Czym jest PaperOffice AI
PaperOffice AI to aktualny produkt PaperOffice. Łączy on zarządzanie dokumentami, Document AI, przepływy pracy i agentów w jednej organizacji. Korzysta się z niego w przeglądarce, jako aplikacja desktopowa oraz na smartfonie. PaperOffice AI nie jest PaperOffice Classic: Classic to inny produkt z własną dokumentacją pomocy.
Wszystko w PaperOffice AI należy do organizacji. Organizacja ma jedno konto główne (właściciela) oraz dowolną liczbę użytkowników. Dokumenty znajdują się w przestrzeniach roboczych. Każda akcja wykorzystująca sztuczną inteligencję, przetwarzanie dokumentów lub API zużywa Credits z wspólnego puli organizacji.
Aplikacja jest dostępna w 21 językach. Język interfejsu jest częścią adresu, na przykład /en/ lub /de/.
Krok 1: Zarejestrować się lub zalogować
Otworzyć app.paperoffice.ai w przeglądarce lub uruchomić aplikację desktopową.
- Posiada się już konto: wybrać Zalogować się, wprowadzić nazwę użytkownika, a następnie hasło.
- W razie zapomnienia hasła: na stronie logowania po nazwie użytkownika pojawia się Zapomniałeś hasła?. Link do resetowania jest wysyłany na zapisany adres e-mail.
- Dla nowych użytkowników: wybrać Utworzyć darmowe konto. Rejestracja tworzy nową organizację, a konto staje się jej kontem głównym.
- Jeśli ktoś zaprosił Państwa: należy użyć linku zaproszenia z e-maila, a nie publicznego formularza rejestracji. W takim przypadku dołącza się do istniejącej organizacji.
Po pierwszym zalogowaniu przewodnik konfiguracji na /pl/paperoffice-account/getting-started pomaga w pierwszych krokach.
Krok 2: Decyzja dotycząca miejsca przechowywania oryginałów
Domyślnie PaperOffice AI przechowuje dokumenty w centrum danych PaperOffice UE. Nie jest wymagane żadne dodatkowe konfigurowanie.
Jeśli oryginały muszą pozostać na własnym magazynie, np. NAS, należy użyć własnego magazynu (BYOS). W takim przypadku należy utworzyć punkt montowania przed przestrzenią roboczą, ponieważ tryb magazynowania przestrzeni roboczej nie może być zmieniony po zapisaniu. Pomoc: Jak podłączyć NAS jako punkt montowania?
Krok 3: Utworzyć pierwszy obszar roboczy
Przestrzeń robocza to kontener na dokumenty, foldery i przetwarzanie. Organizacja może mieć kilka przestrzeni roboczych, np. jedną do księgowości i jedną do umów.
- Otworzyć Document AI, a następnie Workspaces.
- Kliknąć Nowy Workspace.
- Wprowadzić nazwę i zachować domyślne ustawienia, jeśli ma się wątpliwości: typ przestrzeni roboczej Business, AI-DMS Premium oraz magazyn w centrum danych UE PaperOffice.
- Potwierdzić przyciskiem Utworzyć Workspace.
Poziom AI-DMS decyduje o tym, jak głęboko dokumenty w tej przestrzeni roboczej są przetwarzane. Premium to typowy wybór dla faktur, umów i spraw. Basic wystarczy do archiwum, które przeszukuje się po pełnym tekście. Szczegóły: Poziomy AI-DMS: Basic, Premium i Ultra.
Krok 4: Dodać dokumenty
Istnieje kilka sposobów na wprowadzenie dokumentów do przestrzeni roboczej. Należy wybrać ten, który pasuje do sytuacji:
- Pojedyncze pliki: przesłać je w obszarze roboczym. Pomoc: Dodawanie dokumentu.
- Istniejące archiwum jako plik ZIP lub z punktu montowania: użyć importu. Pomoc: Jak zaimportować dane do przestrzeni roboczych?
- Dokumenty przychodzące pocztą e-mail: połączyć skrzynkę odbiorczą. Pomoc: Jak połączyć skrzynkę odbiorczą?
- Papier fizyczny: zeskanować za pomocą skanera sieciowego lub smartfona (zobacz sekcję dotyczącą aplikacji mobilnej poniżej).
Przejście z PaperOffice Classic ma własny przewodnik: Z PaperOffice Classic do PaperOffice AI.
Krok 5: Odczekaj na zakończenie przetwarzania, a następnie wyszukaj
Po przesłaniu lub imporcie PaperOffice AI przetwarza każdy dokument w tle: odczytuje tekst, rozpoznaje typ dokumentu i wyodrębnia pola, w zależności od poziomu AI-DMS. Zajmuje to pewien czas, szczególnie przy dużych importach. Domyślnie potok przetwarza pierwsze 20 stron dokumentu, maksymalnie 40.
Gdy przetwarzanie się zakończy, znajdź dokumenty za pomocą wyszukiwania. Jeśli wyszukiwanie nie zwraca wyników, dokument jest zwykle nadal przetwarzany lub znajduje się w obszarze roboczym, którego nie widać. Pomoc: Po imporcie oraz Wyszukiwanie nie zwraca wyników.
Aplikacja internetowa, aplikacja desktopowa i aplikacja mobilna
Aplikacja internetowa i aplikacja desktopowa dzielą ten sam interfejs. Wszystko, co można zrobić w przeglądarce, działa również w aplikacji desktopowej, w tym ustawienia organizacji, rozliczenia i zarządzanie użytkownikami. Aplikację desktopową można również zainstalować z przeglądarki jako aplikację (PWA); jest to ten sam PaperOffice AI, a nie drugi produkt.
Aplikacja mobilna to wersja na smartfony. Działa jako Progressive Web App na iOS i Androida i korzysta z tej samej organizacji oraz tych samych obszarów roboczych. Telefon można połączyć na dwa sposoby:
- Z pulpitu: otworzyć Centrum bezpieczeństwa, wybrać Dodać smartfon i zeskanować kod QR za pomocą telefonu.
- W telefonie: otworzyć app.paperoffice.ai w przeglądarce, zalogować się i w razie potrzeby dodać stronę do ekranu głównego.
Na smartfonie można skanować dokumenty aparatem, przesyłać istniejące pliki i kolejkować dokumenty przy braku sieci. Przed skanowaniem należy wybrać obszar roboczy; plik trafi tam. Ustawienia organizacji, rozliczenia, zarządzanie użytkownikami i usunięcie konta nie są częścią aplikacji mobilnej. W tym celu należy użyć aplikacji internetowej lub desktopowej.
Ustawienia organizacji
Ustawienia organizacji znajdują się w aplikacji internetowej i na pulpicie: otworzyć obszar Konto, a następnie Ustawienia. Można tam znaleźć profil organizacji, ustawienia regionalne, kosz oraz inne opcje. Tylko konto główne widzi opcję Usuńcie konto.
Kto posiada konto główne i co mogą robić użytkownicy: Konto główne i użytkownicy. Zaproszenie kolegów: Zaproszenie użytkownika.
Credits i rozliczenia w skrócie
PaperOffice AI rozlicza zużycie zamiast naliczać opłatę za użytkownika. Przetwarzanie, funkcje AI i API pobierają Credits z wspólnego pulu organizacji. Plan obejmuje miesięczne kredyty planowe; zużycie powyżej tego limitu jest rozliczane z portfela. Plan darmowy zawiera jednorazowe kredyty startowe. Szczegóły znajdują się w przewodniku dotyczącym rozliczeń i Credits: Czym są Credits?
Pomoc i wsparcie
- Artykuły pomocy są dostępne bez logowania w portalu PaperOffice.
- Zgłoszenia wsparcia tworzy się w aplikacji PaperOffice AI. Pomoc: Zgłoszenia wsparcia w PaperOffice AI.
- Konto można usunąć: Jak usunąć konto PaperOffice?
Najczęściej zadawane pytania
- Czy potrzebuję własnego serwera? Nie. Domyślnie dokumenty są przechowywane w centrum danych PaperOffice w UE. Własne magazynowanie jest opcjonalne.
- Który poziom AI-DMS wybrać? Zacznij od Premium. Różne poziomy można używać w różnych obszarach roboczych.
- Czy można później zmienić tryb przechowywania? Nie. Centrum danych lub własne magazynowanie jest stałe po zapisaniu obszaru roboczego.
- Czy aplikacja desktopowa to inny produkt? Nie. Jest to ten sam PaperOffice AI co w przeglądarce.
- Czy PaperOffice AI jest tym samym co PaperOffice Classic? Nie. Classic to inny produkt z własną pomocą.