Wyszukiwanie w przeglądzie dokumentów
- Otworzyć przestrzeń roboczą.
- Korzystać z pola wyszukiwania znajdującego się u góry aplikacji. Funkcja wyszukiwania w przeglądarce nie jest wyszukiwaniem w dokumencie.
- Otworzyć wynik, klikając jego nazwę.
Wyszukiwanie dotyczy otwartej przestrzeni roboczej, a nie całej organizacji. Filtry i widoki znajdują się pod Opcje w tym samym przeglądzie. Aplikacja internetowa, aplikacja desktopowa i aplikacja mobilna przeszukują te same dokumenty; różni się tylko nawigacja.
Gdy wyszukiwanie nie zwraca wyników
Puste wyniki wyszukiwania zwykle mają prostą przyczynę. Sprawdzić w tej kolejności:
- Przestrzeń roboczą: przełączyć się na przestrzeń roboczą, do której trafiło przesłanie lub import.
- Przetwarzanie: treść można znaleźć dopiero po zakończeniu przetwarzania. Duże importy trwają dłużej.
- Filtry: filtr lub grupowanie pod Opcje może ukrywać wyniki. Zresetować filtr i wyszukać ponownie.
- Poziom AI-DMS: przestrzeń robocza z Tylko przechowywanie nie przeprowadza rozpoznawania tekstu, więc jej treści nie można przeszukiwać.
- Uprawnienia: w udostępnionej przestrzeni roboczej widać tylko to, na co zezwala konto.
Pomoc: Po imporcie oraz Poziomy AI-DMS: Basic, Premium i Ultra.
Zadawanie pytań o dokumenty
W PaperOffice Agent można zadawać pytania o dokumenty własnymi słowami, na przykład: „Jakie okresy wypowiedzenia mają moje umowy?”. Agent odpowiada i wymienia dokumenty użyte jako źródła. Kliknięcie źródła otwiera dokument.
- Otworzyć Dokumenty i zaznaczyć jeden lub więcej dokumentów.
- Wybrać Akcje → Agenci i przepływy pracy → Zapytajcie Agenta lub otworzyć agenta skrótem Alt+A.
- W obszarze Źródła sprawdzić, co agent przeszuka. Za pomocą Dodać dokument lub Dodaj przestrzeń roboczą można poszerzyć wybór.
- Zadać pytanie i kliknąć źródło w odpowiedzi, aby przejść do dokumentu.
Wewnątrz folderu dokumentów przycisk Czatować z folderem służy do zadawania pytań o dokumenty w tym folderze.
- Agent odpowiada wyłącznie na podstawie przetworzonych dokumentów w przestrzeniach roboczych, do których dostęp ma użytkownik. Przestrzenie robocze, które nie są indeksowane, nie mogą zostać wybrane.
- Jeśli nie przypięto żadnej przestrzeni roboczej, agent przeszukuje wszystkie dostępne przestrzenie robocze.
- Jako źródła można przypiąć maksymalnie 20 dokumentów i 20 przestrzeni roboczych.
- Pytania do agenta są płatne.
- Pytania o dokumenty można też zadawać z poziomu Claude lub ChatGPT za pośrednictwem serwera MCP PaperOffice.
Współpraca: notatki, zadania i wzmianki
Bezpośrednio w dokumencie zapisuje się, co należy zrobić. Notatka to uwaga. Zadanie ma osobę odpowiedzialną, termin i priorytet.
- Otworzyć dokument i przejść do karty Aktywności.
- Kliknąć Nowy i wybrać Notatka lub Zadanie.
- Przy zadaniu ustawić Kto musi to ukończyć?: siebie, użytkownika, grupę lub jeszcze nikogo. Ustawić termin i priorytet, a następnie zapisać.
- Aby zadać pytanie, napisać je w zadaniu pod Pytania i komentarze. Użyć @, aby wspomnieć osobę lub grupę.
- Gdy zadanie jest wykonane, kliknąć Zakończenie zadania. Można dodać komentarz zakończenia.
Wspomniane osoby otrzymują powiadomienie. Bez wzmianki informowane są osoby przypisane i uczestnicy. Filtrów Wszystkie, Notatki, Zadania i Wymagane działanie można użyć, aby śledzić sprawy. Wątki komentarzy, które można oznaczyć jako rozwiązane, są dostępne przez API i serwer MCP.
Śledzenie postępów: aktywność, briefing przestrzeni roboczej i Rozwiązywacz problemów
- W sekcji Analytics AI → Aktywność i przetwarzanie mapa aktywności pokazuje przesłania dokumentów według dnia, a aktywność użytkowników pokazuje, kto co przesłał w wybranym okresie. Za pomocą opcji Eksportować zapisuje się oba zestawienia jako CSV. Analytics AI jest dostępne od planu Corporate i jest widoczne tylko wtedy, gdy pozwala na to rola.
- Briefing przestrzeni roboczej podsumowuje przestrzeń roboczą: liczbę dokumentów, tematy, częste encje, partnerów i ostatnie dokumenty. Jest dostępny przez API i serwer MCP, a nie jako strona w aplikacji. Zapytania są płatne.
- Rozwiązywacz problemów podpowiada funkcje odpowiadające potrzebie. Otwiera się go w menu konta w sekcji Pomoc i nauka → Rozwiązywacz problemów, a potrzebę opisuje się własnymi słowami. Jest też dostępny na paperoffice.ai bez logowania.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy wyszukiwanie obejmuje wszystkie przestrzenie robocze? Nie. Wyszukiwanie na pasku narzędzi dotyczy otwartej przestrzeni roboczej. Agent PaperOffice może przeszukiwać kilka lub wszystkie przestrzenie robocze, do których ma się dostęp.
- Dlaczego nie można znaleźć dokumentu, który został właśnie przesłany? Przetwarzanie prawdopodobnie jeszcze trwa. Należy poczekać, aż się zakończy.
- Czy agent wymyśla odpowiedzi? Odpowiada na podstawie przetworzonych dokumentów i pokazuje, których dokumentów użył, dzięki czemu każdą odpowiedź można sprawdzić.
- Czy współpracownicy widzą zadania? Zadania należą do dokumentu. Osoby przypisane, uczestnicy i wspomniane osoby są informowane.