraw.
  • Ultra (MEGA Vision): wszystko z Premium plus rozumienie obrazu oraz audyt bezpieczeństwa z oceną ryzyka oszustwa. Tylko wtedy, gdy jest to konieczne, nie jako domyślne ustawienie dla każdej przestrzeni.

Wyższe poziomy zużywają więcej Credits. Szczegóły: Poziomy AI-DMS: Basic, Premium i Ultra.

Typy dokumentów i agenci IDP

Typy dokumentów informują PaperOffice, z jakim rodzajem dokumentu ma do czynienia. Zarządza się nimi w sekcji Document AI. Pomoc: Czym są typy dokumentów?

Jeśli potrzebują Państwo konkretnych pól, na przykład centrum kosztów lub numeru umowy, zapisują je jako agenta IDP. Agent IDP definiuje, które pola są ekstrahowane i które są wymagane. Pomoc: Jak utworzyć agenta IDP? Gotowe szablony ułatwiają start: Tworzenie agentów IDP z szablonów.

Faktury przychodzące: jedna ścieżka dla każdego napływu

Faktury przychodzą w formacie PDF, skanu, zdjęcia lub e-faktury. PaperOffice AI odczytuje je wszystkie w tym samym przepływie. Trafiają do przestrzeni roboczej przez przesłanie, import, podłączoną skrzynkę pocztową lub smartfon.

Wynik obejmuje dane nagłówkowe, takie jak dostawca, identyfikator VAT, IBAN, numer faktury i data, plus pozycje liniowe i kwoty końcowe. Sprawdzenie obliczeń testuje zgodność pozycji, stawek podatku i sumy. Każde pole jest zapisywane z lokalizacją i poziomem pewności. Zatwierdzanie i dalsze działania przebiegają przez Workflow Agenta. Pomoc: Jak utworzyć Workflow Agenta?

E-faktury: odczyt i walidacja

Gdy archiwizuje się e-fakturę, jako XML lub PDF z wbudowanym XML, PaperOffice rozpoznaje format i pobiera dane bezpośrednio z XML. Dla XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, faktur EN 16931 oraz hiszpańskich Facturae, PaperOffice sprawdza również poprawność faktury.

  1. Przesłać e-fakturę do przestrzeni roboczej i poczekać na zakończenie przetwarzania.
  2. W sekcji Dokumenty nazwa pokazuje: E-faktura ważna, E-faktura nieważna lub E-faktura nie do zweryfikowania.
  3. Otworzyć fakturę i przejść do karty Audyt. W bloku Protokół faktury elektronicznej widoczny jest moduł walidacji, czas sprawdzenia oraz ewentualne niezgodne reguły. Użyć Pobrać protokół, aby zapisać protokół.

Sprawdzenie obejmuje podstawowe reguły EN 16931, na przykład wymagane pola, kwoty całkowite, podatek VAT, identyfikator VAT oraz numer IBAN. Nie zastępuje ono oficjalnego sprawdzenia za pomocą walidatora KoSIT. Włoskie faktury FatturaPA są odczytywane, ale nie poddawane walidacji. Dla formatu Facturae wykrywana jest podpis elektroniczny i oznaczany jako obecny, ale nie weryfikowany. Rozpoznawanie i walidacja działają we wszystkich poziomach AI-DMS, w tym Basic.

Weryfikacja trójstronna: faktura, dowód dostawy i zamówienie zakupu

Weryfikacja trójstronna sprawdza, czy faktura odpowiada zamówieniu zakupu i dowodowi dostawy. PaperOffice uruchamia ją automatycznie po zakończeniu przetwarzania dokumentu. Dokumenty należą do siebie, gdy znajdują się w tym samym obszarze roboczym i posiadają to samo odniesienie do zamówienia zakupu. Sprawdzane są kwoty, ilości oraz ceny za pozycję.

  1. Złożyć zamówienie zakupu, dowód dostawy i fakturę w tym samym obszarze roboczym.
  2. Otworzyć fakturę, przejść do karty Audyt i przeczytać blok Weryfikacja trójstronna: Match OK, Variance lub Partial match.
  3. Użyj opcji Otworzyć zamówienie lub Otworzyć Dowód dostawy, aby przejść do dokumentu dopasowującego.

Dla uzyskania przeglądu otworzyć Dokumenty, pogrupować według odniesienia do zamówienia zakupu i kliknąć Szczegóły dopasowania. Bez odniesienia do zamówienia zakupu nie ma dopasowania. Jeśli brak jest dowodu dostawy, PaperOffice porównuje tylko zamówienie zakupu i fakturę. Dopasowanie jest płatne po znalezieniu zamówienia.

Ręczna weryfikacja, gdy brakuje wymaganego pola

PaperOffice AI zatrzymuje się i pyta osobę, gdy agent IDP nie może dostarczyć wymaganego pola z wystarczającą pewnością lub gdy workflow wymaga zatwierdzenia. Zadanie pojawia się pod Workflow AI → Zadania Human In The Loop. Otworzyć zadanie, uzupełnić brakujące pole lub zatwierdzenie i zakończyć zadanie. Workflow następnie kontynuuje swoje kolejne kroki. Dokument pozostaje w swoim workspace podczas przeglądu.

Split Agent: oddzielenie partii skanowania na pojedyncze dokumenty

Czy zeskanowano stos paragonów do jednego pliku PDF? Split Agent oddziela go na pojedyncze dokumenty i archiwizuje każdą część w docelowym obszarze roboczym.

  1. Otworzyć Document AI → Split Agent i kliknąć Tworzenie Split Agent.
  2. Wybrać Reguła podziału: Automatic (AI), Fixed pages per document, Entity separator lub Custom instruction. Wybrać docelowy workspace i zapisać.
  3. W sekcji Dokumenty wybrać PDF, wybrać Akcje → Agenci i przepływy pracy → Split i uruchomić agenta.

Tylko pliki PDF są dzielone. Jeśli granica jest niepewna, zadanie pojawia się pod Human In The Loop Tasks, gdzie można poprawić granicę według numeru strony. Split Agent jest płatny. Nie jest to darmowe narzędzie webowe „Split PDF” ani arkusze separatorów PaperOffice Classic.

Trust Agent: sprawdzenie plików PDF pod kątem manipulacji

Trust Agent sprawdza pliki PDF pod kątem anomalii technicznych: ukryty tekst, tekst pod obszarem nieprzezroczystym, osadzone pliki, JavaScript oraz różnice między widoczną treścią a warstwą tekstu. Wynik jest przechowywany jako certyfikat zaufania na dokumencie.

  1. Otworzyć Document AI → Trust Agent i kliknąć Utworzyć Trust Agent. Wybrać profil weryfikacji, na przykład Invoice lub Contract, oraz poziom.
  2. W sekcji Dokumenty wybrać PDF-y i wybrać Akcje → Agenci i przepływy pracy → Trust → Sprawdzić z Trust Agentem.
  3. Otworzyć wynik z Wyświetlić certyfikat.

Oryginał pozostaje niezmieniony; oznaczana jest tylko kopia. Jeśli plik zmieni się po sprawdzeniu, wynik przestaje być ważny. Wynik to ocena z dowodami, a nie dowód oszustwa. Sprawdzenie jest płatne.

Audyt bezpieczeństwa w AI-DMS Ultra

Za pomocą Ultra, PaperOffice AI sprawdza każdy nowy dokument w ramach audytu bezpieczeństwa: wynik ryzyka oszustwa od 1 do 10 z uzasadnieniem i wnioskami. Dla paragonów i faktur sprawdzany jest identyfikator VAT dostawcy przez VIES. Basic i Premium nie obejmują tego.

  • Karta Audyt dokumentu pokazuje wynik, uzasadnienie i wnioski. Wszystkie otwarte wnioski znajdują się pod Analytics AI → Centrum audytu.
  • Pod PaperOffice Account → Organization → Document Audit Quarantine konto główne włącza lub wyłącza kwarantannę i ustawia próg.
  • Od progu nowy dokument Ultra trafia do kwarantanny bezpieczeństwa i otrzymuje tag „Quarantäne”: edycja, przenoszenie, pobieranie i usuwanie są zablokowane do momentu zwolnienia przez osobę z dostępem do zapisu w przestrzeni roboczej. Notatki, komentarze i blokada prawna pozostają możliwe.
  • Wniosek VIES to wskazówka i nigdy nie wywołuje kwarantanny. Wynik to ocena, a nie dowód.

Najczęściej zadawane pytania

  • Który poziom wybrać? Premium dla faktur, umów i spraw. Basic dla czystych archiwów. Ultra tylko wtedy, gdy wymagane jest rozumienie obrazu lub audyt bezpieczeństwa.
  • Czy można używać różnych poziomów? Tak. Poziom należy do obszaru roboczego.
  • Czy sprawdzenie e-faktury zastępuje oficjalną walidację? Nie. Obejmuje podstawowe zasady, a nie pełną walidację KoSIT.
  • Czy oryginał jest zmieniany przez Trust Agent? Nie. Oznaczana jest tylko kopia.
  • Gdzie znajdują się otwarte przeglądy? Pod Workflow AI → Human In The Loop Tasks.