<p><hr>
<p>Com o arquivamento inteligente baseado em IA, o PaperOffice pode reconhecer automaticamente todos os seus documentos, bem como indexá-los, ler todo o conteúdo e colocá-los automaticamente na pasta de destino correta. </p>
<p>Os campos obrigatórios são preenchidos automaticamente, os documentos são automaticamente fornecidos com as informações do documento, vinculadas aos contatos, as anotações são salvas e todos os outros procedimentos automatizados são feitos para você.</p>
<p>O AI “PIA” - “arquivamento inteligente do PaperOffice” integrado no PaperOffice garante o arquivamento inteligente. </p>
<p>Para armazenar automaticamente seus documentos e recebimentos, o modelo do documento deve primeiro ser definido ou o documento aprendido. </p>
<p>As máscaras de arquivamento no PaperOffice fornecem as palavras-chave e o local de armazenamento.</p>
<p>Aprender os modelos é muito fácil e é descrito em detalhes em outro <a href="https://portal.paperoffice.ai/paperoffice/pt/kb/paperoffice-classic-dms" target="_blank">workshop</a> e explicado em detalhes em um vídeo, que você pode encontrar em nosso canal do <a href="https://www.youtube.com/paperoffice" target="_blank">YouTube</a>. </p>
<p>Assim que um modelo de documento instruído é reconhecido, uma máscara de armazenamento é acionada automaticamente, responsável pela digitação automática das teclas e pelo local de armazenamento.</p>
<p>As máscaras de arquivamento não só podem ser acionadas automaticamente pelos modelos de documento instruídos - elas também podem ser selecionadas manualmente na caixa de diálogo de arquivamento PIA.</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/7a5e02af52b8cc8042e4ffad3bbdb15dfa59147c09365fcbe5b527b01a5435f8" width="644" height="457"></p>
<p>Para criar uma nova máscara de arquivamento ou gerenciar as existentes, vá para suas configurações e selecione "Gerenciamento de automação e regras". Na área "Máscaras de arquivamento", clique em "Gerenciar máscaras de arquivamento".</p>
<p>Clique em "Criar nova máscara de arquivo" para criar uma nova máscara de arquivo. </p>
<p>Agora você pode definir, entre outras coisas, as propriedades básicas do documento, como o nome do documento, datas e comentários.</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/1a224d094ceb879263c0455afdfa38033fe9742572321c731e589f7e61747dae" width="644" height="457"></p>
<p>Várias variáveis, que podem ser acessadas na guia "Variáveis", estão disponíveis para você. Clique no símbolo para copiar (à direita das variáveis individuais) leva a variável correspondente para a sua área de transferência. </p>
<p>Você pode armazenar uma variável, como [% DOCUMENT_FILENAME%] na área "Nome do documento ou número do documento", para gerar uma transferência automática do nome do arquivo sem uma extensão de arquivo quando a máscara de arquivamento é acionada. No entanto, você também pode inserir um nome de documento exclusivo manualmente. Todos os documentos atribuídos a essa máscara de arquivamento receberão esse nome. </p>
<p>Uma variável, como "[% TODAY%]", também pode ser armazenada na área das datas para implementar a entrada automática de data quando o documento é salvo.<br> Você também pode selecionar uma data explícita manualmente. Se você deseja reenviar um documento em 7 dias, basta inserir a variável "[% HOJE + 7 dias%]".</p>
<p>Na área "Comentários e anotações", você pode armazenar as anotações que aparecerem depois que o documento for salvo como um post-it amarelo ao lado do documento. </p>
<p>Na área do local de armazenamento, você pode definir onde o documento deve ser armazenado com esta máscara de armazenamento. Clique em "Selecionar na lista de pastas" e selecione uma pasta para ela.</p>
<p>Entre outras coisas, você também pode criar "Subpastas automáticas", como Crie ano / mês e uma pasta manual sem sair da máscara de administração.</p>
<p>A visualização do caminho de armazenamento é atualizada de acordo.</p>
<p>Outras propriedades do documento são definidas na guia "Avançado". Dessa forma, os documentos atribuídos a essa máscara de arquivamento terão o status, por exemplo, Forneça "Em processo", o tipo de documento "Fatura" e a palavra-chave "Não pago" com as propriedades do documento que você definiu.</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/0fba75f711e98555fa0100559fbc96bbd6577ea7e7fe561aa23274bd3d5e5497" width="644" height="457"></p>
<p>Todo documento adicionado após o PaperOffice é amplamente marcado pelo PIA AutoPreenchimento. Este poderoso módulo tenta reconhecer automaticamente determinados valores e campos com antecedência e salvá-los na guia "Recibos". Obviamente, você pode adicionar manualmente outros campos que podem ser relevantes para seu consultor tributário e classificação contábil, por exemplo.</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/6984f93e2cb0ed6609fb554343a9c2ccb02d3597142ffec9aac501e6dc8f9467" width="644" height="457"></p>
<p>No entanto, você também pode adicionar variáveis específicas do documento que você salvou ao ensinar os modelos de documento.</p>
<p> Como você registra os recibos e os disponibiliza para seu consultor tributário é explicado em um vídeo, que pode ser encontrado em nosso canal do <a href="https://www.youtube.com/paperoffice" target="_blank">YouTube</a> ou ligando para o <a href="https://portal.paperoffice.ai/paperoffice/pt/kb/paperoffice-classic-dms" target="_blank">link direto</a>.</p>
<p>Após todas as propriedades relevantes do documento terem sido salvas, salve as alterações clicando em "Salvar alterações".</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/3ccb77633befb758b4dfc20b92da4a4341f2d66b56deb4f9d305ec327d1d3f07" width="644"></p>
<p>Dopo aver salvato tutte le proprietà pertinenti del documento, salvare le modifiche facendo clic su "Salva modifiche".</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/d696196ba9f77b031d6b1e385375072d1859a878f7dd3200797869d07d577344" width="344" height="457"></p>
<h3 class="uk-heading-medium">Editar máscaras de arquivamento</h3>
<p>Para editar uma máscara de arquivamento, selecione-a na guia "Máscaras de arquivamento" e alterne para a guia correspondente na qual deseja editar as entradas. Não esqueça de salvar as alterações.</p>
<h3 class="uk-heading-medium">Quando a máscara de arquivamento é acionada? </h3> <p> Uma máscara de arquivamento é acionada se, como já descrito, for selecionada manualmente ou se estiver vinculada ao modelo de documento. Como assim que o documento com o modelo de documento aprendido é adicionado, o PaperOffice PIA reconhece o modelo de documento e, se conectado, aciona uma máscara de arquivamento. </p>
<h3 class="uk-heading-medium">Como conectar um modelo de documento a uma máscara de armazenamento?</h3>
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Para conectar o modelo de documento a uma máscara de armazenamento, vá para a máscara de gerenciamento de modelo de documento, clique na entrada correspondente de um modelo de documento ao qual você deseja atribuir a máscara de armazenamento, clique na lista suspensa "Máscara de armazenamento conectado" e selecione uma máscara de armazenamento.</p>
<p>O símbolo em "Máscara de arquivamento" muda do vermelho riscado para o verde.</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/52b9b6990834e1a4d2b5fa9b1322a89e401a1b748343ee1f3756186b2567f577" width="644" height="457"></p>
<p>Após o modelo do documento ter sido conectado à máscara de armazenamento, você pode escolher se a máscara de armazenamento deve ser acionada automaticamente ou após a sua confirmação.</p>
<p>O modo de detecção PIA garante isso. Para acionar automaticamente a máscara de arquivamento, clique no ícone PIA na barra de menus e selecione "Não exibir caixa de diálogo de arquivamento".</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/8e17d74d3709ae67236f32708c39b88df34f5fdb319873e615aff34719b7bc18" width="444" height="457"></p>
<p>Quando o modelo do documento é reconhecido, a máscara de arquivamento atribuída é executada em segundo plano. </p>
<p>Se você deseja verificar todos os dados novamente antes de armazenar, selecione o modo "Mostrar caixa de diálogo de armazenamento".</p></p>