Overview 6 Czas czytania min.

Integracje w PaperOffice AI: kompletny przewodnik

Przegląd: które połączenie jest odpowiednie

  • Platformy automatyzacji takie jak n8n, Make i Zapier: przez REST API z kluczem API oraz przez webhooki. n8n może również korzystać z serwera MCP PaperOffice.
  • Systemy ERP i księgowe: gotowe połączenia dla Holded i JTL-Wawi odzwierciedlają zamówienia, faktury i ceny jako źródło operacyjne.
  • Przewoźnicy: gotowe połączenia dla GLS, DB Schenker i DHL pobierają status przesyłki.
  • Usługi danych: weryfikacja identyfikatora VAT, kursy walut, geokodowanie i mapy, w aplikacji oraz przez API.

Źródła operacyjne są częścią Knowledge Base AI, dostępnego od planu Plus. Agent czatu lub telefonicznego udostępnia dane klienta, takie jak status zamówienia, dopiero po udowodnieniu tożsamości przez klienta.

n8n, Make i Zapier

Korzysta się ze standardowych bloków tych narzędzi: żądań HTTP do REST API i webhooków.

  1. Utworzyć klucz na stronie Klucze API i wprowadzić go w węźle HTTP jako token bearer.
  2. Wywołać REST API, na przykład do przesyłania lub wyszukiwania. Punkty końcowe znajdują się w Dokumentacja API.
  3. Aby otrzymać wyniki, otworzyć Workflow AI → Workflow Agents, edytować zapisanego agenta i wybrać zakładkę Webhooki.
  4. Kliknąć Dodanie celu webhooka i wprowadzić adres webhooka z n8n, Make lub Zapier jako Docelowy adres URL.
  5. W sekcji Wysyłanie przy wybrać Uruchomienie zakończone sukcesem, Uruchomienie nie powiodło się lub oba.
  • Dla weryfikacji przez człowieka, przepływ tworzy zadanie przeglądowe i czeka na webhook. Zdarzenie task.completed informuje o decyzji.
  • Webhooki z PaperOffice są podpisane w nagłówku X-PaperOffice-Signature. Sprawdzić podpis w przepływie.
  • Symbole zastępcze takie jak {trigger.pofid} są dozwolone w ścieżce, zapytaniu i nagłówkach, nie w nazwie hosta.
  • Cele webhooków w agentach przepływu pracy są dostępne od planu Professional. Każda pomyślna dostawa webhooka jest płatna, a wywołania API są płatne.

Holded

PaperOffice odczytuje zamówienia sprzedaży z danymi kontaktowymi, faktury, noty kredytowe i produkty z Holded i odzwierciedla je jako źródło operacyjne. Odzwierciedlenie jest tylko do odczytu. Tylko załączniki trafiają do Holded, z osobną zgodą i osobnym kluczem z dostępem do zapisu.

  1. Otworzyć Knowledge Base AI → Źródła operacyjne i kliknąć Dodać źródło. Wybrać Holded jako połączenie.
  2. Na zakładce Połączenie, wprowadzić klucz API Holded.
  3. Opcjonalnie: wybrać przestrzeń roboczą dla dokumentów i zaznaczyć faktury, noty kredytowe lub zamówienia sprzedaży. Archiwizacja PDF obejmuje tylko nowe dokumenty po zapisaniu.
  4. Opcjonalnie: włączyć przesyłanie załączników do Holded (płatne) i wprowadzić klucz API Holded z dostępem do zapisu.
  5. Na zakładce Dowód, wybrać sposób identyfikacji klientów i zapisać.

Aby dołączyć dokument, otworzyć go, kliknąć Dołączyć w Holded i potwierdzić cel. PaperOffice znajduje cel według numeru dokumentu; przy kilku dopasowaniach lub ich braku, nic nie jest wysyłane. Pliki mogą mieć do 10 MB, a dołączone dokumenty nie są wysyłane ponownie. Pobieranie, archiwizacja i dołączanie są płatne.

JTL-Wawi

PaperOffice odczytuje zamówienia, listy przewozowe z numerami śledzenia i pozycje z cenami z JTL-Wawi przez oficjalne API JTL. Połączenie jest tylko do odczytu; nic nie jest zmieniane w JTL-Wawi.

  1. Otworzyć Knowledge Base AI → Źródła operacyjne, kliknąć Dodać źródło i wybrać JTL-Wawi jako połączenie.
  2. Na karcie Połączenie wybrać JTL Cloud lub JTL-Wawi lokalnie. W przypadku JTL Cloud wprowadzić identyfikator najemcy; w przypadku wersji lokalnej wprowadzić adres HTTPS i klucz API z rejestracji aplikacji.
  3. Wprowadzić prawdziwy numer zamówienia dla podglądu i wybrać dowód na karcie Dowód.
  4. Na karcie Podgląd kliknąć Podgląd bez zapisywania, następnie zapisać i uruchomić pierwszą synchronizację za pomocą Synchronizować teraz.

W przypadku wdrożenia lokalnego JTL-Wawi wymaga publicznego adresu HTTPS na standardowym porcie 443; adresy wewnętrzne oraz HTTP są zablokowane. Należy skonsultować się z działem wsparcia, czy JTL Cloud jest już aktywne dla Państwa konta. Po trzech nieudanych próbach pobrania z rzędu źródło wstrzymuje się automatycznie. Pobrania są płatne.

Śledzenie przesyłek z GLS, DB Schenker i DHL

Gdy klienci pytają „Gdzie jest moja paczka?”, PaperOffice pobiera status przesyłki od przewoźnika GLS, DB Schenker lub DHL. Własne dane uwierzytelniające u przewoźnika są wymagane.

  1. Otworzyć Knowledge Base AI → Źródła operacyjne, kliknąć Dodać źródło i wybrać typ GLS (faza 2), Schenker (faza 2) lub DHL.
  2. Na karcie Połączenie wprowadzić dane uwierzytelniające: dla GLS adres ShipIT, nazwę użytkownika i hasło, dla DB Schenker klucz dostępu, dla DHL klucz API.
  3. Wprowadzić prawdziwy numer śledzenia dla podglądu, wybrać dowód, sprawdzić podgląd i zapisać.
  4. Na karcie Synchronizacja kliknąć Synchronizować teraz.

Późniejsze synchronizacje odczytują istniejące numery śledzenia automatycznie. Wiadomości statusowe do klientów przez SMS lub e-mail są wysyłane tylko przy rzeczywistej zmianie statusu i wyłącznie po włączeniu tej opcji na karcie Wiadomości; domyślnie jest to wyłączone. SMS są płatne.

Usługi danych: identyfikator VAT, kursy walut, geokodowanie i mapy

PaperOffice oferuje cztery usługi danych: weryfikację identyfikatora VAT przeciwko systemowi VIES UE, kursy walut z konwersją, geokodowanie i mapy. Można je przetestować w aplikacji w sekcji Data AI Playground, dostępnej we wszystkich planach, oraz wykorzystać we własnych systemach przez REST API lub łącznik MCP. Żądania API są płatne.

  • Identyfikator VAT: sprawdzenie odbywa się przeciwko VIES, a przez API również wsadowo do 100 numerów naraz. Dostępne są również stawki VAT dla 27 krajów UE.
  • W przypadku AI-DMS Ultra, PaperOffice automatycznie sprawdza identyfikator VAT dostawcy przeciwko VIES dla każdego dokumentu. Usługa ta jest płatna.
  • Geokodowanie: adres na współrzędne, współrzędne na adres oraz sugestie adresów, przez API również wsadowo do 1 000 adresów naraz.
  • Mapy: w sekcji Analytics AI → Mapa nadawców widoczni są nadawcy dokumentów po ich przetworzeniu przez AI-DMS. Analytics AI jest dostępna w planie Corporate.

Najczęściej zadawane pytania

  • Czy istnieje gotowy węzeł n8n? Połączenie z n8n realizuje się poprzez żądania HTTP, webhooki lub klienta MCP.
  • Czy PaperOffice zmienia dane w Holded lub JTL-Wawi? JTL-Wawi jest tylko do odczytu. W Holded wysyłane są wyłącznie załączniki, i to tylko po włączeniu tej opcji za pomocą osobnego klucza.
  • Czy klienci widzą status zamówienia bez dowodu? Nie. Agent udostępnia dane klienta wyłącznie po przedstawieniu dowodu.
  • Jacy przewoźnicy są obsługiwani? Gotowe połączenia istnieją obecnie dla GLS, DB Schenker i DHL.
  • Czy można sprawdzić wiele identyfikatorów VAT jednocześnie? Tak, poprzez API wsadowo do 100 numerów naraz.