Organização, conta raiz e usuários
PaperOffice AI pertence a uma organização. Credits, documentos, espaços de trabalho e faturamento aplicam-se a essa organização, não a uma única pessoa ou dispositivo.
A conta raiz é a proprietária da organização. Ela é criada quando a organização é registrada. Apenas a conta raiz vê Eliminar conta nas configurações e pode excluir permanentemente a organização. Ela também é responsável pelo plano, pela carteira e pelas faturas.
Outras pessoas trabalham como usuários (contas de membro) na mesma organização. Elas não veem a exclusão da conta. Uma sessão que atua em nome de outra conta (personificação) não herda os direitos de exclusão da conta raiz.
O gerenciamento de usuários e as configurações da organização estão disponíveis no aplicativo web e desktop, não no aplicativo móvel.
Convidar um usuário
- Abra Gerenciamento de Usuários no aplicativo web ou desktop.
- Crie um novo usuário.
- Convide o usuário. O link de convite é enviado ou copiado.
A pessoa convidada abre o link e conclui o login. Isso não é o registro público, que criaria uma nova organização.
Remover um usuário
A remoção de um usuário aplica-se a uma única conta de membro. A organização, os documentos e os outros usuários permanecem. Abra Gerenciamento de Usuários, selecione o usuário e exclua. A confirmação refere-se a este usuário, não à organização.
Excluir a conta é uma ação diferente: ela exclui a conta raiz e toda a organização. Ajuda: Como excluir minha conta PaperOffice?
Dar acesso ao seu contador ou outras pessoas externas
Pessoas externas, como seu contador, obtêm acesso por meio de um convite por e-mail para um espaço de trabalho e fazem login com sua própria conta PaperOffice. Isso funciona apenas para espaços de trabalho do tipo Business, e apenas a conta raiz ou administradores podem compartilhar.
- Abra Document AI → Workspaces e o espaço de trabalho com seus documentos. Verifique se o tipo de espaço de trabalho é Business.
- Mude para a guia Compartilhamento e clique em Nova partilha externa.
- Escolha o canal de e-mail e insira o endereço de e-mail.
- Escolha o acesso ao documento: visualizar e baixar, ou visualizar, baixar e carregar. Defina por quanto tempo o compartilhamento será válido.
- Clique em Salvar e ativar compartilhamento.
- O destinatário abre o link no e-mail e faz login ou se registra. Até lá, o compartilhamento aparece como pendente.
- Pessoas externas nunca recebem direitos de edição ou administração.
- Sua conta paga pelos uploads da pessoa externa e seu processamento. Um orçamento mensal limita isso.
- Em Partilhas ativas, você altera os direitos ou revoga o compartilhamento. O acesso termina imediatamente.
- Pessoas externas aparecem em Gerenciamento de Usuários com a função “Externo”. Funcionários da sua organização são convidados lá como usuários, não por meio de um compartilhamento.
O canal telefônico de um compartilhamento, com número de celular e PIN, é outra coisa: um solicitante faz perguntas a um agente telefônico sobre o espaço de trabalho. Não é a maneira correta para seu contador trabalhar com seus documentos.
Login do aplicativo e chaves de API
O login do aplicativo no navegador, no aplicativo desktop ou no aplicativo móvel é uma sessão de uma pessoa. As chaves de API são para scripts, MCP e integrações; elas não substituem o login de uma pessoa na interface. Ambos consomem Credits do mesmo pool da organização.
As chaves de API são gerenciadas no aplicativo web e desktop na página da API da área da conta. Assistentes como Claude ou ChatGPT geralmente se conectam por meio de um login com sua conta PaperOffice em vez de uma chave.
Perguntas frequentes
- Um usuário pode excluir a organização? Não. Apenas a conta raiz pode.
- A remoção de um usuário exclui os documentos? Não. A organização e seus documentos permanecem.
- Como dar acesso ao meu contador? Por meio de um compartilhamento externo em um espaço de trabalho Business, por convite por e-mail.
- Pessoas externas podem editar documentos? Não. Elas podem, no máximo, visualizar, baixar e carregar.
- Posso gerenciar usuários no meu celular? Não. O gerenciamento de usuários está no aplicativo web e desktop.