Gdzie przechowywane są dane
Dokumenty są przechowywane i objęte kopiami zapasowymi w Hiszpanii, we własnym centrum danych PaperOffice w Nawarrze. PaperOffice zarządza tam własnymi serwerami i nie korzysta z publicznych chmur dla tego celu. Nie można wybrać innego regionu. Stroną umowy jest PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., z siedzibą w Pamplonie, Nawarra; stosuje się prawo hiszpańskie.
Można podłączyć własne magazynowanie danych pod Storage Mounts (BYOS). Pliki pozostają wtedy zaszyfrowane na Państwa magazynie. PaperOffice nadal przechowuje indeks, metadane i wyniki AI w swoim własnym centrum danych. Archiwizacja zgodna z wymogami (WORM) nie jest dostępna na własnym magazynie, ponieważ plik pozostaje tam możliwy do usunięcia.
Jako właściciel lub administrator należy otworzyć Centrum zaufania w aplikacji, aby utworzyć pakiet zgodności z umową o przetwarzaniu danych oraz środkami technicznymi i organizacyjnymi. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w polityce prywatności.
Skanowanie wirusów przy przesyłaniu i odbiorze e-maili
PaperOffice AI sprawdza każdy plik pod kątem wirusów i zagrożeń przed jego przechowaniem. Nie ma potrzeby konfigurowania żadnych ustawień.
- Podczas przesyłania widoczne jest sprawdzanie pliku. Czysty plik jest przechowywany w zwykły sposób.
- Zainfekowany plik jest odrzucany i nie jest przechowywany. Nie istnieje kwarantanna wirusów, z którego można go przywrócić. Należy sprawdzić plik własnym programem antywirusowym i poprosić nadawcę o czystą kopię.
- Jeśli sprawdzenie jest chwilowo niedostępne, plik również nie jest przechowywany ze względów bezpieczeństwa. Należy spróbować ponownie wkrótce.
- Dokument PDF zabezpieczony hasłem, który został odblokowany podczas przesyłania, jest sprawdzany ponownie po odblokowaniu.
- Załączniki e-mail i pliki przesłane do bazy wiedzy są sprawdzane w ten sam sposób.
Skanowanie wirusów nie jest kwarantanną bezpieczeństwa audytu AI-DMS Ultra, która dotyczy przechowywanych dokumentów o wysokim ryzyku oszustwa.
Czy przychodzący e-mail jest autentyczny?
PaperOffice AI nie sprawdza automatycznie przychodzących e-maili pod kątem autentyczności (np. poprzez SPF, DKIM lub DMARC) i nie wydaje werdyktu „autentyczny” lub „fałszywy”. Dostępne są jednak narzędzia do samodzielnego sprawdzenia:
- Należy wybrać dokument z odbioru e-maili i wybrać Akcje → E-mail → Pokazać szczegóły wiadomości e-mail, aby zobaczyć nagłówek, nadawcę i odbiorców.
- Aby zobaczyć oryginalną wiadomość, należy użyć Akcje → E-mail → Otworzyć oryginalną wiadomość e-mail.
- Jeśli e-mail istnieje jako PDF, należy go sprawdzić za pomocą Trust Agent, który wykorzystuje profil weryfikacyjny dla eksportów e-maili. Sprawdza on ukrytą zawartość, manipulację nagłówkami oraz edytowane pliki PDF zawierające tylko obrazy. Usługa Trust Agent jest płatna.
W razie wątpliwości należy zadzwonić do nadawcy na numer, który już znają Państwo, zwłaszcza gdy zmieniły się dane bankowe.
Archiwizacja zgodna z wymogami: WORM i legal hold
WORM sprawia, że dokument jest niezmienny. Jego typ dokumentu i szczegóły okresu retencji są wtedy zablokowane, a zmiany zachodzą tylko jako nowa wersja z wymaganym komentarzem. WORM dotyczy każdego dokumentu z osobna i nie można tego cofnąć.
- Należy otworzyć dokument. Karta Przegląd pokazuje, czy jest on zabezpieczony przed zmianami wersji.
- Należy kliknąć Aktywować retencję WORM. Otworzy się karta Rewizje.
- Należy wybrać, kiedy zaczyna się okres: natychmiast lub pod koniec roku.
- Należy potwierdzić nieodwracalną aktywację.
Legal hold to blokada usunięcia, np. podczas sprawy sądowej. Należy kliknąć Ustawić Legal Hold w dokumencie, wpisać powód i potwierdzić; należy użyć Zwolnienie, aby ją zdjąć. Legal hold blokuje usuwanie, przenoszenie i zmianę nazwy, w tym wszystkich wersji, niezależnie od okresu retencji, i działa również bez WORM. Tylko właściciele i administratorzy organizacji mogą ustawiać lub znosić legal hold.
- WORM jest dostępny od typu przestrzeni roboczej Business i nie na własnym magazynie (BYOS).
- Aktywacja WORM jest płatna.
- Rejestry audytu znajdują się pod Analytics AI → Centrum audytu.
- PaperOffice dostarcza wersje plików, sumy kontrolne, dziennik dostępu oraz warunki przechowywania zgodne z przepisami takimi jak niemieckie GoBD. Czy cały proces jest wystarczający, ocenia doradca podatkowy na podstawie dokumentacji procesów.
Bezpieczne wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną
Oryginały plików wysyła się pocztą elektroniczną z potwierdzeniem doręczenia. Odbiorca otrzymuje bezpieczny link, pliki PDF są chronione hasłem, a każde otwarcie i pobranie jest logowane.
- Otworzyć Dokumenty, wybrać do 10 dokumentów i wybrać Akcje → Udostępnić i eksportować → Wysłać e-mailem.
- Wprowadzić odbiorcę, temat oraz osobistą wiadomość.
- W sekcji Bezpieczny dostęp wybrać, czy hasło do pliku PDF zostanie wysłane e-mailem czy SMS-em, i kliknąć Wysłać teraz.
- Sprawdzić status w sekcji Akcje → Udostępnić i eksportować → Status dostawy. Tam można otworzyć protokół, unieważnić link lub ponownie wysłać wiadomość.
Link jest ważny przez 7 dni, a każdy plik można pobrać tylko określoną liczbę razy. Po unieważnieniu link przestaje działać. Wysyłka, SMS oraz PDF z potwierdzeniem doręczenia są płatne. Dokumentów w kwarantannie bezpieczeństwa nie można wysłać.
Urządzenia, passkeys i logowanie dwuetapowe
Centrum bezpieczeństwa pokazuje urządzenia i sesje Państwa konta. Otworzyć je na pasku bocznym w sekcji Zespół i bezpieczeństwo → Centrum bezpieczeństwa.
- Sparować smartfon z opcją Dodać smartfon.
- Zablokować zgubiony lub sprzedany smartfon natychmiast: znaleźć go wśród zarejestrowanych urządzeń, otworzyć jego menu i wybrać Blokada dla wszystkich kont. Wszystkie sesje na urządzeniu zostają zakończone. Ta blokada dotyczy tylko smartfonów i tabletów, a tylko właściciel konta może ją uruchomić.
- Unieważnić rozłącza jedynie urządzenie z kontem; Usunąć trwale usuwa rekord urządzenia.
- Na urządzeniach z wbudowanym uwierzytelniaczem, takim jak Windows Hello, można skonfigurować passkey na tej samej stronie w sekcji Windows Hello / Klucz bezpieczeństwa (Passkey). Karta pojawia się tylko wtedy, gdy urządzenie to obsługuje.
- Podczas logowania PaperOffice może poprosić o kod potwierdzający, na przykład na nowym urządzeniu lub z nieznanej sieci. Kod jest wysyłany pocztą e-mail lub, jeśli dla użytkownika ustawiono numer telefonu do logowania dwuskładnikowego, przez SMS. Logowanie dwuskładnikowe włącza się dla każdego użytkownika w sekcji Zarządzanie użytkownikami; wymaga to aktywnej funkcji automatycznego uzupełniania zasobów, ponieważ wysyłanie kodów jest płatne. Aplikacja uwierzytelniająca nie jest jeszcze dostępna.
- Dla kluczy API istnieje biała lista adresów IP. Ograniczenie adresu IP dla użytkowników lub grup obecnie nie ma wpływu.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy można wybrać miejsce przechowywania danych? Nie. Dokumenty są przechowywane we własnym centrum danych PaperOffice w Nawarze, Hiszpania. Przy własnym magazynie pliki pozostają u Państwa.
- Czy można przywrócić plik odrzucony przez skanowanie antywirusowe? Nie. Zainfekowane pliki nie są przechowywane.
- Czy PaperOffice informuje, czy e-mail jest fałszywy? Nie. Udostępnia narzędzia do sprawdzenia nagłówka, nadawcy oraz e-maili w formacie PDF.
- Czy WORM można cofnąć? Nie. Należy użyć legal hold, jeśli potrzebne jest tylko tymczasowe zablokowanie.
- Jak długo działa bezpieczny link e-mailowy? 7 dni, chyba że zostanie wcześniej unieważniony.