Pesquisa na visão geral de documentos
- Abra um espaço de trabalho.
- Utilize o campo de pesquisa na parte superior do aplicativo. A função de encontrar na página do navegador não é uma busca de documento.
- Abra um resultado clicando em seu nome.
A pesquisa aplica-se ao espaço de trabalho aberto, não a toda a organização. Filtros e exibições estão em Opções na mesma visão geral. O aplicativo web, o aplicativo desktop e o aplicativo móvel pesquisam os mesmos documentos; apenas a navegação difere.
Quando a pesquisa não retorna nada
Uma pesquisa vazia geralmente tem uma causa simples. Verifique nesta ordem:
- O espaço de trabalho: alterne para o espaço de trabalho que recebeu o upload ou a importação.
- Processamento: o conteúdo só pode ser encontrado após o término do processamento. Importações grandes levam mais tempo.
- Filtros: um filtro ou agrupamento em Opções pode ocultar resultados. Redefina o filtro e pesquise novamente.
- A camada AI-DMS: um espaço de trabalho com Apenas armazenamento não executa reconhecimento de texto, portanto, seu conteúdo não pode ser pesquisado.
- Permissões: em um espaço de trabalho compartilhado, você só vê o que sua conta pode ver.
Ajuda: Após a importação e Camadas AI-DMS: Basic, Premium e Ultra.
Faça perguntas sobre seus documentos
No Agente PaperOffice, você faz perguntas sobre seus documentos em suas próprias palavras, por exemplo: “Quais são os prazos de aviso dos meus contratos?” O agente responde e lista os documentos que usou como fontes. Clicar em uma fonte abre o documento.
- Abra Documentos e selecione um ou mais documentos.
- Escolha Ações → Agentes e fluxos de trabalho → Perguntar ao Agente, ou abra o agente com Alt+A.
- Na área Fontes, verifique o que o agente pesquisará. Use Adicionar documento ou Adicionar espaço de trabalho para ampliar a seleção.
- Faça sua pergunta e clique em uma fonte na resposta para ir ao documento.
Dentro de uma pasta de documentos, o botão Chat com pasta faz perguntas sobre os documentos dessa pasta.
- O agente responde apenas com base em documentos processados em espaços de trabalho aos quais você tem acesso. Espaços de trabalho que não estão indexados não podem ser selecionados.
- Se nenhum espaço de trabalho estiver fixado, o agente pesquisará todos os espaços de trabalho aos quais você pode acessar.
- Você pode fixar até 20 documentos e 20 espaços de trabalho como fontes.
- As perguntas ao agente são cobradas.
- Você também pode fazer perguntas sobre seus documentos a partir do Claude ou ChatGPT por meio do servidor MCP PaperOffice.
Trabalhe em conjunto: notas, tarefas e menções
Você registra diretamente no documento o que precisa ser feito. Uma nota é um comentário. Uma tarefa tem um responsável, um prazo e uma prioridade.
- Abra o documento e vá para a aba Atividades.
- Clique em Novo e escolha Nota ou Tarefa.
- Para uma tarefa, defina Quem deve completar isto?: você mesmo, um usuário, um grupo ou ninguém ainda. Defina o prazo e a prioridade e salve.
- Para fazer uma pergunta, escreva na tarefa em Perguntas e comentários. Use @ para mencionar uma pessoa ou grupo.
- Quando a tarefa estiver concluída, clique em Concluir tarefa. É possível adicionar um comentário de conclusão.
As pessoas mencionadas são notificadas. Sem menção, os responsáveis e participantes são informados. Use os filtros Todos, Anotações, Tarefas e Ação Necessária para acompanhar. Os tópicos de comentários que podem ser marcados como resolvidos estão disponíveis por meio da API e do servidor MCP.
Acompanhamento: atividade, resumo do espaço de trabalho e Solucionador de Problemas
- Em Analytics AI → Atividade e processamento, o mapa de calor da atividade mostra os uploads por dia, e a atividade do usuário mostra quem fez upload do quê em um período escolhido. Com Exportar, você salva ambos como CSV. O Analytics AI está disponível a partir do plano Corporate, e você só o verá se sua função permitir.
- O resumo do espaço de trabalho resume um espaço de trabalho: contagem de documentos, tópicos, entidades frequentes, parceiros e documentos recentes. Está disponível por meio da API e do servidor MCP, não como uma página no aplicativo. As solicitações são cobradas.
- O Solucionador de Problemas sugere funções que atendem à sua necessidade. Abra-o no menu da conta em Ajuda & Aprendizado → Solucionador de Problemas e descreva sua necessidade com suas próprias palavras. Também está disponível em paperoffice.ai sem necessidade de login.
Perguntas frequentes
- A pesquisa cobre todos os espaços de trabalho? Não. A pesquisa na barra de ferramentas aplica-se ao espaço de trabalho aberto. O Agente PaperOffice pode pesquisar vários ou todos os espaços de trabalho aos quais você tem acesso.
- Por que não consigo encontrar um documento que acabei de fazer upload? O processamento provavelmente ainda está em andamento. Aguarde até que seja concluído.
- O agente inventa respostas? Ele responde com base nos seus documentos processados e mostra os documentos utilizados, para que você possa verificar cada resposta.
- Os colegas podem ver minhas tarefas? As tarefas pertencem ao documento. Os responsáveis, participantes e pessoas mencionadas são informados.