O que é o PaperOffice AI
PaperOffice AI é o produto atual do PaperOffice. Combina a gestão de documentos, Document AI, fluxos de trabalho e agentes numa única organização. Utilize-o no navegador, como aplicação de desktop e num smartphone. O PaperOffice AI não é o PaperOffice Classic DMS: o Classic é um produto diferente com a sua própria ajuda.
Tudo no PaperOffice AI pertence a uma organização. A organização tem uma conta raiz (o proprietário) e qualquer número de utilizadores. Os documentos ficam nos espaços de trabalho. Cada ação que utiliza IA, processamento de documentos ou a API consome Credits do pool partilhado da organização.
A aplicação está disponível em 21 idiomas. O idioma da interface faz parte do endereço, por exemplo /en/ ou /de/.
Passo 1: Registar ou iniciar sessão
Abra app.paperoffice.ai no navegador ou inicie a aplicação de desktop.
- Já tem uma conta: escolha Entrar, introduza o seu nome de utilizador e, em seguida, a sua palavra-passe.
- Esqueceu a sua palavra-passe: na página de início de sessão, aparece Esqueceu-se da palavra-passe? após o nome de utilizador. O link de recuperação é enviado para o endereço de correio eletrónico armazenado.
- É novo: escolha Criar conta gratuita. O registo cria uma nova organização e a sua conta torna-se a sua conta raiz.
- Alguém convidou-o: utilize o link de convite do correio eletrónico, não o registo público. Desta forma, junta-se à organização existente.
Após a primeira sessão iniciada, a configuração guiada em /pt/paperoffice-account/getting-started ajuda-o nos primeiros passos.
Passo 2: Decidir onde os originais estão armazenados
Por predefinição, o PaperOffice AI armazena os seus documentos no centro de dados da UE do PaperOffice. Não é necessário configurar nada para isso.
Se os seus originais devem permanecer no seu próprio armazenamento, por exemplo um NAS, utilize o seu próprio armazenamento (BYOS). Nesse caso, crie a montagem do armazenamento antes do espaço de trabalho, porque o modo de armazenamento de um espaço de trabalho não pode ser alterado após a gravação. Ajuda: Como ligar um NAS como montagem de armazenamento?
Passo 3: Criar o seu primeiro espaço de trabalho
Um espaço de trabalho é o contentor para documentos, pastas e processamento. Uma organização pode ter vários espaços de trabalho, por exemplo um para contabilidade e outro para contratos.
- Abra Document AI e, em seguida, Workspaces.
- Clique em Novo Workspace.
- Introduza um nome e mantenha as predefinições se tiver dúvidas: tipo de espaço de trabalho Business, AI-DMS Premium e armazenamento no centro de dados da UE do PaperOffice.
- Confirme com Criar Workspace.
A camada do AI-DMS decide quão profundamente os documentos neste espaço de trabalho são processados. O Premium é a escolha típica para faturas, contratos e casos. O Basic é suficiente para um arquivo que pesquisa por texto completo. Detalhes: Camadas do AI-DMS: Basic, Premium e Ultra.
Passo 4: Adicionar documentos
Existem várias formas de introduzir documentos num espaço de trabalho. Escolha a que se adequa à sua situação:
- Ficheiros individuais: carregue-os no espaço de trabalho. Ajuda: Adicionar um documento.
- Um arquivo existente como ficheiro ZIP ou a partir de uma montagem de armazenamento: utilize a importação. Ajuda: Como importo dados para espaços de trabalho?
- Documentos que chegam por correio eletrónico: ligue uma caixa de correio. Ajuda: Como ligo uma caixa de correio?
- Papel no local: digitalize com um scanner de rede ou com o seu smartphone (consulte a secção da aplicação móvel abaixo).
Vindo do PaperOffice Classic? A migração tem o seu próprio guia: Do PaperOffice Classic para o PaperOffice AI.
Passo 5: Aguarde o processamento e, em seguida, realize a pesquisa
Após o upload ou a importação, PaperOffice AI processa cada documento em segundo plano: ele lê o texto, reconhece o tipo de documento e extrai os campos, dependendo da camada do AI-DMS. Isso leva algum tempo, especialmente para grandes importações. Por padrão, o pipeline processa as primeiras 20 páginas de um documento, no máximo 40.
Quando o processamento for concluído, encontre documentos por meio da pesquisa. Se a pesquisa não retornar resultados, o documento geralmente ainda está sendo processado ou está em um espaço de trabalho que não é visível. Ajuda: Após a importação e A pesquisa não retorna nada.
Aplicativo web, aplicativo de desktop e aplicativo móvel
O aplicativo web e o aplicativo de desktop compartilham a mesma interface. Tudo o que pode ser feito no navegador também funciona no aplicativo de desktop, incluindo configurações da organização, faturamento e gerenciamento de usuários. O aplicativo de desktop também pode ser instalado a partir do navegador como um aplicativo (PWA); trata-se do mesmo PaperOffice AI, não de um segundo produto.
O aplicativo móvel é a versão para smartphones. Ele funciona como um Progressive Web App no iOS e no Android e utiliza a mesma organização e os mesmos espaços de trabalho. É possível conectar o telefone de duas maneiras:
- A partir do desktop: abra Centro de Segurança, escolha Adicionar dispositivo móvel e escaneie o código QR com o telefone.
- No telefone: abra app.paperoffice.ai no navegador, faça login e adicione a página à tela inicial, se desejar.
No smartphone, é possível escanear documentos com a câmera, fazer upload de arquivos existentes e colocar documentos na fila quando não houver conexão com a rede. Escolha o espaço de trabalho antes de escanear; o arquivo será direcionado para lá. As configurações da organização, o faturamento, o gerenciamento de usuários e a exclusão da conta não fazem parte do aplicativo móvel. Utilize o aplicativo web ou de desktop para essas funções.
Configurações da organização
As configurações da organização estão no aplicativo web e no aplicativo de desktop: abra a área Conta e, em seguida, Configurações. Lá, é possível encontrar o perfil da organização, as configurações regionais, a lixeira e mais. Apenas a conta raiz vê Eliminar conta.
Quem é a raiz e o que os usuários podem fazer: Conta raiz e usuários. Convide colegas: Convidar um usuário.
Credits e faturamento em resumo
PaperOffice AI fatura com base no uso, e não por usuário. O processamento, os recursos de IA e a API consomem Credits do pool compartilhado da organização. Seu plano inclui créditos mensais do plano; o uso além disso é cobrado na carteira. O plano gratuito inclui créditos iniciais únicos. Os detalhes estão no guia sobre faturamento e Credits: O que são Credits?
Ajuda e suporte
- Os artigos de ajuda estão disponíveis sem necessidade de login no portal PaperOffice.
- Os tickets de suporte são criados no aplicativo PaperOffice AI. Ajuda: Tickets de suporte em PaperOffice AI.
- Excluir sua conta: Como excluir minha conta PaperOffice?
Perguntas frequentes
- Preciso do meu próprio servidor? Não. Por padrão, seus documentos são armazenados no centro de dados da PaperOffice na Europa. O armazenamento próprio é opcional.
- Qual camada do AI-DMS devo escolher? Comece com Premium. É possível usar diferentes níveis em diferentes espaços de trabalho.
- Posso alterar o modo de armazenamento posteriormente? Não. O centro de dados ou o armazenamento próprio é fixo quando você salva o espaço de trabalho.
- O aplicativo de desktop é um produto diferente? Não. É o mesmo PaperOffice AI do navegador.
- PaperOffice AI é o mesmo que PaperOffice Classic? Não. O Classic é um produto diferente, com sua própria ajuda.