Visão geral
Três funções trabalham em conjunto para que não se percam os prazos e se mantenha o controle dos seus parceiros de negócios:
- Prazos contratuais: PaperOffice lê as datas-chave dos contratos e calcula o último dia em que é possível cancelar.
- Relations AI: PaperOffice cria organizações e pessoas a partir dos seus documentos e lista os seus prazos.
- Knowledge Graph: PaperOffice conecta documentos através de empresas, pessoas, valores e números compartilhados.
Todos os três necessitam de documentos processados com AI-DMS. Os campos contratuais e o Knowledge Graph exigem o nível Premium ou Ultra; o Basic não lê estes campos contratuais e não cria conexões.
Prazos contratuais: quando é possível cancelar?
Para contratos, PaperOffice lê as datas-chave: data de início, prazo, data de término, período de aviso prévio, ponto de rescisão, renovação automática e tipo de contrato. A partir destes dados, calcula o último dia em que é possível cancelar.
- Arquive o contrato num espaço de trabalho com o nível Premium ou Ultra e aguarde até que o processamento seja concluído.
- Abra o contrato na aba Visão geral.
- Leia o cartão Prazos. Ele mostra, por exemplo, o último dia para cancelar com os dias restantes.
- Utilize a referência da fonte para verificar o trecho no contrato.
- Os campos são preenchidos apenas para contratos, como aditivos, acordos de confidencialidade (NDA), acordos de processamento de dados, locação, arrendamento financeiro, empréstimo e contratos de trabalho, e apólices de seguro.
- A data é recalculada cada vez que o documento é aberto.
- Se o contrato for renovado automaticamente e o prazo tiver sido perdido, o cartão mostra a próxima oportunidade para cancelar. Sem renovação, o cartão indica quando o contrato expira.
- Se um valor necessário estiver ausente, como o período de aviso prévio, o cartão Prazos indica o que falta para um lembrete de cancelamento.
- Se o contrato puder ser cancelado a qualquer momento, não há um último dia fixo para cancelar.
Lembretes para o último dia de cancelamento
A partir dos detalhes do contrato, Relations AI cria uma tarefa de prazo para o último dia de cancelamento. Se a configuração do espaço de trabalho “Lembretes de prazo para tarefas criadas automaticamente” estiver ativada (pago), PaperOffice lembra 30 e 7 dias antes do último dia de cancelamento. O lembrete para o fim do contrato continua como antes.
- O lembrete de 30 dias chega como uma notificação no aplicativo e como uma notificação push (se permitido); o lembrete de 7 dias também chega por e-mail.
- Vai para a pessoa atribuída à tarefa de prazo, caso contrário, para a pessoa que carregou o documento. Nenhum lembrete é enviado durante a noite; eles seguem pela manhã.
- Se o contrato for renovado automaticamente, a tarefa de prazo avança para a próxima oportunidade de cancelar após o último dia de cancelamento ter passado.
- Se um valor necessário estiver ausente ou se o contrato puder ser cancelado a qualquer momento, nenhum lembrete é criado.
- Para contratos arquivados anteriormente, o lembrete é criado quando o documento é processado novamente.
- Para lembretes adicionais, crie uma tarefa com uma data de vencimento na aba Atividades.
Os lembretes são ativados por espaço de trabalho: abra Document AI → Workspaces, edite o espaço de trabalho e, na aba Geral, ative os lembretes de prazo para tarefas criadas automaticamente. A configuração vem desativada por padrão.
Relations AI: empresas, pessoas e prazos
Relations AI constrói um diretório das empresas e pessoas com as quais se lida, com base nos seus documentos. Nome, ID de IVA, e-mail, telefone e dados bancários vêm dos documentos, e cada documento é vinculado à sua organização. Relations AI não é um CRM: não há leads, funil ou oportunidades de vendas, e as pessoas são criadas apenas a partir de documentos.
- Processar seus documentos com o AI-DMS. Organizações e pessoas são exibidas automaticamente.
- Abra Relations AI → Organizações ou Pessoas para ver os documentos vinculados.
- Em Relations AI → Rede, são exibidos prazos de documentos, como datas de vencimento de pagamento, fim de contrato, reenvio e outros prazos.
Cada prazo detectado cria uma tarefa. Abra o documento original ou marque a tarefa como concluída. Documentos antigos cujo prazo expirou há muito tempo não geram tarefas, assim como documentos sem um prazo detectado.
Knowledge Graph: quais documentos pertencem ao mesmo grupo
O Knowledge Graph vincula seus documentos por meio de empresas, pessoas, valores e números compartilhados, como notas fiscais, pedidos ou números de processo. Fica claro quais documentos pertencem a uma mesma transação.
- Abra Analytics AI → Rede de Documentos. São exibidos objetos e suas conexões; clique em um objeto para ver seus documentos. Em Opções, filtre por tipo de objeto e escolha quantos objetos serão exibidos. O Analytics AI está disponível a partir do plano Corporate.
- Em Documentos, selecione a visualização Transações para ver documentos e suas conexões em forma de rede. A visualização Linha do Tempo exibe documentos por data.
- Em Analytics AI → Mapa de Remetentes, é possível ver a localização dos seus remetentes.
- Se nenhum objeto for exibido, processe os documentos com o AI-DMS Premium ou Ultra primeiro. Não é preciso o Ultra.
- Identificadores fiscais, de IVA e bancários nunca vinculam documentos, assim como valores muito frequentes.
- É possível fazer perguntas ao grafo em linguagem natural por meio da API ou do servidor MCP, por exemplo, a partir de Claude. Este serviço é pago.
- Usuários com compartilhamento externo não têm acesso. Membros da equipe veem apenas seus espaços de trabalho compartilhados.
Perguntas frequentes
- Qual nível é necessário para prazos contratuais? Premium ou Ultra. O Basic não lê campos de contrato.
- Haverá lembretes automáticos? Apenas se a opção de lembrete estiver ativada no espaço de trabalho. É um serviço pago e está desativado por padrão.
- Quando os lembretes são enviados? 30 e 7 dias antes do último dia para cancelamento; o lembrete para o fim do contrato também é enviado.
- O Relations AI é um CRM? Não. É um diretório construído a partir dos seus documentos, sem leads ou funil de vendas.
- Por que meu Knowledge Graph está vazio? Os documentos foram processados com o Basic ou ainda não foram processados.