Document AI e camadas do AI-DMS: o guia completo

O que acontece quando um documento chega

Quando um documento chega a um espaço de trabalho, o PaperOffice AI processa-o em três etapas:

1. Leitura: O reconhecimento de texto por IA captura o texto e o layout, tanto para PDFs digitais quanto para digitalizações e fotos. Com o camada correspondente, a escrita à mão, carimbos, assinaturas e caixas de seleção marcados também são reconhecidos.
2. Classificação: O PaperOffice reconhece o tipo de documento, por exemplo, fatura, contrato ou nota de entrega, e sugere onde arquivá-lo.
3. Extração: O PaperOffice retorna os dados do cabeçalho, campos individuais, tabelas e itens de linha, também entre páginas. Cada campo retorna com seu valor, uma confiança e sua posição na página.

O processamento ocorre em segundo plano após o upload ou importação e leva algum tempo. Por padrão, as primeiras 20 páginas de um documento são processadas, no máximo 40.

As camadas do AI-DMS: Basic, Premium e Ultra

A profundidade com que um documento é processado depende da camada do AI-DMS. O camada pertence ao espaço de trabalho, não à sua conta. Novos espaços de trabalho começam com Premium. Vários espaços de trabalho podem usar camadas diferentes, por exemplo, um arquivo no Basic e o trabalho atual no Premium.

• Apenas armazenamento: os documentos são armazenados sem processamento por IA. Não há reconhecimento de texto nem busca no conteúdo.
• Basic (IDP Light): Reconhecimento de texto por IA, arquivo de texto completo, tipo de documento e metadados. Adequado para grandes arquivos que você pesquisa principalmente por texto completo.
• Premium (IDP Full): tudo no Basic mais campos comerciais, busca semântica, relações entre documentos, extração de entidades e o Knowledge Graph. A escolha típica para faturas, contratos e casos.
• Ultra (MEGA Vision): tudo no Premium mais compreensão de imagens e a auditoria de segurança com pontuação de risco de fraude. Apenas quando necessário, não como padrão para cada espaço de trabalho.

Camadas mais altos consomem mais Credits. Detalhes: Camadas do AI-DMS: Basic, Premium e Ultra.

Tipos de documentos e agentes IDP

Os tipos de documentos informam ao PaperOffice que tipo de documento ele está lidando. Você os gerencia em Document AI. Ajuda: O que são tipos de documentos?

Se você precisar de campos específicos, por exemplo, centro de custo ou número de contrato, você os salva como um agente IDP. Um agente IDP define quais campos são extraídos e quais deles são obrigatórios. Ajuda: Como eu crio um agente IDP? Modelos prontos ajudam você a começar: Criar Agentes IDP a partir de modelos.

Faturas de entrada: um caminho para cada recebimento

As faturas de entrada chegam como PDF, digitalização, foto ou fatura eletrônica. O PaperOffice AI lê todas elas no mesmo fluxo. Elas chegam ao espaço de trabalho por upload, importação, uma caixa de correio conectada ou o smartphone.

O resultado abrange dados do cabeçalho, como fornecedor, ID de IVA, IBAN, número da fatura e data, além de itens de linha e totais. Uma verificação de cálculo testa se as linhas, taxas de imposto e o total concordam. Cada campo é armazenado com sua localização e confiança. A aprovação e as ações subsequentes passam por um Workflow Agent. Ajuda: Como criar um Workflow Agent?

Faturas eletrônicas: ler e validar

Ao arquivar uma fatura eletrônica, como XML ou como PDF com XML embutido, o PaperOffice reconhece o formato e pega os dados diretamente do XML. Para XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, faturas EN 16931 e Facturae espanhola, o PaperOffice também verifica se a fatura é válida.

1. Faça o upload da fatura eletrônica para um espaço de trabalho e aguarde até que o processamento seja concluído.
2. Em Documentos, o nome mostra: Fatura eletrônica válida, Fatura eletrônica inválida ou Fatura eletrônica não verificável.
3. Abra a fatura e vá para a aba Auditoria. O bloco Protocolo de fatura eletrónica mostra o módulo de validação, o tempo de verificação e quaisquer regras falhadas. Use Protocolo de transferência para salvá-lo.

A verificação abrange as regras principais da EN 16931, por exemplo, campos obrigatórios, totais, a divisão de impostos, ID de IVA e IBAN. Ela não substitui uma verificação oficial com o validador KoSIT. As faturas italianas FatturaPA são lidas mas não validadas. Para a Facturae, uma assinatura eletrônica é detectada e marcada como presente, mas não verificada. O reconhecimento e a validação funcionam em todos as camadas do AI-DMS, incluindo Basic.

Correspondência tripla (3-way match): fatura, nota de entrega e pedido de compra

A correspondência tripla verifica se uma fatura se encaixa no pedido de compra e na nota de entrega. O PaperOffice a executa automaticamente assim que um documento termina o processamento. Os documentos pertencem juntos quando estão no mesmo espaço de trabalho e carregam a mesma referência de pedido de compra. Ele verifica valores, quantidades e preços por item.

1. Arquive o pedido de compra, a nota de entrega e a fatura no mesmo espaço de trabalho.
2. Abra a fatura, vá para a aba Auditoria e leia o bloco Conferência de três vias: Conferência OK, Variação ou Conferência parcial.
3. Use Abrir ordem de compra ou Abrir nota de entrega para saltar para o documento correspondente.

Para uma visão geral, abra Documentos, agrupe por referência da ordem de compra e clique em Detalhes da conferência. Sem uma referência de ordem de compra, não há conferência. Se a nota de entrega estiver ausente, PaperOffice compara apenas a ordem de compra e a fatura. A conferência é paga assim que um pedido é encontrado.

Revisão humana quando um campo obrigatório está ausente

PaperOffice AI para e solicita a intervenção de uma pessoa quando um agente IDP não consegue fornecer um campo obrigatório com confiança, ou quando um fluxo de trabalho solicita uma aprovação. A tarefa aparece em Workflow AI → Tarefas Human In The Loop. Abra a tarefa, preencha o campo faltante ou realize a aprovação e conclua a tarefa. O fluxo de trabalho então continua com seus próximos passos. O documento permanece em seu espaço de trabalho durante a revisão.

Split Agent: separar um lote de digitalizações em documentos individuais

Digitalizou uma pilha de recibos para um único PDF? O Split Agent separa-o em documentos individuais e arquiva cada parte no espaço de trabalho de destino.

1. Abra Document AI → Split Agent e clique em Criar Split Agent.
2. Escolha a Regra de Divisão: Automático (IA), Páginas fixas por documento, Separador de Entidade ou Instrução personalizada. Selecione o espaço de trabalho de destino e salve.
3. Em Documentos, selecione o PDF, escolha Ações → Agentes e fluxos de trabalho → Split e inicie o agente.

Apenas PDFs são divididos. Se um limite for incerto, a tarefa aparece em Tarefas Human In The Loop, onde você pode corrigir o limite pelo número da página. O Split Agent é pago. Não é a ferramenta web gratuita “Dividir PDF”, nem as folhas separadoras de PaperOffice Classic.

Trust Agent: verificar PDFs quanto a adulterações

O Trust Agent verifica PDFs quanto a anomalias técnicas: texto oculto, texto sob uma área opaca, arquivos embutidos, JavaScript e diferenças entre o conteúdo visível e a camada de texto. O resultado é armazenado como um certificado de confiança no documento.

1. Abra Document AI → Trust Agent e clique em Criar Trust Agent. Escolha o perfil de verificação, por exemplo Fatura ou Contrato, e a camada.
2. Em Documentos, selecione os PDFs e escolha Ações → Agentes e fluxos de trabalho → Trust → Verificar com o Trust Agent.
3. Abra o resultado com Visualizar certificado.

O original permanece inalterado; apenas uma cópia é marcada. Se o arquivo for alterado após a verificação, o resultado não se aplica mais. O resultado é uma avaliação com evidências, não prova de fraude. A verificação é paga.

Auditoria de segurança no AI-DMS Ultra

Com Ultra, PaperOffice AI verifica cada novo documento em uma auditoria de segurança: uma pontuação de risco de fraude de 1 a 10 com raciocínio e descobertas. Para recibos e faturas, o ID do IVA do fornecedor é verificado via VIES. Basic e Premium não incluem isso.

• A aba Auditoria de um documento mostra a pontuação, o raciocínio e as descobertas. Todas as descobertas pendentes estão em Analytics AI → Centro de Auditoria.
• Em PaperOffice Conta → Organização → Quarentena de Auditoria de Documentos, a conta raiz ativa ou desativa a quarentena e define o limite.
• A partir do limite, um novo documento Ultra entra em quarentena de segurança e recebe a tag “Quarantäne”: edição, movimentação, download e exclusão são bloqueados até que alguém com acesso de escrita ao espaço de trabalho o libere. Notas, comentários e uma retenção legal continuam possíveis.
• Uma descoberta do VIES é uma indicação e nunca aciona uma quarentena. A pontuação é uma avaliação, não prova.

Perguntas frequentes

• Qual camada devo escolher? Premium para faturas, contratos e casos. Basic para arquivos puramente de arquivamento. Ultra apenas quando você precisa de compreensão de imagem ou da auditoria de segurança.
• Pode utilizar diferentes camadas? Sim. A camada pertence ao espaço de trabalho.
• A verificação da fatura eletrônica substitui a validação oficial? Não. Ela abrange as regras principais, não a validação completa do KoSIT.
• O original é alterado pelo Trust Agent? Não. Apenas uma cópia é marcada.
• Onde estão as revisões pendentes? Em Workflow AI → Tarefas Human In The Loop.