Com o arquivamento inteligente baseado em IA, o PaperOffice pode reconhecer automaticamente todos os seus documentos, bem como indexá-los, ler todo o conteúdo e colocá-los automaticamente na pasta de destino correta.
Os campos obrigatórios são preenchidos automaticamente, os documentos são automaticamente fornecidos com as informações do documento, vinculadas aos contatos, as anotações são salvas e todos os outros procedimentos automatizados são feitos para você.
O AI “PIA” - “arquivamento inteligente do PaperOffice” integrado no PaperOffice garante o arquivamento inteligente.
Para armazenar automaticamente seus documentos e recebimentos, o modelo do documento deve primeiro ser definido ou o documento aprendido.
As máscaras de arquivamento no PaperOffice fornecem as palavras-chave e o local de armazenamento.
Aprender os modelos é muito fácil e é descrito em detalhes em outro workshop e explicado em detalhes em um vídeo, que você pode encontrar em nosso canal do YouTube.
Assim que um modelo de documento instruído é reconhecido, uma máscara de armazenamento é acionada automaticamente, responsável pela digitação automática das teclas e pelo local de armazenamento.
As máscaras de arquivamento não só podem ser acionadas automaticamente pelos modelos de documento instruídos - elas também podem ser selecionadas manualmente na caixa de diálogo de arquivamento PIA.
Para criar uma nova máscara de arquivamento ou gerenciar as existentes, vá para suas configurações e selecione "Gerenciamento de automação e regras". Na área "Máscaras de arquivamento", clique em "Gerenciar máscaras de arquivamento".
Clique em "Criar nova máscara de arquivo" para criar uma nova máscara de arquivo.
Agora você pode definir, entre outras coisas, as propriedades básicas do documento, como o nome do documento, datas e comentários.
Várias variáveis, que podem ser acessadas na guia "Variáveis", estão disponíveis para você. Clique no símbolo para copiar (à direita das variáveis individuais) leva a variável correspondente para a sua área de transferência.
Você pode armazenar uma variável, como [% DOCUMENT_FILENAME%] na área "Nome do documento ou número do documento", para gerar uma transferência automática do nome do arquivo sem uma extensão de arquivo quando a máscara de arquivamento é acionada. No entanto, você também pode inserir um nome de documento exclusivo manualmente. Todos os documentos atribuídos a essa máscara de arquivamento receberão esse nome.
Uma variável, como "[% TODAY%]", também pode ser armazenada na área das datas para implementar a entrada automática de data quando o documento é salvo.
Você também pode selecionar uma data explícita manualmente. Se você deseja reenviar um documento em 7 dias, basta inserir a variável "[% HOJE + 7 dias%]".
Na área "Comentários e anotações", você pode armazenar as anotações que aparecerem depois que o documento for salvo como um post-it amarelo ao lado do documento.
Na área do local de armazenamento, você pode definir onde o documento deve ser armazenado com esta máscara de armazenamento. Clique em "Selecionar na lista de pastas" e selecione uma pasta para ela.
Entre outras coisas, você também pode criar "Subpastas automáticas", como Crie ano / mês e uma pasta manual sem sair da máscara de administração.
A visualização do caminho de armazenamento é atualizada de acordo.
Outras propriedades do documento são definidas na guia "Avançado". Dessa forma, os documentos atribuídos a essa máscara de arquivamento terão o status, por exemplo, Forneça "Em processo", o tipo de documento "Fatura" e a palavra-chave "Não pago" com as propriedades do documento que você definiu.
Todo documento adicionado após o PaperOffice é amplamente marcado pelo PIA AutoPreenchimento. Este poderoso módulo tenta reconhecer automaticamente determinados valores e campos com antecedência e salvá-los na guia "Recibos". Obviamente, você pode adicionar manualmente outros campos que podem ser relevantes para seu consultor tributário e classificação contábil, por exemplo.
No entanto, você também pode adicionar variáveis específicas do documento que você salvou ao ensinar os modelos de documento.
Como você registra os recibos e os disponibiliza para seu consultor tributário é explicado em um vídeo, que pode ser encontrado em nosso canal do YouTube ou ligando para o link direto.
Após todas as propriedades relevantes do documento terem sido salvas, salve as alterações clicando em "Salvar alterações".
Dopo aver salvato tutte le proprietà pertinenti del documento, salvare le modifiche facendo clic su "Salva modifiche".
Editar máscaras de arquivamento
Para editar uma máscara de arquivamento, selecione-a na guia "Máscaras de arquivamento" e alterne para a guia correspondente na qual deseja editar as entradas. Não esqueça de salvar as alterações.
Quando a máscara de arquivamento é acionada?
Uma máscara de arquivamento é acionada se, como já descrito, for selecionada manualmente ou se estiver vinculada ao modelo de documento. Como assim que o documento com o modelo de documento aprendido é adicionado, o PaperOffice PIA reconhece o modelo de documento e, se conectado, aciona uma máscara de arquivamento.
Como conectar um modelo de documento a uma máscara de armazenamento?
Para conectar o modelo de documento a uma máscara de armazenamento, vá para a máscara de gerenciamento de modelo de documento, clique na entrada correspondente de um modelo de documento ao qual você deseja atribuir a máscara de armazenamento, clique na lista suspensa "Máscara de armazenamento conectado" e selecione uma máscara de armazenamento.
O símbolo em "Máscara de arquivamento" muda do vermelho riscado para o verde.
Após o modelo do documento ter sido conectado à máscara de armazenamento, você pode escolher se a máscara de armazenamento deve ser acionada automaticamente ou após a sua confirmação.
O modo de detecção PIA garante isso. Para acionar automaticamente a máscara de arquivamento, clique no ícone PIA na barra de menus e selecione "Não exibir caixa de diálogo de arquivamento".
Quando o modelo do documento é reconhecido, a máscara de arquivamento atribuída é executada em segundo plano.
Se você deseja verificar todos os dados novamente antes de armazenar, selecione o modo "Mostrar caixa de diálogo de armazenamento".