Prezentare generală
Trei funcții lucrează împreună astfel încât să nu ratați termenele limită și să aveți sub control partenerii de afaceri:
- Termene limită pentru contracte: PaperOffice citește datele cheie din contracte și calculează ultima zi în care puteți anula.
- Relations AI: PaperOffice creează organizații și persoane din documentele dumneavoastră și listează termenele lor limită.
- Knowledge Graph: PaperOffice conectează documentele prin companii, persoane, sume și numere comune.
Toate cele trei necesită documente procesate cu AI-DMS. Câmpurile contractuale și Knowledge Graph necesită nivelul Premium sau Ultra; Basic nu citește aceste câmpuri contractuale și nu creează conexiuni.
Termene limită pentru contracte: când puteți anula?
Pentru contracte, PaperOffice citește datele cheie: data de început, termenul, data de sfârșit, perioada de preaviz, punctul de reziliere, reînnoirea automată și tipul contractului. Din acestea calculează ultima zi în care puteți anula.
- Depozitați contractul într-un spațiu de lucru cu nivelul Premium sau Ultra și așteptați până când procesarea s-a finalizat.
- Deschideți contractul pe fila Prezentare generală.
- Citiți cardul Termene limită. Acesta arată, de exemplu, ultima zi de anulare cu zilele rămase.
- Utilizați referința sursă pentru a verifica pasajul din contract.
- Câmpurile sunt completate doar pentru contracte, de exemplu adendumuri, acorduri de confidențialitate (NDA), acorduri de prelucrare a datelor, închirieri, leasing, împrumuturi și contracte de muncă, precum și polițe de asigurare.
- Data este recalculată de fiecare dată când deschideți documentul.
- Dacă contractul se reînnoiește automat și termenul limită a fost ratat, cardul arată următoarea șansă de anulare. Fără reînnoire, cardul arată când expiră contractul.
- Dacă lipsește o valoare necesară, de exemplu perioada de preaviz, cardul Termene limită arată ce lipsește pentru un reminder de anulare.
- Dacă contractul poate fi anulat în orice moment, nu există o zi fixă de anulare.
Remindere pentru ultima zi de anulare
Din detaliile contractului, Relations AI creează o sarcină de termen limită pentru ultima zi de anulare. Dacă setarea spațiului de lucru „Mementouri pentru termenele limită ale sarcinilor create automat” este activată (plătită), PaperOffice vă notifică cu 30 și 7 zile înainte de ultima zi de anulare. Notificarea pentru sfârșitul contractului continuă ca înainte.
- Notificarea cu 30 de zile înainte ajunge ca notificare în aplicație și ca push notification (dacă este permis); notificarea cu 7 zile înainte ajunge, de asemenea, prin email.
- Se trimite persoanei asignate sarcinii de termen limită, altfel persoanei care a încărcat documentul. Nu se trimit remindere noaptea; acestea sosesc dimineața.
- Dacă contractul se reînnoiește automat, sarcina de termen limită trece la următoarea șansă de anulare odată ce ultima zi de anulare a trecut.
- Dacă lipsește o valoare necesară sau contractul poate fi anulat în orice moment, nu se creează nicio notificare.
- Pentru contractele depozitate anterior, notificarea este creată odată ce documentul este procesat din nou.
- Pentru remindere suplimentare, creați o sarcină cu data limită pe fila Activități.
Activați reminderele per spațiu de lucru: deschideți Document AI → Workspaces, editați spațiul de lucru și pe fila General activați „Mementouri pentru termenele limită ale sarcinilor create automat”. Comutatorul este dezactivat implicit.
Relations AI: companii, persoane și termene limită
Relations AI construiește un director al companiilor și persoanelor cu care interacționați, bazat pe documentele dumneavoastră. Numele, codul de TVA, email-ul, telefonul și detaliile bancare provin din documente, iar fiecare document este legat de organizația sa. Relations AI nu este un CRM: nu există leads, pipeline sau oportunități de vânzări, iar persoanele sunt create doar din documente.
- Procesați documentele dumneavoastră cu AI-DMS. Organizațiile și persoanele apar automat.
- Deschideți Relations AI → Organizații sau Persoane pentru a vedea documentele asociate.
- În secțiunea Relations AI → Rețea, vedeți termenele limită ale documentelor, cum ar fi datele de scadență pentru plată, sfârșitul contractului, reînregistrarea și alte termene.
Fiecare termen limită detectat creează o sarcină. Deschideți documentul sursă sau marcați sarcina ca fiind finalizată. Documentele vechi ale căror termen limită a expirat de mult nu generează sarcini, iar documentele fără un termen limită detectat nu primesc nici ele.
Knowledge Graph: care documente fac parte din același set
Knowledge Graph leagă documentele dumneavoastră prin companii, persoane, sume și numere comune, cum ar fi numere de factură, comandă sau dosar. Vedeți care documente aparțin unei singure tranzacții.
- Deschideți Analytics AI → Rețeaua de documente. Vedeți obiectele și conexiunile lor; faceți clic pe un obiect pentru a vedea documentele sale. În Opțiuni, filtrați după tipul de obiect și alegeți câte obiecte sunt afișate. Analytics AI este disponibil începând cu planul Corporate.
- În Documente, alegeți vizualizarea Tranzacții pentru a vedea documentele și conexiunile lor ca o rețea. Vizualizarea Cronologie afișează documentele în funcție de dată.
- În secțiunea Analytics AI → Harta Expeditorilor, vedeți unde se află expeditorii dumneavoastră.
- Dacă nu sunt afișate obiecte, procesați mai întâi documentele cu AI-DMS Premium sau Ultra. Nu aveți nevoie de Ultra.
- Identificatorii fiscali, TVA și bancari nu leagă niciodată documente, iar valorile foarte frecvente nu o fac nici ele.
- Puteți pune întrebări despre graf în propriile cuvinte prin API sau serverul MCP, de exemplu din Claude. Acest serviciu este contra cost.
- Utilizatorii cu acces extern la partajare nu au acces. Membrii echipei văd doar spațiile de lucru partajate ale lor.
Întrebări frecvente
- Ce nivel de abonament îmi trebuie pentru termenele limită ale contractelor? Premium sau Ultra. Basic nu citește câmpurile contractului.
- Sunt notificat automat? Doar dacă comutatorul de reminder este activ în spațiul de lucru. Este un serviciu contra cost și este dezactivat implicit.
- Când ajung reminder-urile? La 30 și 7 zile înainte de ultima zi de anulare; reminder-ul pentru sfârșitul contractului continuă, de asemenea.
- Este Relations AI un CRM? Nu. Este un director construit din documentele dumneavoastră, fără potențiali clienți sau pipeline de vânzări.
- De ce este Knowledge Graph gol? Documentele au fost procesate cu Basic sau nu au fost încă procesate.