O que é e para que serve
O WORM torna um documento à prova de auditoria. Seu tipo de documento e detalhes de retenção são então bloqueados. Alterações ocorrem apenas como uma nova versão com um comentário obrigatório. Uma retenção legal é um bloqueio de exclusão, por exemplo, durante um processo judicial.
Como fazer
- Abrir o documento. A guia Visão geral mostra “Não seguro para revisões”.
- Clique em Ativar retenção WORM. A guia Revisões é aberta.
- Escolha o Início do período: imediatamente ou no final do ano.
- Clique em Ativar retenção WORM agora (irreversível).
Para uma retenção legal, clique em Aplicar retenção legal no documento, insira um motivo e confirme. Use Liberação para removê-la.
Bom saber
- O WORM aplica-se por documento e não pode ser desfeito.
- O WORM está disponível a partir do tipo de espaço de trabalho Business. Você altera o tipo nas configurações do espaço de trabalho.
- O WORM não está disponível no seu próprio armazenamento (BYOS).
- Uma retenção legal bloqueia a exclusão, movimentação e renomeação, incluindo todas as versões, independentemente do prazo de retenção. Também funciona sem o WORM.
- No aplicativo, os proprietários e administradores da organização aplicam retenções legais.
- A ativação do WORM é paga.
- Os registros de auditoria estão em Analytics AI → Centro de Auditoria.
- PaperOffice fornece versões, checksums, um log de acesso e termos de retenção para regras como o GoBD alemão. Se seu processo como um todo é suficiente, cabe ao seu consultor fiscal julgar, com base na documentação do seu processo.
Mais informações: Arquivamento à prova de auditoria em paperoffice.ai.