Onde seus dados são armazenados
Seus documentos são armazenados e salvos em backup na Espanha, no próprio centro de dados da PaperOffice em Navarra. A PaperOffice opera seus próprios servidores lá e não utiliza nuvem pública para este fim. Você não pode escolher uma região diferente. Sua parte contratante é a PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., com sede em Pamplona, Navarra; aplica-se a lei espanhola.
Você pode conectar seu próprio armazenamento em Storage Mounts (BYOS). Os arquivos permanecem criptografados no seu armazenamento. A PaperOffice mantém ainda o índice, os metadados e os resultados da IA no próprio centro de dados. O arquivamento à prova de auditoria (WORM) não está disponível no seu próprio armazenamento, porque o arquivo continua podendo ser excluído lá.
Como proprietário ou administrador, abra o Centro de Confiança no aplicativo para criar o pacote de conformidade com o acordo de processamento de dados e as medidas técnicas e organizacionais. Os detalhes sobre como os dados pessoais são processados estão na política de privacidade.
Verificação de vírus no upload e no recebimento de e-mails
A PaperOffice AI verifica todos os arquivos quanto a vírus e ameaças antes de serem armazenados. Você não precisa configurar nada.
- Durante o upload, você vê que o arquivo está sendo verificado. Um arquivo limpo é armazenado normalmente.
- Um arquivo infectado é rejeitado e não é armazenado. Não existe uma quarentena de vírus da qual você possa restaurá-lo. Verifique o arquivo com seu próprio antivírus e peça ao remetente uma cópia limpa.
- Se a verificação estiver indisponível por um breve momento, o arquivo também não é armazenado, por motivos de segurança. Tente novamente em instantes.
- Um PDF protegido por senha que é desbloqueado durante o upload é verificado novamente após o desbloqueio.
- Os anexos de e-mail e os arquivos enviados para uma base de conhecimento são verificados da mesma forma.
A verificação de vírus não é a quarentena de segurança da auditoria AI-DMS Ultra, que se aplica aos documentos armazenados com alto risco de fraude.
Um e-mail recebido é genuíno?
A PaperOffice AI não verifica automaticamente a autenticidade dos e-mails recebidos, por exemplo, via SPF, DKIM ou DMARC, e não emite um veredicto de "genuíno" ou "falso". Você tem ferramentas para verificar por conta própria:
- Selecione um documento do recebimento de e-mails e escolha Ações → E-mail → Exibir detalhes do e-mail para ver o cabeçalho, o remetente e os destinatários.
- Utilize Ações → E-mail → Abrir e-mail original para ver a mensagem original.
- Se o e-mail existir como um PDF, verifique-o com um Trust Agent que use o perfil de verificação para exportações de e-mail. Ele procura conteúdo oculto, manipulação de cabeçalhos e PDFs somente de imagens editadas. O Trust Agent é pago.
Em caso de dúvida, ligue para o remetente em um número que você já conhece, especialmente quando os dados bancários mudaram.
Arquivamento à prova de auditoria: WORM e retenção legal
O WORM torna um documento à prova de auditoria. Seu tipo de documento e os detalhes de retenção são então bloqueados, e as alterações ocorrem apenas como uma nova versão com um comentário obrigatório. O WORM aplica-se por documento e não pode ser desfeito.
- Abra o documento. A aba Visão geral mostra se ele está protegido contra revisões.
- Clique em Ativar retenção WORM. A aba Revisões é aberta.
- Escolha quando o período começa: imediatamente ou no final do ano.
- Confirme a ativação irreversível.
Uma retenção legal é um bloqueio de exclusão, por exemplo, durante um processo judicial. Clique em Aplicar Retenção Legal no documento, insira um motivo e confirme; use Liberar para removê-la. Uma retenção legal bloqueia a exclusão, a movimentação e a renomeação, incluindo todas as versões, independentemente do período de retenção, e também funciona sem WORM. Apenas os proprietários e administradores da organização podem definir ou liberar uma retenção legal.
- O WORM está disponível a partir do tipo de espaço de trabalho Business e não no seu próprio armazenamento (BYOS).
- A ativação do WORM é paga.
- Os registros de auditoria estão em Analytics AI → Centro de Auditoria.
- PaperOffice fornece versões, checksums, um registro de acesso e termos de retenção para regras como a GoBD alemã. Se o seu processo como um todo é suficiente cabe ao seu consultor fiscal julgar, com base na documentação do seu processo.
Envie documentos por e-mail com segurança
Você envia arquivos originais por e-mail com comprovante de entrega. O destinatário recebe um link seguro, os PDFs são protegidos com senha e cada abertura e download é registrado.
- Abra Documentos, selecione até 10 documentos e escolha Ações → Compartilhar e exportar → Enviar por e-mail.
- Insira o destinatário, o assunto e uma mensagem pessoal.
- Em Acesso seguro, escolha se a senha do PDF será enviada por e-mail ou por SMS e clique em Enviar agora.
- Verifique o status em Ações → Compartilhar e exportar → Status de entrega. Lá você abre o protocolo, revoga o link ou reenvia o e-mail.
O link é válido por 7 dias, e cada arquivo só pode ser recuperado um número limitado de vezes. Após a revogação, o link deixa de funcionar. O envio, o SMS e um PDF de comprovante da entrega são pagos. Documentos em quarentena de segurança não podem ser enviados.
Dispositivos, chaves de acesso e autenticação em dois fatores
O Centro de Segurança mostra os dispositivos e sessões da sua conta. Abra-o na barra lateral em Equipa e Segurança → Centro de Segurança.
- Pareie um smartphone com Adicionar dispositivo móvel.
- Bloqueie um smartphone perdido ou vendido imediatamente: encontre-o entre os dispositivos registrados, abra o menu e escolha Bloqueio para todas as contas. Todas as sessões no dispositivo são encerradas. Este bloqueio existe apenas para smartphones e tablets, e apenas a conta que possui o dispositivo pode ativá-lo.
- Invalidar apenas desconecta um dispositivo da sua conta; Remover exclui o registro do dispositivo permanentemente.
- Em dispositivos com um autenticador integrado, como o Windows Hello, você configura uma chave de acesso na mesma página, em Windows Hello / Chave de acesso. O cartão só aparece se o dispositivo for compatível.
- Ao fazer login, o PaperOffice pode solicitar um código de confirmação, por exemplo, em um novo dispositivo ou a partir de uma rede incomum. O código é enviado por e-mail ou, se um número de telefone para autenticação em dois fatores estiver configurado para o usuário, por SMS. A autenticação em dois fatores é ativada por usuário em Gerenciamento de Usuários; isso requer recarga automática ativa, pois o envio de códigos é cobrado. Um aplicativo autenticador ainda não está disponível.
- Existe uma lista de IPs permitidos para chaves de API. Uma restrição de IP para usuários ou grupos atualmente não tem efeito.
Perguntas frequentes
- Posso escolher onde meus dados são armazenados? Não. Os documentos são armazenados no próprio data center da PaperOffice em Navarra, Espanha. Com o seu próprio armazenamento, os arquivos permanecem com você.
- Posso restaurar um arquivo que a verificação de vírus rejeitou? Não. Arquivos infectados não são armazenados.
- A PaperOffice me diz se um e-mail é falso? Não. Ela oferece ferramentas para verificar o cabeçalho, o remetente e os PDFs dos e-mails.
- O WORM pode ser desfeito? Não. Use uma retenção legal se você precisar apenas de um bloqueio temporário.
- Por quanto tempo funciona um link de e-mail seguro? 7 dias, a menos que você o revogue antes.